既定のフォルダの変更（Word2007編）

Office2007になってから何かと使い勝手が変わって見つけにくくなった従来あったはずの設定。仕様も変わったりしてますから、あったものがなかったりすることもありますが、今回取り上げる既定のフォルダの場所の設定画面も結構見つけにくいところに移動しているようですので、今回参考までに取り上げることにしました。

Word2003までであれば、ツール＞オプション　とクリックして、オプションダイアログを表示。"既定のフォルダ"タブをひらくと、現在の設定が表示されます。同様のことをWord2007で行う場合には、以下のような手順になります。

1）Officeボタン＞Wordのオプション＞詳細設定　と開きます
2）"全般"という項目を開き、"ファイルの場所"というボタンをクリック

以上の順で同様のダイアログを表示できるようになります。

クリップアートが検索されない

時々聞きますが、Wordを利用していて、いざクリップアートを検索してみたものの、何も検索されなかったり、エラーになったりした場合の対処法。自分では経験はありませんが、こうした話しよく耳にしますし、また結構そうした相談を受けたりすることもありますので、一通りの対処法についてとりあげることにしました。

1)Office クリップアートの Web コレクションに関するトラブルシューティング

2)オンラインクリップを検索しても何も検索されない場合のトラブルシューティング

1)のところに一通りの対処法などがあります。またIEのキャッシュのクリアで解決できることや、セキュリティソフトによってアクセスに制限がかかっていることも多々あるようです。またOfficeのバージョンによるものもあるようで、この場合には、とりあえずできうるアップデータを一通り当ててみることも必要かもしれません。

Windows XP 上でクリップ アートの検索が行えない

もちろんインターネット回線が問題なく利用できるってことは前提条件ですので、ブラウザを起動してみて、ホームページも見られないということであれば、まずはそちらからご確認いただく必要があります。



　

Wordで、ウムラウトを簡単に入力する

ドイツ語のウムラウトなどちょっと特殊な文字を入力するにあたって、いくつかの方法があります。すでに出尽くした話題かな？とも思いましたけど、とりあえずその方法について...

1）キーボードレイアウトを追加して、ドイツ語キーボードにした上で入力する
2）挿入＞記号と特殊文字　と開いて、該当の文字を探して挿入する
3）Wordの場合に、ctrl + "："　などをあわせて利用することで入力する

とりあえず今回は、3）の方法を解説。

今回はとりあえずウムラウトの例です。

1）Ctrlキーを押しながら、"："を押します
2）ステータスバーに　"Ctrl + ："と表示されます。この間に"a"　と入力
3）そうするとウムラウトがついた A が入力可能になります

このほかにもいくつかの組み合わせがありますので、詳細は以下の"参照"のところをご参考ください。

ただし、Excelで例えば、"ctrl　+　：　" とやると日付が入力されてしまいますのでご注意ください。今回の例は、あくまでもWordの場合です。

＜参照＞
特殊文字を挿入する方法

ステータスバーに、行数の表示がない

Word2003までは、画面下部に表示されていたステータスバーを見れば、現在のカーソルが何ページの何行目にあるかなどの情報が表示されていました。
ステータスバーについては、表示/非表示の切り替えは可能であっても、ステータスバーに表示する情報の詳細については特にユーザー側で設定して変更が可能なものではなかったのが、Word2003までの仕様。

この部分の仕様がやはり、Word2007から多少変わってきています。Word2007を起動してみるとお分かりいただけると思いますが、これまで同様にステータスバーはありますが、ここで表示できるような項目が選択できるように変わりました。
ステータスバー上で右クリックすると、"ステータスバーのユーザー設定"というダイアログがでてきますので、必要な項目にチェックをいれたり、また不要な項目のチェックをはずすことで表示/非表示の設定を切り替えることが可能です。

袋とじ印刷をするとオブジェクトが重なってしまう（Word2007）

Word2007を利用して、袋とじ印刷の設定をした場合、テキストデータのみの場合には特に問題はありませんが、そこに図形や画像などのオブジェクトが挿入されたデータの場合、一部こうしたオブジェクトが1ページに重なって印刷されてしまうことがあります。これはWord2007の標準形式であるDOCX形式で保存された場合に起こるもの。

これ自体は、どうもこれまでもご紹介している描画オブジェクト枠との関連で、Word2007からの仕様のようです。図形や画像などといったオブジェクトを扱う場合に、描画キャンバス内に作成しレイアウトする分には問題ありませんが、描画キャンバスを挿入せず直接こうしたオブジェクトを挿入した際にはレイアウトがおかしくなってしまうようです。ただし、これがわかりずらいのは、画面上や印刷プレビューでは全く問題なく表示されるのに、実際に印刷してみたり、Microsoft XPS Document WriterでXPS Documentとして出力して初めて確認できるところです。

対処法としては、
1）図形や画像などのオブジェクトは、挿入時に必ず描画キャンバスを作成、その中に配置する
2）Word97-2003形式で保存する

トラックバック先では写真などの画像データとオートシェイプで作成した図形のグループ化について紹介していますが、今回のWord2007は、Word2003まで以上に描画キャンバスへの依存度が大きくなっていますので、旧来のやり方にこだわらずに描画キャンバスを上手に利用することを模索していくことも必要なのかもしれません。

　

0に斜め線の入った文字

Windowsではあまりなじみがないのですが、"0"(ゼロ)と"O"（大文字のオー）を区別するために、よく0に斜め線の入ったフォントが使われることがあります。

標準では導入されていないフォントですから、Windowsではいくら変換を押しても表示できません。ではどうしてもこのフォントを使いたいときにはどうするのか？

1）フリーのフォントをダウンロードしてくる
・マイクロソフトからダウンロードする。
Consolas Font Pack for Microsoft Visual Studio 2005
*ただしこれを導入するとVisualStudio2005をご利用の場合、このソフトの編集用フォントが変わってしまいますので、ご注意ください。

・OSAKAフォントを利用する
MACユーザーの方にはなじみがありますが、Windowsユーザー向けにOSAKAフォントもあるようです。これを利用することでも表示できるようになります
Macの見やすいOsakaフォントをWinで使おうプロジェクト
他にもFixed98や、Ticagoといったフリーで配布されているフォントでも可能なようです。

2）Wordで利用する場合
Wordのみですが、フィールドコードを利用することによって可能になります。
・挿入＞フィールドコード　と開いて、EQフィールド（数式）を選択。
・オプションに、"￥o"を選択して、一旦OKと閉じます。
・Alt+F9でフィールドコードを表示の状態にして、{ EQ ￥o(0,/) }　となるように入力。
・")"の後ろの半角スペースは削除して、Alt+F9で再びフィールドコードを非表示に戻します。

<参照>
／(斜め線)付きの０を挿入する

ワードアートに色がつかない

Wordアートを利用して文字を作成したのに、色が付かない？　って言うご経験されたことありませんか？

これ自体はかなり前からあった現象で、Word2007になっても相変わらずです。これを改善する方法ですが、Windowsのユーザー補助の機能として、ハイコントラストが有効になっていると起きる現象ですので、こちらの機能を無効にしてあげると改善されます。

1）Windows2000やWindowsXPでは、コントロールパネルを開いて、"ユーザー補助のオプション"を開きます。
2）画面タブを開いて、"ハイコントラストを使う"の所のチェックが入っていたらこちらをはずします。

以下のサイトには、WindowsVistaの場合の設定方法もありますので、Wordアートに色が付かないでお困りの方は参考にしてください。

Word 2007、Word 2003、Word 2002、または Word 2000 でワードアートに色が付かない場合の対処方法
　
　

Wordのツールバー上をポイントした時のボタン名が表示されない

普段あまり気にせず利用していたものが、ふと気がつくと出ていたものが出なくなって気になったってことありますね。今回はこの設定について。

Wordを起動して、各ツールバーの上にマウスをポイントした際に表示されるボタン名。このボタン名の表示あるいは非表示の設定について。慣れてくれば気にならないんでしょうけど、人によってはボタン名の表示を頼りにする方もいらっしゃるようなので、表示されなくなったのであれば、以下のような設定を確認してみてください。

1）ツール＞ユーザー設定＞オプションタブ　とひらく

2）"その他"にある"ツールバーにボタン名を表示する" のところにチェックが入っていなければチェックを入れなおして、OKで閉じます

またボタン名の表示が不要であれば、この逆でチェックをはずしてご利用ください。

Word2007の不思議シリーズ 〜箇条書き

別にシリーズにするつもりもないのですが、Word2007になってから、従来とだいぶ使い勝手が違うので、こんなタイトルにしてみました。

さて普段は各方面から、おせっかいな機能との指摘の多いオートコレクト。段落番号や箇条書きの設定の部分ですが、段落番号はともかく、箇条書きについては適用されるタイミングが、Word2003までとちょっと違うようです。

オートコレクトのオプションの機能の設定・解除については、Officeボタンをクリックして、"Wordのオプション"を開きます。
"文章校正"をクリックし"オートコレクトのオプション"を開きます。
"入力のオートフォーマット"を開いて、"入力中に自動で書式設定する項目"のところの、"箇条書き（行頭文字）"と"箇条書き（段落番号）"のチェックをはずすことで、適用/非適用の設定ができます。

さて問題はこの次。"段落番号"については、Word2003までと操作方法が変わらないのですが、"箇条書き"については微妙に適用されるタイミングが異なるようです。

＜Word2003での例＞
箇条書き記号を入れて、続けて文章を入力。入力された文字を確定後、エンターを押した段階で箇条書きが自動的に適用されます。

＜Word2007での例＞
Word2003のように、箇条書き記号を入れても、箇条書きの書式は自動設定されず。
箇条書き記号入力後、すぐに文字を入力せず、この前にスペースを入れると自動的に箇条書きが設定されます。

＜参照＞
"おせっかい機能"を無効にする

"スキャナまたはカメラから" がない

Word2003まで、挿入＞図　とたどっていくと、"スキャナまたはカメラから"というメニューがあって、そこをクリックするとTwainなどのプログラムを読み込んでスキャナから画像を直接取り込むことができました。

この一見、"便利そうだった機能"ですが、Word2007からはなくなってしまいました。私自身もあまりその画面を利用することもなく、GIMPなどのグラフィックスソフトでScanして取り込んだ上で、さらに画像に手を加えてからWordに取り込んだりしてますし、また取り込んだ画像データをデータとして別途保存しておくことが多いため、ほとんど使った記憶もないので、"便利そうだった機能"と書いたわけですが、改めてなくなってみると、この機能もなくなったのか？　とちょっと寂しい気もします。

文書に画像を追加するための [スキャナまたはカメラから] オプションについて
　

Wordに挿入した写真とオートシェイプがグループ化できない

Word2003まではうっとうしくて仕方なかった描画キャンバス。ついつい邪魔なので、ツール＞オプション＞全般タブとひらいて、描画キャンバスを使用しないという設定にしてご利用になっている方も多いのかも？　私もその一人。

さてそれがどうもWord2007からは、不便だからはずすではなくて、使ってなれないといけないのかな？ってな状況に変わりつつあるようです。Word2003までであれば、オブジェクトの選択などを利用して複数オブジェクトを選択の上グループ化というのが可能でした。これが、やはりWord2007になってからは描画キャンバス以外のところでは、種類の異なったオブジェクト同士でのグループ化ができなくなりました。
もちろん描画キャンバスを作成、その中にオートシェイプで作成した図形と画像を挿入する分にはグループ化は可能です。

ということでとりあえず回避策としては、描画キャンバスを作成した上で、その中で作業していくことで、グループ化は可能になります。

*　描画キャンバスは、Wordの左上のOfficeボタンをクリックして、出てきた画面のWordのオプションをクリックします。（あるいはメニューバー上で右クリックして、クイックアクセスツールバーのカスタマイズをクリックします）

Wordオプションダイアログの"詳細設定"をクリック、"編集オプション"のところの"オートシェイプの挿入時、自動的に新しい描画キャンバスを作成する"にチェックを入れてあげることで、オートシェイプ作成時に描画キャンバスが表示されるようになります。

* この後いくつか確認の取れていることもあり、それについてはコメントとして追記していますので、そちらもご参考ください。

2007 Microsoft Office suites の互換性

すでにいろいろなところでとりあげられるようになった2007 Microsoft Office suitesと以前のOffice製品との互換性。例えばWord2000/2002/2003とWord2007の互換性ですが、この互換性を維持するために配布されている"互換機能パック"というのをインストールすることで、Word2007で作成されたデータも読み込めるようになります。

ただしここで注意が必要。この互換性パックのシステム要件。OSで言えば、Windows2000SP4、Windows2003Server、WindowsXPSP1以上の環境が必要ですし、Officeプログラムで言えば、たとえばWord2000/2002であればSP3があたっている必要がある。Word2003の場合であればSP1以降ということになっています。またビューワーも2003以降のものでないとこの互換機能パックも利用できないということになります。ですから、ある程度古いバージョン（OSやOffice製品）を利用している人に対してはやはり、保存の際にWord97-2003形式で保存する必要が出てくるようです。

Word/Excel/PowerPoint 2007 ファイル形式用 Microsoft Office 互換機能パック

参考までに、一太郎2007での互換性ですが、Word2003までは多少の制限はあるものの開けますが、やはりWord2007のファイルは開けないようです。

Word 2007で作った文書を一太郎で開きたい
Microsoft Word→一太郎の互換性


ところで、直接役に立つ情報でもないかもしれないかもしれませんがちょっと面白いサイトを発見。どういうものかというと、Word2007の標準形式で作成されたデータ（docx形式）の拡張子をZIPに変更することでdocx形式で保存されたWordデータの階層構造を確認できるというもの。Wordのデータで試しましたが、結構な階層構造になってました。こちらについてはちょっと面白そうなので、時間のある時にでもいろいろいじってみることにします...

Office 2007 の衝撃
Microsoft Office Open XML

Word2007で作成した直線にスタイルを設定する

以前にも紹介しましたが、Word2007の場合、従来どおり図形ツールの直線を選択して直線を描いても、直線コネクタとして認識される仕様に変わってしまったため、直線自体を二重線などに変更するスタイルの設定ができません。これについては、以前にも紹介したとおり。Word以外のExcelではきちんと直線として認識され、スタイルの変更なども可能なのですが、Wordのみこうなってしまうようです。
さてそこで今回は、ではどうやってWord2003までと同様に、直線を描いても、スタイルが選択できるようになるのか？　について検証。検証というほどのものでもありませんが、改めて図形ツールを使ってみました。

Word2007の仕様上、直線ツールではできないため、変わるツールはないか？という点に。どうやらフリーフォームを利用して直線を引いていくことになるようです。こうして描かれた直線の場合には、スタイルも従来どおり設定できるようになります。Shiftキーを押しながらドラッグしていただければきれいに直線が描けます。
　
　

郵便番号変換エンジンの初期化に失敗

今回、たまたまWordを起動した際にこうしたエラーメッセージが出てきましたが、Wordに限ったことではなく、Officeアプリケーションを起動した際に、"郵便番号変換エンジンの初期化に失敗しました"というエラーが表示されることがあるようです。

＜要因＞
Officeの郵便番号辞書をセットアップしていないにもかかわらず、Officeのアドインである、"地図と天気予報スマートタグ"をダウンロードしてセットアップした場合に表示されます。

＜解決法＞
Office郵便番号辞書を追加でダウンロード・インストールすることで解消されます。Microsoftのスマートタグのダウンロードのページにもこのあたりはきちんと記載があるようです。

地図と天気予報 サンプル スマート タグ

*ちなみに、Wordの画面より、追加のスマートタグのダウンロードのページには、
ツール＞オートコレクトのオプション＞スマートタグタブ　と開いて、
"その他のスマートタグ"をクリックするとマイクロソフトのスマートタグのページに移動できます。


＜参照＞
Office アプリケーション起動時に "郵便番号変換エンジンの初期化に失敗しました" エラーが表示される

挿入されたグラフなどが編集できない(Word2003）

Word2003で文書を作成。その際にMicrosoftGraphなどのOLE機能を利用してグラフを作成・挿入し、その後編集をしようとすると、"アクセス権がありません"といったエラーが表示されることがあります。

この現象、Norton AntiVirusのOfficeプラグインの制御に関する部分が要因で起きる現象のようです。こうしたエラーが表示され、かつNorton AntiVirusご利用であれば一度Nortonの設定を確認してみましょう。

Norton AntiVirusのメイン画面を立ち上げて、オプションメニューにはいり、リストの中から、"Officeプラグインを有効にする"のチェックをはずすことで回避できるようです。

ここにチェックが入っている状態で、こうしたOLEオブジェクトを編集しようとすると、Word2003に限らず、Excel2003、PowerPoint2003、Publisher2003、Access2003　のアプリで表示されるコメントは違いますが、エラーが表示されるようになるようです。

＜参照＞
挿入されたグラフや数式 あるいは OLE オブジェクト等を再編集することができない

原稿用紙の設定では拡張書式が利用できない(Word2007)

Word2007で便利になったものの一つに原稿用紙の設定があります。以前はウィザードを起動して原稿用紙の設定をつくっていましたが、Word2007からはボタン操作一つであっという間に白紙の用紙が原稿用紙の仕様に。
これは非常に便利な部分、でも不便になった部分も...

原稿用紙画面の作成については、Word2007のリボン上の"ページレイアウト"タブから、"原稿用紙設定"をクリック、マス目の有無、行数・文字数、用紙サイズ、印刷の向きを決めてOKを押せば、ハイ出来上がりという具合。
従来（Word2003）までのように新規作成からテンプレートを呼び出して、原稿用紙ウィザードを起動してなんていう手間が一気になくなったのは非常に扱いやすくなったところでもあります。Word2007では新規作成からテンプレートを探しても原稿用紙ウィザードはなくなっています。

しかしここで問題も。現在確認している限り、この原稿用紙設定の画面になってしまうと、様式に合うようにきっちり書式が決まってしまうようで、フォントサイズの変更や、拡張書式という機能などが利用できなくなってしまいます。フォントサイズが変更されると文字間や行間にも影響してくるし、拡張書式の一部の機能はやはり行間に影響がでてくるものもあるので、わからないでもないのですが、そこまで制約を受けると使いやすいのか、使いづらいのか微妙なところです。

Word2003までのバージョンで、原稿用紙を作成。これをWord2007で開いた場合、互換モードで起動しますが、この場合にはこうした制約を一切受けず、設定の変更が可能です。ただしWord2007で原稿用紙を作成、これをWord97-2003形式で保存（互換モード）した場合にはやはり制約を受けて、設定はできません。

WordのWebオプションについて

Wordで作成したデータをWebページとして保存するようなときに、保存のダイアログのところのツールをクリックすると、"Webオプション"という項目があります。

さてこの"Webオプション"ってどんな設定をするためのものなのか？　簡単に言えばブラウザによって対応している機能（画像の表示やスタイルシートの記述方法など）が異なるため、指定のブラウザのバージョンに合った記述方法にするためのもの。ちょっと具体的にWord2002のケースで見ていく事にします。

WebオプションのところでIE6用にした場合と、IE4用にした場合では、オプションのところで、チェックが入る項目に多少違いがあるのがわかるはずです。
また利用する機能により違うので、IE4では簡単なものだとその違
いがはっきりしませんが、IE3として保存したもののソースをメモ帳などで開いて見ると、記述されているタグの内容が違うことがよくわかります。

要するにブラウザのバージョンによって対応しているHTMLやスタイルシートの記述方法などが異なるため、Webページを作る側が、どの程度のブラウザを念頭において作成しているか？　ということで、Webブラウザのバージョンをある程度はっきりさせ、きちんと表示させるためのオプション。これが、Webオプションということになるわけです。

IE3とかIE4を念頭において何ていうケースは普通ではほとんど必要はないと思いますが、Word2007でもここの設定はWord2002の場合と変わりない様です。

参考までにMAC版のWordの場合は以下のリンクを参考にしてみてください。

Word2001（MAC）の場合

Word v.X（MAC）の場合

グリッド線の詳細設定ダイアログ（Word2007）

これまでだと図形描画ツールバーを表示させて、図形の調整から、グリッドをクリックすると表示されていたグリッド線の設定。

これまでもいくつか見てきたように、Word2007から大幅にインターフェースが変わっているせいか、このダイアログを表示する方法が今ひとつこれまでと慣れ親しんだ方法となっているためわかりづらいようです。

行グリッドの表示・非表示
これについては、リボンの表示タブを開くと、"表示/非表示"のところに"グリッド"という項目があるのでこちらにチェックを入れれば、行グリッド（印刷レイアウト表示モード時に表示される横線）は表示されるようになります。

図形描画に便利な文字グリッドの表示と詳細設定
こちらについては、リボンの挿入タブを開いて、いずれかの☐や○などのオブジェクトを選択するか、新しい描画キャンパスを選択すると、リボンのところが、"描画ツール"の"書式"設定に変わりますので、こちらの"配置"のところから、"配置"のドロップダウンリストボックスを選択すると、"グリッドの設定"というメニューが表示されますので、そちらより同様のダイアログを表示させることが可能になります。

メイリオフォントを利用すると行間が広がる

以前にも紹介しましたが、Windows Vistaより採用されたメイリオフォント。

Word2007に限ったことではなく、このメイリオフォントを利用して、Wordやワードパッドなどのアプリケーションで文字を入力した場合、MS明朝やMSゴシックなどの通常フォントに比べて行間が広がってしまいます。
ワードパッドなど行間の調整ができないアプリケーションの場合には手直しできませんが、Wordなど行間の調整ができるアプリケーションの場合には行間を調整の上、修復してご利用いただけることとなります。

＜行間の修正方法＞

1）該当部分をドラッグするなどで選択
2）リボンの"ホーム"のところから、"段落"のところのオプションボタンを押して段落ダイアログを出して、"インデントと行間隔"タブを開きます
3）"行間"を"倍数"に、"間隔"を"0.87"に変更
4）"1ページの行数を指定時に文字を行グリッド線に合わせる"のチェックをはずす

マイクロソフトのHPでは、この後"標準の文字数を使う"設定まで行っていますが、今回確認する限り、1)〜4)までの操作で行間の設定は調整できるようです。

---　参照ページ　---

メイリオ フォントを使用した場合に行間が大きく空いてしまう

Word2007における直線ツール

Office2007に変わっていろいろ違いがありますが、その違いによってちょっと考え方を変えないといけないような部分も出てきているようです。多分いろいろあるんでしょうけど、その一つが、図形描画ツールの直線ツール。

Word2003までであれば、もちろん直線ツールですから、直線を引いたり点線を引いたりしていろいろ利用されていらっしゃった方も多いはず。今回バージョンアップした、Word2007でも、もちろん書式設定の画面より実線/点線を選択すれば、点線への変更は可能ですし、また太さも変更はできるものの、二重線などへのスタイルの変更ができなくなっています。従来直線ツールはあくまでも直線ツールで、直線コネクタとは異なった位置づけにあったのですが、どうやらWord2007から直線ツールで作成される直線も直線コネクタという位置づけに変わってしまったようで、直線（コネクタ）で作成した直線を右クリックすると、"直線コネクタ"という表記になっていることがわかります。つまり単純な直線ツールというツールがなくなってしまったというわけです。

ただし一方で、Word2003までで作成したデータをWord2007で開いてみると、直線ツールで作成された直線は、あくまでも直線ツールでの直線という位置づけで、右クリックしても表示されるメニューが異なります。ちなみにWord2002で、直線コネクタで直線を作成してみたところ、やはりWord2007でも直線コネクタとして認識されるようです。
それぞれの直線を選択したときに表示される両端のマークが微妙に異なるわけですね。

*ちなみに、Word2003までは直線コネクタを作成する場合には、図形描画枠を表示させないとグレーに反転して利用できません。

とりあえずWord2007では、単純な直線ツールというのが現在のところないようです。ただしExcel2007では特に問題なく直線ツールは直線ツールとして機能するようで、今後どうなるのか？　とりあえず現状ではどうしようもなさそうです。

2007 Office Systemで採用されているリボン

今回Windows Vistaとともに一新されたOffice。シリーズの名称として、"2007 Office System"とされていて、各パッケージのことを、スイートと呼ぶようです。このスイートには、Microsoft Office Ultimate2007、Microsoft Office Professional2007、Microsoft Ofice Standard2007、Microsoft Office Personal2007の4つのシリーズパッケージで構成されています。それぞれのパッケージ内容の違いについては以下のサイトを参照してみてください。

スイート製品別比較表

さて今回は一新されたインターフェースについて、Wordを例にとってみてみることにしました。以前に、ツールメニューにあった、オプションやユーザー設定のダイアログの出し方については紹介しましたが、そこでもチラッと書いたように、これまでと一新されてわからないとこだらけのOffice2007。いゃ、2007 Office System。その一番目新しい機能が"リボン"という機能。

リボンを活用する

これは従来メニューバーをクリックしてプルダウンで表示されていたものが、リボンと呼ばれてるツールバーのエリアをクリックすることでそれに関連した機能が簡単に選択できるようになったといわれるもの。タブごとにツールが用意されていて、タブの切替で機能を呼び出せるようになっています。

この辺のインターフェースはExcelなども同様。ただし当然のことながら、アプリによって表示される内容も異なるので、次回はExcelのリボンについて見ていくことにします。チラッと見た限り、関数の呼び出し方がだいぶ変わっているみたいですね。

Word2007のオプションダイアログの表示

Windows Vistaが登場し、同時にOffice2007も登場。当然わからないことだらけの昨今。さてWord2007をためしに起動してみて、そのインターフェースがWord2003までとはがらっと一新。さぁ〜て、今まであった"ツール"というメニューがなくて、オプション画面を出すのに四苦八苦。
ということで今回はこのオプション画面の表示方法について。Word2007の起動画面を見てもらえるとわかりますが、メニューバーなるものがだいぶ整理されて、その下に表示されるツールの類もメニューをクリックしたときに該当項目が表示されるような形に変わってしまいました。

さてそのオプション画面の出し方ですが、ツールバー上で右クリックすると、"クリックアクセスツールバーのカスタマイズ"というメニューが表示されますので、こちらをクリックすると表示されます。ツールバーのカスタマイズなど、いままで、"ツール"にあった、"ユーザー設定"もこの画面の中に...
ひとつのところでわかりやすくなったと表現していいものか？　慣れるまであちこち探し回らざるを得ないかもしれません。

Wordで計算式を設定したときに結果が異なる

Wordでも簡単な計算ができますが、もう一歩進んだ利用方法として、ブックマークを利用する方法があります。

たとえば、以下のような例。せっかく粗利益を求めようと計算したものの計算結果がおかしいことが一目瞭然です。なぜこうなるのか？　まず計算式を一つづつ確認してみましょう。

1）計算式の確認
項目毎の単価：フィールドの挿入で計算式を設定しています。Wordの場合、絶対値でセル番号が指定できますので、以下のとおりになります。


例　"売上"
　　みかん　=C2*D2
　　りんご =C3*D3
　　合計　　=SUM(ABOVE)

2）ブックマークの利用
表内での計算はこれで問題ないのですが、表以外のところにも計算結果を表示したいようなケース。今回の例で言えば表の下にある"粗利益"を求める部分ですが、この計算にはブックマークの設定を利用します。
売上総額と仕入総額の金額の部分にそれぞれブックマークを設定します。さてそこが問題になる部分です。ブックマークを設定しようとする際に、各総額の部分をクリックするとフィールドコードが設定されているので、うっかりこれでそのセルが選択できていると勘違いしがちです。この状態で設定された場合、以下のサイトにもあるように正確な計算ができずに計算間違えをおかしてしまいます。

セルに設定したブックマークを参照すると計算結果が異なる

ちょうど冒頭で紹介した例がそれで、計算間違えをしているれいになります。きちんとセルを選択（数字の部分をドラッグして選択）した上でブックマークを設定してあげれば、上のようにきちんと計算をしてくれるようになります。

ファイルをコピーとして開く

WordやExcelを利用していて、雛形として利用しているオリジナルの文書を誤って上書きしてしまってデータがなくなってしまったっていう経験、私に限らず一度や二度はみなさんもあるかもしれません。もちろんテンプレートファイルとして保存されていたり、上書きできないようにしていれば問題ありませんが、そうなっていないようなファイル、つまり通常の〜.docとか、〜.xlsといった拡張子のファイルだとすると上書きできてしまいます。

さてこうしたうっかりミスを防ぐには、本来きっちりと上書きできないように属性を変更しておくなどの対策をしておくのが本筋かもしれませんが、ファイルを開く際に以下のようにコピーとして開いたり、読み取り専用として開くことで、誤って上書きされることもなくなります。コピーとして開いた場合には、"コピー（1）"などのように自動的にコピーファイルが作成されます。

ただしこの操作、一度WordやExcelを起動した上で、メニュー画面の ファイル＞開く と操作する必要もあるため、どちらが便利かはご利用になる方の判断にお任せいたします。
まぁ、こんな使い方もできるんだぐらいに参考にしていただければ幸いです。

画像の回転

Word2002/2003などで文書を作成。挿入した画像の回転は既にご承知のように簡単にできます。ただし、こうしてWord2002/2003で作成したデータをWord2000以前のバージョンで開いた場合どうなるのか？

Word2002以前では、JPEGなどの画像の回転はできませんでした。ソフトウェア上のそうした制約もあり、Word2002以降のバージョンで作成されたデータの中に挿入された画像が回転などされていた場合、こうした情報は失われてしまいます。
ですから、画像を回転する必要がある場合には、予めグラフィックスソフトなどをご利用になって回転加工しておいたものを挿入する必要があります。

では、Word2000以前は全くそうした操作が不可能なのか？　実はWord2000でも回転
が可能な画像形式があります。クリップアートの一部などはこれが可能になっています。WMF形式の画像については、当然そのままではやはり回転などはできませんが、一度グループ化を解除し、再度グループ化することで画像データの回転ができるようになります。

Word2000ぐらいのものだと、まだまだ現役でご利用になっている方も多いはず。こうした操作が伴う場合には、バージョンによる互換性の違いについて注意が必要です。
　
　

テキストの背面に入ってしまったオブジェクトを選択したい

Wordでデータを作成。オートシェイプで作成した図形の配置を調整していたら、オートシェイプとして挿入したオブジェクトが選択できなくなってしまった。

そんなことご経験ありませんか？　オートシェイプの配置で背面に移動するつもりがテキストの背面や"図"ツールバーの"背面"を選択して移動したりすると、そうしたことになります。

この場合以下の手順で、オブジェクトを選択し配置を変更してあげることが可能です。

1）"図"ツールバーが非表示になっていたら、まず　表示＞ツールバー＞図　とクリックして、"図"ツールバーを表示に切り替える

2）"図形描画"ツールバーの"オブジェクトの選択"ボタンをクリックして、該当のオブジェクトを選択することで、配置を前面などに変更できるようになります

オブジェクトの配置の順序をうっかりテキストの背面にしたりしてしまうと、それ以降は、上記操作をしないと選択できなくなります。
ん〜、気がつかなかったけど、結構盲点なのかもしれません...

【使える技・リニューアル版】

オートシェイプのレイアウト（配置）を事前に設定したい

Word2002/2003でオートシェイプを利用する際、"描画キャンバス枠"を利用しないような設定でご利用になっているケース、あるいは"描画キャンバス枠"以外のところに配置されたオートシェイプの場合には、レイアウトを選択できるようになります。

この場合には、一度オートシェイプのレイアウトの規定値を変更することで、あらかじめ指定されるレイアウト自体を変更することが可能になります。仮に何台か他のPCをお持ちでそれぞれのオートシェイプの設定を確認したときに、PCによって状況が異なる場合、そしてそれが気になるような場合には以下の方法で設定することで、配置を変更可能です。

1）Wordを起動、オートシェイプを作成
2）オートシェイプの上で右クリックして、オートシェイプの書式設定からレイアウトタブを開く
3）現在の設定を変更したい場合、現在の設定から、他のもの、たとえば、四角や背面などに設定を変更し、OKで閉じます
4）続いて、再度オートシェイプの上で右クリックして、"オートシェイプの規定値に設定"をクリックします

以上でオートシェイプの規定値が変更されますので、次回オートシェイプ挿入後に再度レイアウトタブを開いていただくと、きちんと先ほど設定した状況で表示されているはずです。

＜参照＞
http://support.microsoft.com/kb/821445/ja


*　描画オブジェクト枠内に作成されたオートシェイプの書式設定にあるレイアウトタブの内容と、描画オブジェクト枠外に作成されたオートシェイプの書式設定にあるレイアウトタブに表示される設定画面は異なります。

文面作成ウィザード

年賀状シーズンまっさかり？　Wordを利用して年賀状の作成などを行っている方も多いかと思いますので、いまさらながらちょっと古いバージョンのお話。古いバージョンのことだとちょっと忘れられているかもしれませんのでね。

Word2002以降では標準搭載されいてる文面作成ウィザード。Word2000のころにはまだ標準では搭載されていませんでした。

もちろん差込印刷ウィザードを利用して宛名面への差込印刷の機能はありましたが、文面の作成については、以下のマイクロソフトのHPより、ウィザードをダウンロードしてインストールする必要があります。

はがき文面印刷ウィザード for Microsoft Word 2000

はがき文面印刷ウィザードの使用方法

Wordじゃなくっても最近では、書店などで1000円以下でもお手ごろな素材集があり、それにハガキ作成ソフトの機能限定版がついていたりするケースもありますから、そうしたものを利用するのも一つの方法。

年賀状の受付は、12/25（元旦に確実に届くようにするには）まで。そろそろエンジンをかけないと間に合わないかも？　（--->自分）

日本郵政公社

オートシェイプのコネクタ

Word2002より、それまで、Excelでしか利用できなかったオートシェイプのコネクタという機能が利用できるようになりました。（Word2003でも同様）

ただしこの利用に際しては一部制約があります。というのも、やはりWord2002からついた"描画キャンバス"の機能と関連している点。Excelの場合には、この描画キャンバスという機能はないので関係ありませんが、Wordの場合、Word2002から、通常デフォルトの設定では、オートシェイプを選択して、何か図形を描こうとしたりすると、描画キャンバス枠が挿入され、その中にオブジェクトを挿入するようになっています。

私の場合ですが、結構このわずらわしい描画キャンバスを表示しないようにして利用しています。しかしこの描画キャンバスを表示しない設定の場合（利用しないでキャンバス以外のところに描く場合でも同様）、Word2002以降もオートシェイプにあるコネクタの機能は利用できません。つまり、描画キャンバス内に書かれたオブジェクト同士を接続するためには、コネクタの機能が利用できますが、描画キャンバス以外のところでは利用できないということです。

ちょっと便利になったかな？とも思ったけど、今後のバージョンアップに期待するしかなさそうですね...

Be Cool Users／図形のつなぎはコネクタ

Wordのファイルを開こうとするとエラー

ちょっと古いバージョンのWordでの現象ですが、まだまだご利用の方もいらっしゃるかと思いますので、参考まで。

共有フォルダに保存されたWord文書を開こうとすると"<ファイル名> は <ユーザー名> さんが使用しています。コピーを作成しますか?"とエラーが表示されるケース。Word97、Word2001(MAC)、Word98(MAC)で起きる現象のようです。

これは、ネットワーク上に保存されているグループ文書が読み取り専用で開かれてしまう現象で、通常こうした文書の場合、ネットワークファイル保護が適用されるために、コピーを作成するかどうか聞いてくるようです。OKを押せば読み取り専用とは表示されないものの、読み取り専用で開かれて利用はできるようになりますが、もちろん読み取り専用なので上書き保存は出来ません。

他にも、

「このファイルは他のアプリケーションまたはユーザーが使用しています。」
「このファイルを上書きできる状態で開くことはできません。」

とも表示されることがあるようです。

＜回避策＞
1）グループ文書の保護を一時的に解除する
2）グループ文書の保護を完全に解除する

詳細は以下のサイトに...
グループ文書でのファイル保護

グループ文書とは

テキストボックスの違い（OfficeXPの場合）

今回取り上げることは、ことテキストボックスに限ったものではありませんが、同じOffice製品の同じパッケージに含まれている似たような機能であっても、やはり製品による違いが出てくるという点についてご紹介。もちろんOfficeのバージョンによっても異なると思いますので、今回あくまでも一例として、OfficeXPにて確認してみました。

単純なところで、ExcelとWordの比較ですが、Excelのテキストボックスの書式設定画面を見る限り、テキストボックス内での文字配置は、上下左右中央に配置するのが容易にできるようになっていますが、Wordのテキストボックスの書式設定画面では、以前に取り上げたように、水平方向（左右）への中央揃えは可能なものの、垂直方向（上下）への中央揃えという機能はありません。

Excelで利用できるからと、ついWordでもあるんじゃないか？　と探してみている皆さん。ご注意ください。

サンプルテキスト

あるサイトに動画で紹介されていたものですが、え？こんな機能あったんだと思っていろいろ調べてみたところ、普通に周知のことのようでした。久々にEasterEgg？なんて思ったりもしましたが、普通の機能でしたが、レイアウトなどのために何かサンプルのテキストを入れるのに苦労する必要がなくなったってことで、役立つものではあると思います。

サンプル テキストを Word の文書に挿入する方法


でも、"=rand(200,99)"ってやると、495ページにもわたる文章が入ってしまうので注意してください。

透過されたPNG画像の不具合

年賀状シーズン到来。書店にも数・種類ともたくさんの素材集が並んでおります。年賀状作成ソフトをご利用になってこうした素材集をご利用の方も多いと思いますが、今回はWordを利用してこうした素材集を利用した際に発生するトラブルについてご紹介。

こうした素材集に利用されている画像形式には、JPEGやBMP、GIF、PNG、TIFFなどがあります。JPEGやBMP、TIFFについては通常、透過処理に対応していないので、予め画像の一部が透明化されているケースはありませんが、GIFやPNGの場合には、透過処理されたものがあったりするケースがあります。GIFなどの場合にはトラブルになることは少ないようですが、PNGの場合にはWordのバージョンによっては、透過部分が透過されずに表示されてしまうケースがあるようです。Wordのアップデートによって解消される部分も多いようですので、こうしたケースの場合にはOfficeのUpdateなどをお試しになるといいかもしれません。

Wordの場合、画像を挿入後"図"のツールバーの"透明な色に設定"ボタンを利用して一部の色を透過することができることもあります。またこれで対処しないとうまくいかないケースもあるようです。


Office2000の場合
http://support.microsoft.com/kb/236063/ja

OfficeXP(2002)の場合　---->　OfficeXP ServicePack2をあてる
http://support.microsoft.com/kb/417834/ja
http://support.microsoft.com/kb/818947/ja

また当然のことながら画像の種類によって、ソフトによっても対応状況が異なるようですので、以下のサイトなど確認してみることをお勧めいたします。

画像形式(JPEG･PNG)への各ソフトの対応（C&R研究所）

今回はWordのケースで紹介していますが、Wordに限ったことではなく年賀状作成ソフトでも操作上何かうまくいかないとか、トラブルがあるようであれば、とりあえず一度アップデータがメーカーのホームページにあるかないか？　そしてもしあれば、必要なアップデータはすべてインストールしてみるなど試されると改善されるかもしれません。
いずれにせよ、ソフトはアップデートの必要なデータがあれば一通りインストールしていただいて、なるべく最新の状態でご利用になることをお勧めいたします。

Wordでの分数表示 Part2

以前にも分数表示の方法は取り上げたことがありましたが、今回はちょっと変わったもの。分数表示にするデータをExcelで作成されたデータから読み込んで利用する例です。

ちょっと特殊かな？と思いますが、面白い使い方だな？と思ったので自分でも試してみました。

1）Excelに分子および分母に該当するデータを入力
2）Wordを開いて、Alt+F9　にてフィールドコードを表示できるように切り替えておく
3）挿入＞フィールド　とクリックしてフィールドコードのダイアログを表示
4）EQフィールドを選択し、"フィールドコード"をクリック。次にオプションボタンをクリックし、オプションの中から、￥F(,)を選択し、"フィールドに追加"をクリックし、一旦OKで閉じていきます
5）Word画面上に入力されたフィードコードが表示されます
6）次に、Excelデータを差込データ用として読み込みます。表示＞ツールバー＞差込印刷　とクリックしてツールバーを表示させ、ツールバーの"データソースを開く"ボタン（左から2番目）をクリックします
7）"データファイルの選択"画面がでてきたら、該当するExcelデータを指定し、さらにワークシートも指定
8）Wordの画面に戻ったら、フィルード内でカーソルを点滅させ、フィールドを挿入します
9）フィールドコードが挿入されたら、再度Alt+F9にてフィールドコードを非表示に切り替えて表示を元に戻します。差込印刷ツールバーのデータの切替ボタンを押せば、きちんとExcelで指定されたデータに切り替わるはずです

入力中に応答がなくなる

Wordを利用していて、入力中突然応答がなくなるってことよく(？)ありますね...特にWord2003だからというわけではなく、Word2002やWord2000でも、昔からよくあることですが、結構IMEとの兼ね合いであったりするケースも多いみたいです。

おそらくほとんどの方は、MS-IMEというWindows標準搭載のIMEをご利用になっているケースが多いかと思いますが、仮にMS-IMEをご利用であれば、バージョンを問わず一度ユーザー辞書の修復をお試しになるといいかもしれません。

幸か不幸か、私の場合は、メインのIMEがATOKなので、そうしたトラブルになったことはないのですが...

IME2000の場合

IME2002の場合

IME2003の場合

定型句などの挿入で日本語以外の表示になる

Wordを利用していて、挿入メニューから定型句などを利用しようとすると、日本語ではなくほかの言語で表示されることって、ご経験ありませんか？
英語だったり、それ以外の言語だったりいろいろなケースがあります。

これは、Wordが現在のカーソル位置で選択されているフォントから自動的に判断して、それにあわせてメニュー表示や内容を表示させているもので、これ自体はWordの仕様によるものです。

定型句のほかにも、ヘッダーとフッターの挿入時の定型句でも同様の現象になりますので、こうした状態の場合には、フォントの指定を変更してみてください。日本語表示可能なフォントになれば、きちんと日本語で表示されるようになります。

書式設定バーに表示されているフォント名が、MS明朝だったり、MSゴシックだたりした場合には問題ないはずですが、CenturyやArialなど日本語出来ないフォントだったりした場合には、日本語表示可能なフォントに変更してください。

定型句に英語メニューが表示される（インストラクターのネタ帳）

トラブルシューティング：頻繁に表示される文字列や図の挿入（MicrosoftOfficeアシスタント）

MS Wordを使いこなす

Wordでデータを保存しようとしたら、 "書式なし形式では使用できない機能が含まれています" とでてくる

例えば職場や、知り合いの人からもらってきたデータをWordを利用して編集。何気なく利用していて、データを作成後、さていざそのデータを上書き保存して終了しようとしたとき、いきなり"書式なし形式では使用できない機能が含まれています"とメッセージが出て、"はい"、または"いいえ"ときかれてしまうケース、経験ありませんか？　よく考えれば全く問題ないはずですが、いきなり聞かれると"ハッ"としますよね。

さてこのケース。今回は、メモ帳で作成した、"練習"というテキストデータをWordで開いた例です。当然もとデータは、Word文書ではなく、テキストデータであるため、Wordで開いたデータを、テキストデータで保存しようとしているため聞かれているわけです。もちろんそれでよければ、"はい"。そうじゃなくって、Word形式で保存する必要があれば、"いいえ"ですすみます。"いいえ"で進むと、"名前を付けて保存"ダイアログがでて、ファイルの種類のところが"Word文書"と表示されて出てきます。

さて、今度は、WordPadで作成したデータ。これは通常RTF（リッチテキスト）形式で保存されます。この場合、テキストと異なって、多少書式情報が保存されるため異なります。Wordで、RTF形式のファイルを開いた場合、上書き保存では、そのままWordデータとして保存されてしまいますが、"名前を付けて保存"を選択した場合には、標準ではファイルの種類が"Word文書"ではなく、"リッチテキスト形式"になっています。Wordデータとして保存するような場合には、こちらをWord文書として保存しなおしてあげる必要があるわけですね。

出てきたメッセージの内容をよく読んでいただければ、何も慌てる必要のないことですが、いきなり聞かれると"ハッ"とするようなこと、結構ありますね...。

破損ファイルの復元 〜Word編

何らかの事情で、Wordのデータが開けなくなってしまったような場合、以下のような方法で、復元が可能な場合があるようです。ただし、破損の度合いや破損状況によっても異なるので、これですべてが開けるようになるわけでもないので、あくまでも復元の一手段として試す価値はあるかな？　程度の期待で...。


1）下書きモードで Word 文書を開いてみる
a.　一旦通常どおりWordを起動、表示＞下書き　とクリックして表示モードを下書きモードに変更
b.　ツール＞オプション＞表示タブ　と開いて"下書きフォントで表示する"と"図をイメージ枠で表示する"にチェック
c.　全般タブをひらいて、"文書を開いたときにリンクを自動的に更新する"のチェックをはずす
d.　文書を開いてみる。これで開けたら次のステップへ。
e.　Wordを別ファイル形式（RTF形式など）へ保存しなおす
f.　再度、Wordで保存しなおした文書を開いてみて、通常どおりWordデータとして保存しなおしてみる

2）新規文書に挿入してみる
a.　通常どおりに起動して、新規にWordの白紙文書を表示
b.　挿入＞ファイル　とクリックして、破損した文書を指定して挿入

3）リンク先としてファイルを開いてみる
a.　新規に文書を開いて、仮に何か文字を入力する。たとえば、"文書の復元テスト"など...何でもいいです
b.　次にこの入力した文書をドラッグしてコピー
c.　さらに再度新規作成画面を表示、編集＞形式を選択して貼り付け　とクリックしダイアログを表示し、"貼り付ける形式"を"RTF形式"に、そして貼り付け方法を、"リンク貼り付け"にしてOKですすみます
d.　続いて新たにリンク貼り付けをしたほうの文書の　編集＞リンクの設定　と開き、さらに"リンク元の変更"をクリックします
e.　リンク元を破損したファイルに変更して、"開く"をクリックし、"リンクの設定"ダイアログはOKで閉じます

ほかにもWord2002/2003であれば
a.　一旦Wordを起動して新規作成画面を表示
b.　ファイル＞開く　で"ファイルを開く"ダイアログを表示、破損しているデータを指定
c.　さらに、"開く"の隣にある▼をクリックして、"開いて修復"を選択

とりあえずすぐにあきらめずに、いろいろ試せることはありそうです。

参照：
http://support.microsoft.com/kb/826864/JA/

均等割付

均等割付という機能は既にご存じだと思います。手順としては、均等割付をかけたい場所をドラッグして指定して、書式設定ツールバーの均等割付ボタンをクリックする、そしてダイアログから割付幅を指定するという手順ですね。

さて、この均等割付、上手くドラッグできない事ってありませんか？　そう、指定した文字部分の後の段落記号まで選択されてしまうケース。もちろん選択の後に、"Shiftキー＋←キー"にて選択部分を変更してあげれば、そのまま書式設定ツールバーから均等割付ボタンをクリックしても問題ないのですが、気づかずにそのまま均等割付ボタンを押してしまったとしたら...　文字数を指定するダイアログなど出ることなく、そのままその行全体で均等に割り付いてしまいます。

そんな上手くドラッグによる選択ができないときですが、均等割付をメニューバーから行ってみてください。段落記号までドラッグされている状態でも、段落記号の部分は解除されて、指定した文字列のみきちんと均等割付ができるようになります。

それから複数行一気に選択して、均等割付をかけたいようなケースには、"Altキー＋ドラッグ"をすると自由に範囲選択ができるようになりますので、この状態で指定部分を選択した上で均等割付をかけていただくとすっきりと一度で完了します。

タブの種類

Wordを利用していて、よく今ひとつ理解できないと聞く機能の中にタブとリーダーがあります。ただ文字を打つだけでWordを利用しているのであれば、そんな使い方わからないでも何とかなってしまうわけですが、効率よく、そしてワープロらしくWordを利用するとなると、きちんとこのあたりもわかっていないと今ひとつ使いこなせません。
そこで今回は、タブの種類を解説。

Wordの画面上部にあるルーラー。この左端にタブの種類が選択できるボタンがあります。この部分を実際にクリックしてみていただければわかりますが、タブの種類を変更できるようになります。もちろんタブ以外のもの、例えば一行目のインデントやぶらさげインデントな〜んてのもありますけが.....。

通常そこは、標準の設定では"左揃えタブ"になっているはずです。L字型のボタンがありませんか？　通常タブといった場合にはこれ以外に"中央揃えタブ"、"右揃えタブ"、"小数点揃えタブ"、"縦棒タブ"、"一行目のインデント"、そして、"ぶら下げインデント"が選択できるようになっています。

"左揃えタブ"：タブを設定した場所で、左揃えで文字を入力する際に利用
"中央揃えタブ"：タブの設定した場所で、中央に文字を揃えます
"右揃えタブ"：タブの設定した場所を、右端として。そこから左（前）二文字が入るようになります
"小数点揃えタブ"：数値などで小数点位置をそろえる場合に利用します
"縦棒タブ"：タブの設定した場所に、直線ツールなどを利用して直線が入ったように表示されます
"一行目のインデント"：段落で構成された文章の一行目の文字位置を指定できます
"ぶら下げインデント"：段落で構成された文章の二行目以降の文字位置を指定できます

タブを設定する場合には、すでに文章が入力されている場合には指定の段落あるいは指定の箇所をすべてドラッグして選択し、ルーラー上でタブの種類を選択。その後必要な位置でルーラー上をクリックします。こうするとルーラー上に選択したタブが表示されるはずです。

行数・文字数をきっちり指定して文書作成

通常Wordで文章を作成する際に、ページ設定から、1ページあたりの行数や1行あたりの文字数を設定しただけで、文書を打ち始めたりすると"あれ？"って思うことはありませんか？　そうです、指定した文字数にあわなかったり、あるいは文章の左端や右端が微妙にずれたりするケース。ありますよね。

通常これは、Wordで文書を作成する場合、文章を見てくれよく整形するための各種機能が働いてそうなってしまうわけですが、普通手紙やちょっとした文書を作成するケースではあまり気にしなくてもいいことかも知れませんが、ど〜しても指定の文字数にしたいとか、あの微妙にずれた文字位置を調整したいと思ったことはありませんか？　

実はこの設定、わかっているようでわかっていらっしゃらない方も多いようなので、今回はこの設定について取り上げることにいたしました。一応、30字／30行で文書を作成するというケースです。

1)　ファイル＞ページ設定
・ページ設定ダイアログを開いて、希望のものに行数と文字数を指定します
・次に"フォント"をクリックして、フォントの設定。ポイントは、MSPゴシックなどといった、プロポーショナルフォントを利用しないことと、英数字用のフォントの指定を、"日本語用と同じフォント"にすること
・つづいて、"文字幅と間隔"タブを開いて、"カーニングを行う"のチェックをはずします

2)　書式＞段落
つぎは、書式から段落ダイアログを開いて、"体裁"タブを開きます。"文字幅と間隔"にある"日本と英字の間隔を自動調整する"と、"日本語と数字の間隔を自動調整する"　の2カ所のチェックをはずします

3)　ツール＞オプション
・ツールからオプションダイアログを開いて、"文字体裁"タブを開きます。"カーニング"については、"半角数字のみ"に変更
・"文字間隔の調整"のところでは、"間隔を詰めない" に設定を変更します

こうして、きっちりと指定した上で文書を作成していただければ、句読点や括弧、英数字などが挿入されたことで、文字間隔が自動調整されてしまったりと言うことはなくなるはずです。よく利用するものであれば、これをテンプレートとして保存しておくとか、あるいは読み取り専用ファイルとして保存しておくといいかもしれませんね。

Word2000で均等割付 + 囲み線で表示がおかしくなる

Word2000のみの現象のようです。Word2000以降、書式設定ツールバーにより均等割付を設定した場合、Word97/98のときみたいにフィールドコードで設定されません。そのためというわけではないと思いますが、その状態でさらに書式設定ツールバーより囲み線を設定すると、ちょうど均等割付をしたところには２重に囲み線が設定されてしまうようです。

Word2002については問題ないのですが、Word2000は、上記のようになってしまいます。この回避策としては、

1）罫線を利用する
囲み線ではなく段落を対象とした罫線を利用して、囲む。
2）均等割付をフィールドコードで行う。

書式設定ツールバーではなく、フィールドコードの挿入画面を出して、フィールドコードで均等割付の設定を行います。書式としては以下のようになります。

{EQ \o\ad(文字列,　　　)}

文字列の後ろの","以降には、均等割付に必要な割付幅をスペースで挿入します。こうすることで囲み線もきっちり設定できるようになります。

あまり意識しないで使っていましたが、Word97/98までは、均等割付もフィールドコードのみだったのが、Word2000以降は書式設定ツールバーから設定した均等割付はフィールドコードではない形で設定されてしまうんですね。

参考HP:
http://www.ask.ne.jp/~hacchi/WD10.html

数式エディタの基本的な使い方

私自身はあまり利用することはない数式エディタですが、以前分数をきれいに表示する方法のひとつとして、数式エディタを取り上げたので、一度ここできちんと使い方を見てみることにしました。
数式エディタの起動：
挿入＞オブジェクト　とクリックすると、オブジェクトの挿入ダイアログが出てきます。こちらから、Microsoft数式3.0を選択してOKをクリックする
この数式エディタで作成可能な数式...ですが、あまりにもたくさんあるし、私には到底理解しきれない数学の世界になってしまいますので、簡単な分数の作成についてのみ。
数式エディタのツールバーより"分数と根号テンプレート"をクリックして、分数の上下に数値入力枠のあるものを選択し、上に分子、下に分母の数値を入力。たとえば、数式を作成する場合には、続けて分数の後ろでクリックして、"+"や"-
"、"ｘ"などの演算式を入れて、引き続き分数などを選択するなどして作成していきます。
数学のことはよくわからないので、複雑な数式であれば以下のサイトなども参考にしてみてください。

http://web.sfc.keio.ac.jp/~t03920hm/ahoWord/aw_math.htm

ちなみに、数式エディタは単独で起動することも可能なようでした。プログラム自身は、以下にあります。

C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Equation

このフォルダ内にある、EQNEDT32.exeがプログラム本体になります。ただしこのプログラムで作成されたデータは、コピー＆ペーストでもOfficeアプリなど一部のものでしか利用できないようです。

オートシェイプに追加したテキストがうまく中央に寄らない時には？

Wordの図形描画機能を利用して、矩形ツールや楕円ツールなどで図形を作成。その後右クリックして、テキストの追加で、その中に文字を追加するようなケース。

オートシェイプで作成した図形内にきっちりと真ん中に配置したいと思った場合、左右位置については、書式設定ツールバーの中央揃えボタンでも問題なく中央に揃いますが、上下位置については、中央に揃えるボタンはありません。この場合、以下のような方法で調整することになります。

1）オートシェイプの書式設定で調整する方法
図形の上で右クリックして、オートシェイプの書式設定を開きます。テキストボックスタブを開いて、"テキストボックスと文字列の間隔"のところの、"上"の部分の数値を調整して、うまく文字列が真ん中に入るようにする



2）図形と文字を別個に作成する方法
図形に直接、テキストの追加でテキストを追加するのではなく、文字については、テキストボックスを作成しその中に入力。（枠線や塗りつぶしはなしに設定）
図形描画ツールバーの"図形の選択"をクリックして、ドラッグして2つの図形を選択し、"図形の調整"から"配置/整列"を選択して、"左右中央揃え"と"上下中央揃え"を続けてクリックして、配置を調整します

フィールドコードの活用

Wordについてくるフィールドコード。以前にも分数をきれいに作成するひとつの方法として、フィールドコードの利用方法をご紹介しましたが、このフィールドコード今ひとつ理解しきれていないということもあって、改めてフィールドコードを検証してみました。

フィールドコードの意味
Wordのヘルプによれば、"中かっこ ({ }) で囲まれて表示"されるもので、ここで指定する各フィールドは、"Excel の数式"のような役割をするものとのこと。"フィールド コードは式で、フィールドの実行結果は式によって算出された値に相当します"と説明されています。つまり中かっこ ({ })の中に"スイッチ（フィールドスイッチ）"と呼ばれる特定の命令を挿入し、それに必要な値を設定することで、その実行結果として、日付や時刻などが表示されるというもの。

どんなものがあるのか？
フィールドコードには多くのものがあります。

http://office.microsoft.com/ja-jp/assistance/CH060840371041.aspx

なのですべてを紹介することは不可能なので、部分的に。

その代表的な一例としては、日付や時刻の自動更新。
メニューバーの　挿入＞日付と時刻　とクリックすると、挿入画面がでてきますが、通常そのまま挿入すればテキストとして挿入されますが、"自動的に更新する"にチェックを入れて更新をすると、フィールドコードとして挿入されます。

他にも、以前紹介した分数をきれいに入力する方法や、振り仮名（ルビ）の設定を変更したりなどなど。Advanceフィールドを使用することで、文字列を上下左右に指定したポイントだけ移動することも可能なようです。
各フィールドについては先ほど紹介したマイクロソフトのHPにもありますし、Wordのヘルプからも確認できますので、一度ご確認されてみてはいかがでしょうか？

2ページ目が削除できない場合

ときどき、Wordで文書を作成して、いざ印刷すると、必要なところが印刷された後、何もない紙が1枚紙送りだけされて出てくるっと言う話を聞きます。よーく、話を聞いてみたり、実際にそのデータを見せてもらうと、何もない紙が出てくる原因は、例えば何も入力されていないページが余計にあったりするケースが殆どです。

では、何故そんなページができてしまうのか？

１）1ページ目の最後の行の所にかかる部分で表組みなどがあるケース
Wordの場合。通常の表組みを作成すると、必ずその下に改行（段落記号）が一つ
はいります。これ自体はWordの仕様です。ですから、例えば1ページ目の一番最後まで表を作成したと言う場合には、2ページ目の先頭に改行が入ってしまいます。

--->回避策
a)予めそれを想定して、ページ設定で、行数や余白を調整しておく
b)テキストボックス内に作表する。

２）1ページの最後にセッションの区切りがはいっているケース
単純な改ページ（Ctrl+エンターなど）なら2ページ目の一番最後の所にCtrl+End似て移動した上で、BackSpaceキーを押し続けていれば、不要な段落記号は削除されて、仮に2ページ目が不要なら、これで削除できますが、1ページ目の一番最後のところで、セッションの区切りがはいっていた場合には、仮にBackSpaceをおしても、前のセッションに戻るだけで2ページ目の先頭行の段落記号は削除できません。

--->回避策
次のページが全くいらないのであれば、前ページの最後に入っているセッションの区切りを削除してしまいましょう。
ただし、セッションの区切りが入っているかどうかわからないケースには、標準ツールバーにある"編集記号の表示非表示"をクリックして表示状態にする。
それでも表示されないのであれば、ツール＞オプション＞表示タブ　とひらいて編集記号の所を一端　"すべて"にチェックを入れてすべて表示するように設定を変更してみることで、表示されるようになるはずです。

多分この他には似たようなケースがあるかも知れませんが、また気がついたらアップしておきます。

貼り付けオプションの非表示

Word2002から導入されている、スマートタグ。時には便利だけど時に煩わしいと思うのは私だけではないかも？
そこで今回は、頻繁に行うことのある作業、コピー＆ペーストの際に頻繁に出てくる"貼り付けオプション"を非表示にする方法。

Wordを起動して、データをコピーして貼り付けたりすると、ちょくちょく表示される貼り付けオプション（スマートタグ）。時には便利に利用させていただいていますが、毎回出てきて、それもPCの調子があまりよろしくないのか、通常は行がすすんでいったりすると消えてくれるはずのものがずうっと残ってたりする。印刷されるものではないことはわかっているので気にしなければいいだけなのですが、残ってたりするとついつい気になってしまう。

この貼り付けオプション。Wordの場合には、以下の手順で非表示に切り替えます。
1)ツール＞オプション　とクリックして、オプション設定ダイアログを開きます

2)"編集と日本語入力"タブを開いて、"切り取り／貼り付けのオプション"のとこ
ろの、"［貼り付けオプション］ボタンを表示する"のチェックをはずす
3)OKで閉じて、完了

ってな具合です。気になる方、一度お試しください。

"ふりがな"の位置を変えたい？

Wordを利用していて、拡張書式の設定からルビを利用すれば、振り仮名を設定できることはご存知だと思います。
ただし、この振り仮名。時と場合によって、振り仮名の位置を通常表示される文字の上ではなく、下に表示できないものか？って思ったことはありませんでしょうか？　今回ご紹介する方法をこの振り仮名を文字の下に表示するための設定方法です。

1）Alt+F9　と押して、フィールドコードを一旦表示させます

2）振り仮名の振ってある部分のフィールドコードをみていただくと、"￥UP"と表示されているところがあるはずです。こちらを、Downを意味する、"\do"に変更します

3）Alt+F9　と押して、フィールドコードを非表示に戻します

ご覧いただければわかるように、もともと文字の上に表示されていた振り仮名は、文字の下にきちんと表示されるようになったはずです。

アイコンが無くなった？

これから紹介するものは、Wordに限らずExcelでも同様。Officeの商品に比較的共通して言えるものでもありますが、とりあえずWordを一例に...
ファイル、編集、表示...　とならぶメニューバー。いつもあったはずの項目がいつの間にか消えてしまった。さらには、新規作成や印刷などのアイコンが並んでいる書式設定ツールバーにいつもあったはずのアイコンが無いような場合、以下のような手順で修復します。
1）ツール＞ユーザー設定　とクリックして"ユーザー設定"ダイアログを開く
2）ツールバーの場合、所定のツールバーを選択して、"リセット"ボタンをクリック
3）"ツールバーのリセット"というダイアログが出て、Normal.dotというテンプレートファイルへの上書き確認がでるので、"OK"をクリック
4）後は、ユーザー設定ダイアログを　"閉じる"ボタンで閉じる
仮に、メニューバーなどの場合には、メニューバーを選択してリセットでもOKです。またコマンドタブを開くと標準の状態ではメニュー項目の中でも、表示されていないさまざまな項目が"分類"から項目を選択して、"コマンド"のところをスクロールすると結構あります。頻繁に利用する物は、コマンドのところから該当のものをツールバーにドラッグ＆ドロップしてあげることで追加する事が可能です。

Wordのオプションスイッチ

Wordのトラブルシューティングの一つとして利用されるのがコマンドラインスイッチ。以前にも、"音声認識データを保存するのに十分なあき領域がないため...."と言うエラーが出たときに、Ctrlキーを押しながら、Wordのショートカットアイコンをクリックして、Safeモード起動をする方法を取り上げたことがありましたが、このSafeモード起動も、コマンドラインから行うこともできます。

様々なトラブルが発生したときに、こうして起動の際にスイッチを指定して、動作に一定の制限を加えて対処していくんですね...

＜代表的なスイッチ＞
/a : アドインと全文対象テンプレートを読み込まずに起動
/safe : Office　Safeモードで起動

他にも色々あります。詳細は以下のページを参考にしてみてください。

http://support.microsoft.com/kb/210565/ja

それから、Wordのトラブルシューティングのもう一つとして"Support.dot"というテンプレートファイルを利用する方法なんてあったりします。これも覚えておくと便利でしょうね。

http://support.microsoft.com/kb/820919/ja

＊この機能はWordの機能を全部インストールしてこないと導入されないものなので、上記サイトにもあるように指定の場所に見つからない場合にはOfficeのCDを用意して読み込んでいただく必要があります。