パソコンのツボ　～ Office のTIP

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2024年08月05日

Word で Copilot を活用する

Office Insider Blog で、７月に公開された Word での Copilot 活用に関する記事を取り上げていなかったので改めてご紹介させていただくことにしました。

Copilot における Microsoft 365 の各アプリでの活用法は、Office Insider Blog に限らず各チームからも発信されておりますが、今回は、7月に公開された Office Insider Blog の中で紹介されていた以下の記事を取り上げさせていただきました。

1)　US時間7月20日　Summarize longer Word documents using Copilot

2)　US時間7月24日　Revamp and refine selected text using Draft with Copilot in Word

いずれの記事も、Microsoft Word の中で、Copilot をいかに活用していくか？というものになります。では、具体的に見ていきましょう！

1)　「Summarize longer Word documents using Copilot」

この記事では、長い Word の文書を要約するのに AI の機能を利用する事例の紹介になります。

短い文書ならさして苦労するようなものではありませんが、何十ページにも及ぶ長い文書を渡されたときに、Copilot は、その文書の概要を要約してくれます。

方法は簡単。Copilot ボタンをクリックして、「このドキュメントを要約する」と入力するだけでOKです。

--対象製品およびユーザー：

Word for the web のすべてのユーザー
Windows: バージョン 2310 (ビルド 16919.20000) 以降
Mac: バージョン 16.78 (ビルド 23082801) 以降
Android: ビルド 16.0.16827.10000 以降
iOS:バージョン2.78(ビルド23082904)以降

2)　「Revamp and refine selected text using Draft with Copilot in Word」

Copilot を利用して Word の文書の下書きを作らせちゃおう！という事例のご紹介です。より魅力的で高品質な資料をWord で作成しないといけない... そんな時、多くの場合、過去に作成した既存のデータを参照したり、似たようなコンテンツの情報を参考にしたりするケースって多いかと思います。そんな機能を、Copilot for Word にやらせてしまおう！というもの。

-- どんなことが可能になるのか？

既存のデータを絞り込む
選択したコンテンツをより詳細に説明したり、その内容に膨らみを持たせてくれます
統計やその他の追加情報を利用して、コンテンツにより深みを加えます

-- どうやって利用するのか？

データを開いて、より強調したい部分をドラッグして選択します
ドラッグして範囲選択したテキストのわきに表示されるCopilotアイコンをクリックし、"Make changes" をクリック
[Draft with Copilot] テキストボックスに、変更内容を示すプロンプトを入力し、[Generate] ボタンをクリックします
Copilotで新しいコンテンツが生成されたら、それを保持するか、破棄するか、別のバージョンを再生成するかを選択できます。
鉛筆アイコンをクリックしてプロンプトを修正することもできます

-- 利用対象：

Word for the web
Windows: バージョン 2405 (ビルド 17628.20110) 以降
Mac: バージョン 16.86 (ビルド 24060916) 以降

【「Copilot」を利用するには？】

「Copilot」は、無料のサービスでもなければ、Word に最初から搭載されている機能でもありません。

「Microsoft Copilot」にもあるように、Office の各製品で Copilot の機能を利用するには....

MIcrosoft 365 Personal などのサブスクリプション
Copilot Pro　あるいは　Copilot for Microsoft 365 のサブスクリプション

が必要になります。

Office 2019 や、Office 2021 などの統合パッケージ版では利用できません。

スペースの関係上だいぶ省略させていただきましたが、詳細はぜひ各 Office Insider Blogs の方をご参照ください。

こうやってあちこちで AI の機能が提供されるとなると、それらを処理するPC側も、それなりにスペックも要求されてきます。本格的に AI をフル活用してみようという場合には、古いPCをご利用であれば、新しいPCへの買い替えも検討しないと厳しいんでしょうね？

＜参照＞

・Summarize longer Word documents using Copilot

・Revamp and refine selected text using Draft with Copilot in Word

・Microsoft Copilot

【関連する記事】

2024年08月02日

Mac 版 Office Insider Beta Channel 更新情報

次の更新プログラムが到着しております。

本日到着した更新プログラムは以下の通りです。

・Microsoft AutoUpdate Ver.4.74(240772924)

・Microsoft Excel 16.89.24073055

・Microsoft OneNote 16.89.24073055

・Microsoft Outlook 16.89.24073055

・Microsoft PowerPoint 16.89.24073055

・Microsoft Word 16.89.24073055

となっております。

本日到着した更新プログラムに関して、現時点で公開されている情報はございませんでした。

今後情報が公開された折には、改めてご紹介させて頂きます。

さて以前にもご紹介しましたが、Excel チームから、毎月月末に、その月に提供された更新プログラムの内容などが、「What's New in Excel (July 2024)」として紹介されています。

Windows、Mac、iOS、Android、そして　Excel for the web とすべての製品対して更新されている内容をまとめて紹介されていますが、Excel for mac 関連としては、つい先日もご紹介した　"チェックボックス" が紹介されております。

Excel for mac でも利用可能になっているので、ぜひご確認ください。

＜参照＞

・What's new in Office 365
・Office 365 の新機能

・Release notes for Insider Fast builds of Office for Mac

・Office Insider／Microsoft Community(US版)
・Outlook Blog/Tech Community
・Outlook for Mac - Release notes for Beta Channel builds

・Check for Office for Mac updates automatically
・更新プログラムを自動的にチェックする
・Release history for Microsoft AutoUpdate (MAU)

・Microsoft AutoUpdate (MAU) のリリース履歴

・Office for Mac の更新履歴

・Update history for Office 2016 for Mac

・Fixes or workarounds for recent Office issues

・最近の Office の問題に関する修正プログラムと解決策

・Update history for Office Insider for Mac

・Office Insider(日本語)

・Office Insider(US)

・Office 2019 for Mac のサポート終了

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OneDrive 上の Excelファイルを開くと「このコンテンツは、潜在的なセキュリティの問題を示します～」というポップアップが表示される！

サービスの正常性を確認してみると、個人向けのサービスの正常性のところでは問題ないようですが、法人向けの OneDrive for Business や Sharepoint 向けについては、以下にご紹介するような "アドバイザリ" が上がっておりました。法人向けの OneDrive for Business であれば、管理センターからも、アドバイザリが確認いただけるかと思います。

では具体的にどのようなポップアップが表示されるか？というと、

今回このポップアップは、Microsoft 365 アプリから、OneDrive（個人向けアカウント）の Excel データを開こうとして表示されたものです。ただし、これと同じような画面が表示されるようです。

【現在の状況】

まずはその具体的な内容を見てみましょう。

がその概要になりますが、せっかくなので、"日本語で読み取る" をクリックして日本語にしてみました。

すべての履歴を開くと、７/１８以前のこれまでの経緯が出てきますが、長くなるので省略いたします。

-- その要因：

別のトラブルに対応するために実装された修正の影響とのことです。また本日付の更新の中で、「この誤ったセキュリティ警告プロンプトの必要性を排除し、影響を修復します。2024年8月13日(火)に開発・デプロイが完了する予定です。信頼済みサイトの警告を抑制するために、テナントはインターネットゾーン機能に信頼済みサイトとホスト名を追加できます。」とも紹介されていますので、US時間８月13日とのことなので、日本時間だと、おそらく８月14日には修正されるものと思われます。

一応回避策として、「信頼済みサイトの警告を抑制するために、テナントはインターネットゾーン機能に信頼済みサイトとホスト名を追加できます」とあるように、インターネットオプションの、信頼済みサイトにホスト名を追加すれば表示されなくなるようです。

あくまでも　OneDrive for Business 上でのものとはありますが、個人向けの OneDrive でも同様と思われます。

-- 回避策（暫定的）:

根本的には、修正がデプロイされるまで待てばいいわけですが、先ほどのところにもありましたが、インターネットオプションを開いて、信頼済みサイトに表示されているアドレスを登録すれば表示されなくなります。

1)　コントロールパネル＞ネットワークとインターネット＞インターネットオプション　と開きます。

2)　セキュリティタブを開いて、「信頼済みサイト」をクリックし、「サイト」とクリックします。

3)　そして、ポップアップの警告で表示されていたドメインを登録します。今回うちの場合には、「https://d.docs.live.net」でした。

あとは、OKでとじれば、PCを再起動しなくも手、Microsoft 365アプリをいったん終了して再起動してから、Excel を開いてみましたが問題なく開けることを確認いたしました。

【追加】

なおアドバイザリには、「Some users may incorrectly receive a security warning prompt when opening Excel or PowerPoint files in SharePoint Online」と言った情報も上がっています。

OneDrive for Business だけではなく、Sharepoint online でも同様のようです。

＜参照＞

週末は、HPがお得！

2024年08月01日

容易にチェックボックスの利用を可能に！　Part 3

これまでに二度ほど　Excel に搭載される「チェックボックス」の機能についてご紹介してきました。

・容易にチェックボックスの利用を可能に！（2023/10/15）

・容易にチェックボックスの利用を可能に！　Part 2（2024/6/29）

６/２９にご紹介した時点では、７月末までにすべてのユーザーに展開されるということをご紹介。その時点ではまだ手元の最新チャンネルでは利用できておりませんでしたが、７月が終わって８月１日の本日確認したところ、手元の環境でも利用できるようになりました。

Excel チームから発信されているTechCommunity Blogの中でも、７月に展開された機能のおまとめの記事「What's New in Excel (July 2024)」が上がってますが、この中でもチェックボックスが追加されたことが紹介されており、６月末にUPされたブログへリンクが貼られて、その機能の紹介がされています。