Microsoft Outlookを複数ユーザーで使用する Part2

以前にも取り上げましたが、Microsoft Office Outlookの場合、Outlook Express（以下、OEと略）のようなユーザーの切り替えといった形での切り替えの機能がありません。複数ユーザーで、ユーザーごとの設定で利用する場合、プロファイルを新規に作成して、ユーザーではなく、プロファイルを切り替えるといった形で行います。

さてここで問題。OEは、ユーザーを作成する際に、パスワードの設定が可能になっています。パスワードを設定すると、ユーザーの切り替えの際にユーザーを選択した後、パスワードを入力しないと、そのユーザーでのログインができない仕組みになっています。これに対してOffice Outlookでは、プロファイルを作成する際にパスワードの設定といった項目がありません。ではOutlookではパスワードによる保護は不可能なのか？　

いいえ、Outlookでは参照先になる個別の個人データフォルダへのアクセスにパスワード保護をかけることで、プロファイルを切り替えて起動し、データの読み込みに行く際にパスワードの入力を促すような形になります。

ということで今回はこの設定方法をご案内。画像では、Outlook2007ですが、基本的にはOutlook2002や、Outlook2003でも操作手順は一緒です。

＜プロファイルの作成＞
1）スタート＞コントロールパネル＞メール　あるいは　スタート＞コントロールパネル＞ユーザーアカウントと家族のための安全設定＞メール　と開きます
2）メール設定の画面が出たら、"プロファイル"のところの"プロファイルの表示"をクリック
3）"このコンピュータにセットアップされたプロファイル"のところに通常は"Outlook"(初期値)のものだけ。ここで、"追加"をクリックしてプロファイルを作成します
4）プロファイルが作成できたら、"Microsoft Office Outlookの起動時に使用するプロファイル"のところを、"使用するプロファイルを選択する"に変更しOKをクリック

*この後新規に作成したプロファイルのほうにアカウントを設定していくようなウィザードが起動しますが、そのままアカウントを設定してしまいましょう。

＜パスワードの設定＞
さてここからが本題。パスワードの設定です。
1）Outlookを起動。パスワードを設定するプロファイルを選択してOKでログオンします
2）ツール＞オプション＞メールセットアップタブ＞"データファイル"のところの"データファイル"をクリックして開きます
3）データファイルタブをさらに開き、"個人用フォルダ"などとある項目をダブルクリックするか、選択してから、"設定"をクリックして"個人用フォルダ"ダイアログを開きます
4）"パスワードの変更"をクリック。初めての設定であればパスワ　ードは初期の状態では設定されていないはずなので、"使用中のパスワード"は空欄のまま。"新しいパスワード"と"パスワードの確認"にパスワードを決めて入力。"パスワードをパスワード一覧に保存"にはチェックは入れません。そしてOKで閉じていきます。

これでパスワードの設定が完了。Outlook起動時にプロファイルを選択するとパスワードの入力を促す画面が出てくるはずです。

　
　

アカウント設定画面への入り方がちょこっと変わったMicrosoft Outlook2007

Word、Excelについで今回はMicrosoft Outlook2007。Outlookの起動画面自体はさほど変わりがないようですがアカウントの設定画面に入るまでがちょっと違うようです。

これまでなら、ツール＞電子メールアカウント　とひらいて、設定画面をだしていましたが、Outlook2007からは、
ツール＞アカウント設定　とひらいて、電子メールタブをひらいて、"新規"をクリックしてウィザードを起動する手順になっています。ここで"修復"をクリックすると、アカウント名/パスワードのみの入れなおしが、"変更"をクリックすると、サーバー名を含めたすべての情報の訂正が可能になっています。

Outlookのメール送信画面で、宛先をクリックしても"連絡先"が選択できない

Microsoft Outlook2002などご利用のケースで、メッセージ作成画面にある、"宛先"をクリックしても"連絡先"に登録したはずのデータが読み込めないケース。"名前の選択"画面が表示されて、"名前を表示するアドレス一覧"のところが"連絡先"とならずに、"Outlookアドレス帳"となってしまって、それ以外何も選択できないようなケースがあります。

このような場合以下の部分を設定することで、宛先をクリックしても、Microsoft Outlookの"連絡先"を選択できるようになります。

1）Outlookを起動。Outlookバーにある連絡先を右クリックしてプロパティを開く
* Outlook2003の場合には、ナビゲーションバーの連絡先をクリックすると、個人用の連絡先という項目のところに連絡帳が表示されると思いますが、さらに連絡帳の上で右クリックしてプロパティを開きます

2）Outlookアドレス帳タブを開くと、"電子メールのアドレス帳にこのフォルダを表示する"という項目がありますので、こちらにチェックを入れます

3）再度メッセージ作成画面を開いて宛先などをクリックしてみていただければ、今度は、連絡先が読み込まれるはずです

画面はちょこっと異なりますが、上記にも書きましたが、Microsoft Office Outlook2003でも同様の操作で選択できるようになるはずです。

Online Todayの文字化け

ちょっと古いのですが、忘れないために乗せておくことにします。

Microsoft Outlook2000の場合、Microsoft Outlook起動時に表示されるOnline Todayの部分が文字化けしてしまうことがあります。
利用にあたって直接問題はないのですが、こうした文字化けって気になりますよね。気になるようであれば以下のところを設定することで改善されます。

1）IEを開いて、表示＞エンコード　と開きます
2）"自動選択"にチェックが入っていれば、チェックをはずします
3）念のためMicrosoft Outlookを再起動して確認しましょう

Outlook Today で文字が正常に表示されない場合の対処方法



古いものだと忘れがちなので...入れておきました。

Microsoft Outlookを複数ユーザーで使用する

多くの方が利用しているOutlook Expressの場合には、ユーザーの切り替えという機能を利用して比較的簡単に、複数ユーザーで切り替えての利用環境が構築しやすいしわかりやすいかと思います。これに対して、MicrosoftOutlookの場合、メールのみではないということもあって、複数ユーザーで切り替えて利用できるようにするにはちょっと面倒で、わかりにくいところがあるので今回はこの設定について。

Microsoft Outlookの場合、Outlook Expressで言う"ユーザー"に該当するものは、"プロファイル"という言葉で表現されています。つまり複数ユーザーで利用する場合には、新規にプロファイルを作成して、さらにこのプロファイルを切り替えるという設定にする必要があるわけです。ただしこのプロファイルの作成、Microsoft Outlookの画面から行うのではなく、コントロールパネルから行うというところがわかりずらいところ．．．

＜プロファイルの作成　WindowsXP＋Microsoft Outlook2002 の例＞
１）スタート＞すべてのプログラム＞コントロールパネルと開いて、"メール"をダブルクリックして開きます。
*　仮にカテゴリ表示になっているようであれば、一度クラシック表示に切り替えてやると簡単に見つかります。
*　また、Microsoft Outlookにメールアカウントの設定がまったくない場合には、コントロールパネルを開いても、"メール"という項目はありません。

2)　"メール設定"ダイアログより"プロファイル"をクリック
3)　"追加"をクリックして、ダイアログが開いたら、プロファイル名を入力してOKをクリック
4)　"電子メールアカウント"のダイアログがでますので、"新しい電子メールアカウントの追加"が選択されている状態で、"次へ"をクリックして、メッセージに従ってアカウントを作成
5)　メールアカウントの設定が終了して完了を押すと、再度メールの画面に戻ります。そして、そこに先ほど作成したプロファイルがきちんと表示されているはずです
6)　次に、"Microsoft Outlookの起動時に使用するプロファイル"のところを、"常に使用するプロファイル"から"使用するプロファイルを選択する"に変更します。これでOKで閉じます
7)　その後改めてMicrosoft Outlook　を起動すると、"プロファイルの選択"画面が表示されますので、プロファイル名から使用するプロファイルを選択して、OKですすむことになります。

＜プロファイルの削除＞
1)　作成時と同様に、コントロールパネルからメールを開いて"メール設定"画面を出します
2)　プロファイルをクリックして"メール"ダイアログがでたら、枠内の不要なプロファイルを選択して、削除をクリックします。

*　"使用するプロファイルを選択する"という設定のままだと、Microsoft Outlook起動時に毎回プロファイルの選択画面が出てくるようになったままですから、プロファイルがひとつだけであれば、"常に使用するプロファイル"に設定を変更してしまうことで、この画面を出さずに利用できるようになります。