2013年12月21日

宛名を印刷しようとしたらおかしな文字が印刷されてしまった

年賀状シーズン。WordとExcelで宛名作成などされていらっしゃる方も多いと思います。前回、Office2013RTのケースで取り上げましたが、引き続きもう一度年賀状ネタを取り上げさせていただきました。

まずは以下の画像をご覧ください。

20131221-2.jpg20131221-3.jpg

Word2003+Excel2003にて、宛名印刷ウィザードを利用して宛名作成の設定をした画面です。

特に問題なくきれいに表示されていますね。すでにご存知の方も多いかと思いますが、この宛名印刷の出来上がったものは、単純に言えば、テキストボックスにフィールドコードが挿入されているものです。
はがき作成のアドインを利用して作成されるものです。右側のものは、Alt+F9にて、フィールドコードを表示させた例です。実態はこんな感じなんですね。

さてそれはおいておいて、先ほども書きましたが、このフィールドコードの表示/非表示についても、Alt+F9 で切り替えられることはすでにご存知だと思います。
あるいは
ツール>オプション>表示タブ と開くと、"表示項目" のところにある "フィールド" にチェックが入っていると表示されてしまいますので、こちらのチェックをはずしても同様に表示されなくなります。

20131221-4.jpg

さてこうしてフィールドコードが表示されなくなったのに、つまり画面ではきちんと名前が表示されているのに、いざ印刷しようとすると名前や住所ではなく、フィールドコードが印刷されてしまうこともあります。

これは、同じくオプションの設定で、"同時に印刷する項目" として、"フィールドコード" にチェックが入ってしまっているケースです。

先ほどと同じように、
ツール>オプション>印刷タブ と開いて、 "同時に印刷する項目" のところを確認していただき、"フィールドコード" にチェックが入っていないか確認して、もし入っていたらチェックをはずしてOKで閉じてください。

20131221-5.jpgWord2003の例

なお、Word2007など他のバージョンの場合には、
ファイル>オプション として、 Wordのオプションダイアログを開きます(Word2007の場合には、Officeボタンからオプションを開きます)。
左ペインの "詳細設定" をクリックして、右ペインの "印刷" のところにあります。
参考までに、以下がWord2007/2010/2013の各例です。

20131221-6.jpgWord2007の例
20131221-7.jpgWord2010の例
20131221-8.jpgWord2013の例

Wordのオプションのダイアログを開けば今回の設定はみんな同じ所にありますので特に問題ないと思いますが、今回取り上げたようにフィールドコードが印刷されてしまうようなケースの場合には一度確認してみてください。

<追加情報>
フィールドコードの一部は隠し文字として扱われるため、オプション画面の印刷のところで、"隠し文字" にチェックが入っていると、フィールドコードが印刷されてしまいます。こちらも注意が必要ですね。
Word 文書を保護する
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2013年12月17日

WordとExcelで年賀状を作成する時には注意が必要 Part2

前回、Office Home & Business 2013RTのWord2013RTでは、はがき作成ウィザードが利用できないことをご紹介しました。

WordとExcelで年賀状を作成する時には注意が必要 Part1

ウィザードは確かに利用できませんが、例えば昨年、ウィザードで作成したExcelのデータと、Wordのデータは、そのまま利用できます。

20131217-1.jpg

要するにウィザードで自動的にやるような設定に制限がかかっているだけで、できあがったものについては、基本的にフィールドコードで差し込み印刷が利用されているだけなので、Word2013RTでも問題ないってことですね。

また、仮に過去にはがき作成ウィザードで利用したWordデータがあれば、フィールドコードを削除して、その枠組みだけを利用して、改めてExcelなどで作成した住所録データを利用して差し込み印刷にて、住所録などを指定してフィールドを挿入すれば、きちんとはがきに印刷もできるようになります。

20131217-2.jpg20131217-3.jpg

ただし、普通にフィールド挿入しただけでは、住所などで利用した数値などは、漢数字になりません。せっかく縦書きですから、漢数字にと言う場合には、以下の手順で調整する必要があります。

1) Alt + F9 としてフィールドコードを表示させます
2) 下記の例では、"住所1" というフィールドがありますので、このあとを、半角のスペースを入れたあとに、"¥v" を付け加えます
3) Alt + F9 で再度フィールドコードを非表示に戻せば、きちんと漢数字になっているはずです

年賀状シーズンまっただ中。はがきのデザイン面については、新規作成画面からオンラインテンプレートを検索すると、年賀状用のサンプルもありますから、こちらもご利用頂けます。絵とのイラストなどもインターネットで検索すると無料で利用できるイラストや写真がたくさんありますから、そうしたもので代用が可能です。

20131217-4.jpg

ぜひ、すばらしい年賀状を作成してみて下さい。

<参照>
フィールド コード : MergeField (フィールドの差し込み) フィールド
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2013年09月10日

検索プロバイダーを変更する【WD2013】

検索プロバイダーといっても、今回ご紹介するのはWord上におけるものです。

海外のサイトですが、面白そうなTIPがありましたので、日本語版の Word2013 にて確認してみました。
このTIP自体は、OutlookのTIP例として紹介されておりましたが、Wordでも同様に設定が反映されますので、こちらでは、Wordの例としてご紹介させて頂きます。
当然、この設定変更により、Outlook2013のメッセージ文面のキーワードを右クリックして表示される検索プロバイダーも変更されます。

20130910-1.jpg

上記のキャプチャー画像のように、Word2013では、キーワードをドラッグして右クリックすると表示されるメニューの中に、"Bingで検索" という項目があって、直接ネットを経由してBingで検索することが可能になっています。

Bingを普段からご利用の場合には、これでも全く問題ないのですが、普段からよく利用するのは、Googleだし...とか、Yahooの方を使うので... という方向けにこの設定を他の検索プロバイダーに変更してしまう設定についてのご紹介です。

レジストリ操作は必要になりますが、さほど難しくないので、ご興味のある方はぜひお試しください。

今回、この検証に利用したPCは、Windows8.1Preview & Word2013 という環境です。

1) Windowsキー + R にて、ファイル名を指定して実行ダイアログを表示し、"regedit" と入力し、レジストリエディターを起動します

2) 次に、
HKEY_CURRENT_USER¥Software¥Microsoft¥Office¥15.0¥Common¥General
とたどっていきます

3) 右ペインの中で右クリックし、新規>文字列 とし、"SearchProviderName" という名称のキーを作成します
20130910-2.jpg

4) 次にこれを開いて、"値" の所に、変更したいプロバイダーの名前を入れますが、今回は、"Google" としてみました
20130910-3.jpg

5) 次に再度 3) の時と同様に右クリックし、新規>文字列 とし、"SearchProviderURI" という名称のキーを作成します
20130910-4.jpg

6) 次にこれを開いて、"値" の所に、変更したいプロバイダーのURLを入れますが、今回はGoogleなので、"http://www.google.co.jp/search?q=" と入力します

7) あとはOKで閉じて、Wordを開き、キーワードをドラッグした上で右クリックして確認してみてください。Bing検索から、ご指定の検索プロバイダーに変更されており、きちんとクリックすると検索サイトに飛ぶはずです
20130910-5.jpg

また元に戻したい場合には、今回追加した、"SearchProviderName" と "SearchProviderURI" というキーを削除すれば元通りに戻ります。

Wordがまた一つ便利になりますね...

9/10 19:31 更新
おっと、MSのサポートページにもありましたね。追加でリンクを貼らせてもらいました。

<参照>
Change the Search Provider in Office 2013/Outlook Tips
Word 2013 で、既定の検索エンジンを構成する方法
posted by クリック at 17:25| 東京 ☀| Comment(0) | TrackBack(0) | Word | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

Wordを終了する毎にNoral.dotの書き換え確認の画面がでる

Wordを終了しようとすると、"全文書対象の Normal.dot テンプレートに影響する変更が行われています。変更を保存しますか?" というメッセージがでてきて、どうしたらいいのか? という相談がありました。

時々うける相談です。こんな時よくわからずに、でててもかまわず上書きなどしてしまうケースが多いんでしょうね。それで、Normal.dotやNormal.dotmファイルが書き換わってしまって、次回からおかしなフォーマットで立ち上がってしまうなんていうこともよくあること。

単純にオプション設定のみで改善するケースもあります。もちろん以下のサイトにもありますが、かなり細かいところまで設定を確認したり、調査する必要がある場合もあります。

1) Wordのオプション設定を確認する
2) アドインの競合がないか確認する
3) マクロウィルスなどに感染していないかチェックする
といった点。

まずはこの表示がでること自体がおかしいので、そこから見直す必要があります。こうした症状が発生した場合にはご確認ください。

以下のサイトには、Word2010やWord2013のオプションについてはありませんが、Word2007の場合と同じです。

<参照>
Word を終了するたびに全文書対象のテンプレート Normal.dot または Normal.dotm への変更を保存するかどうかを確認するメッセージが表示される
posted by クリック at 15:19| 東京 ☀| Comment(0) | TrackBack(0) | Word | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2013年08月23日

文章にルビを振ったときの行間を調整する

Wordを利用してルビを振った場合、当然、ルビを振った部分の行間はルビの分広がることになります。

さて当然すべての行にルビが振られているようなケースを除けば、ほとんどの場合、行によって行間が、まちまちになってしまい、文章の見栄えが今ひとつとなってしまいます。

そんな時に行間を調整するわけですが、今回Microsoft Communityの中で、Microsoft MVP for Word の生田さんが回答されていた方法で、こんな方法もあったんだ... と改めて勉強させてもらったので、備忘録として取り上げさせて頂きました。

おそらく一般的には、行間を調整するということになると、

1) 段落の行間を調整する
2) フィールドコードによってオフセットを調整する

ということになるのでしょうけど、この場合、全体の見栄えを調整しながら微調整する必要があります。とは言っても、文章全体を選択して、段落のダイアログを開いて、行間を固定値にして、間隔を調整する...それだけのことではありますが...。フィールドコードによる方法では、フリガナに設定されたコードを調整していくことになります。

<よく利用される例>
ルビを設定した行だけ行間が広くなってしまう
Word 2010で不揃いな行間の間隔を揃える方法/NEC

さて、そこでMVPの生田さんがご紹介されていた方法...

1) 文章全体をバランスよく調整するため、文章全体を選択します
2) 書式>段落 と開いて、"体裁" タブ を開きます
3) "文字幅と間隔" のところにある "文字の配置" のところを、
通常は、"自動"になっているところを、"下揃え" に変更
4) 後はOKでダイアログを閉じます

さて実際に上記手順に従って検証してみます。

今回の検証環境は以下の通りです。

ページサイズ:A4
行数だけを指定:40行(字送り10.5pt)
行数:36行(行送り18pt)
フォントサイズ:10.5ポイント
フォント:MS明朝
フリガナ設定時
 配置:均等割り付け2
 フォント:MS明朝
 フォントサイズ:5pt
 オフセット値:1

1) Wordのサンプルテキストが入力された画面です。今回利用したのは、Word2010の場合ですが、基本的には他のバージョンでも一緒です
2) フォントサイズ 10.5ポイント/フォント MS明朝 一部の "文章全体"にルビを振ります。
3) 横書きは比較的わかりずらいのですが、それでも行間は微妙に変わっています。今回はさらに、縦書きでも確認してみます。このまま縦書きに文字方向を変更し、用紙の向きを縦に変更してみました
4) 文字方向を縦書きにすると、ご覧のように、横書き以上に行間が広がってしまうことがおわかり頂けると思います

20130822-1.jpg20130822-2.jpg

調整する前の例が上記の通りのような感じです。ご覧頂けるとわかるように、ふりがなを振った行は、ふりがな、オフセット値も指定してたため行間が広がってしまいます。

さてそこで調整です。

20130822-3.jpg

1) Ctrl+A などにより、文章全体を選択
2) ダイアログボックス表示ツールから、段落ダイアログを表示
3) 体裁タブをひらいて、"文字の配置" を "下揃え" に設定

20130822-4.jpg20130822-5.jpg

縦書き、横書きとも違和感なく行間が調整されていることがおわかり頂けるかと思います。

ただし条件によっては、この下揃えではうまくいかないこともあります。今回、フリガナを設定する際にオフセット値(フリガナと文字との間隔)を、"1" で行ってみました。"0"でも問題はありませんでしたが、"2" になると行間が広がってしまい、これだけでは調整が無理でした。行送りなどとも関連してくるので、フォントサイズが大きくなったり、オフセット値が大きくなれば、行送りも大きくしないと、これだけでは調整がうまくいきません。
何でも "下揃え" だけで出来るものでもないのですが、その場合には、行送りを大きめに調整したり、従来通り、段落の行間を固定に設定して、間隔を調整する...という方法で調整していくことになります。

しかし、この "下揃え" の設定だけで簡単に調整ができてしまうのは、覚えておくと便利ですね。下揃えの設定でうまくいかなくても、せいぜいページ設定ダイアログを開いて、行送りを調整してあげれば調整はできてしまうのですから。

<参照>
ルビを振るとその右側の行間が空いてしまうのですが、どうしたら直るでしょうか
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2013年08月21日

縦書きで入力した際、一部の文字が縦書きにならない

既に色々なところで取り上げられておりましたが、備忘録として本サイトでも取り上げさせて頂きました。

Windows8の環境下において、Wordやワードパッドなどのアプリケーションで縦書き入力した場合、三点リーダー(…)などの一部の文字が、正しく縦書きにならないことがあるようです。

この症状、Wordで発生しているからと言って、Word側の問題ではないようで、MSのサポートサイトによると、"Windows 8 の文字列描画ルーチンの変更により発生"(サポートサイトより引用)するもののようです。

以下にあるようにWindows8の修正プログラムをインストールすることで改善するようですので、本症状に該当される方は是非修正プログラムをインストールしてみてください。

<参照>
Windows 8 で、一部の文字の縦書きが正しく処理されない
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2013年07月25日

原稿用紙設定でフォントサイズを調整したい

原稿用紙設定は便利なのですが、ちょっと文字が小さい。おまけに、フォントサイズなどが変更できないような仕様になっています。
決まった枠組みの中にきれいに配置するためには致し方ないところもあるとも思いますが、過去にも、Word2007やWord2010でもとりあげましたが、今回Word2013で確認してみました。
20130725-10.jpg
結果、従来通り、アドインを無効にすることでフォントサイズなどの設定が可能になります。

1) ファイル>オプション と開いて、Wordのオプションダイアログを表示
20130725-11.jpg
2) アドインを選択して、"COMアドイン" の "設定" ボタンをクリック
3) "使用できるアドイン" のところにある "Microsoft Word原稿用紙アドイン" のチェックを外してOKで閉じます
20130725-12.jpg

こうすると、フォントサイズの変更や、拡張書式などが利用可能になります。

ただし、フォントサイズなどあまり大きくしすぎると、枠を超えてしまったりずれが発生したりするケースもあります。この場合、手動で細かく段落などの調整も必要になったりするので、設定が逆に面倒になってしまいますからご注意下さい。

原稿用紙設定でフォントサイズが変更できない【WD2007/2010】
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2013年07月12日

範囲選択をする際、段落記号まで選択されてしまう

Wordで文章を作成。その見出しなどに均等割り付けをかけようと、タイトルをドラッグして均等割り付けをしてみたら、その行いっぱいに文字が広がってしまった...
といったご経験お持ちの方、いらっしゃいませんか? 私もいやというほど経験しました....

20130712-1.jpg20130712-2.jpg

さてそんな時みなさんはどうされていますか?

マウス操作で、シフトキーを押しながら選択範囲を調整したり、ツールバーのボタンではなく、メニューからたどって設定してみたりといろいろお試しになっていらっしゃるのかもしれません。

もちろんそれでもいいのですが、このように段落記号が自動的に選択されてしまうのには、そうした設定が有効になっているからというのをご存知でしょうか?

今回、Word2010を例に取り上げてみましたが、それ以前のバージョンでも同様です。もちろんオプションダイアログを開くところまでは、多少やり方がバージョンによって異なります。

さてその設定ですが以下の部分になります。

20130712-3.jpg

1) ファイル>オプション と開いて、Wordのオプションダイアログを表示させます
2) "詳細設定" にある "編集オプション" の中にある "段落の選択範囲を自動的に調整する" の部分をチェックを外してオフにします
3) あとはOKで閉じて編集画面に戻ります

以上で設定完了。

どうもうまくマウス操作で範囲選択ができないという方、一度この設定を解除してお試しください。
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2013年06月29日

Wordでサンプル文書を入力する

何か操作の説明などをする際、サンプルデータが必要って時に、文書を入力するのって結構な手間です。

勝手に何かコピーしてペーストしてもいいんですが、使う場所によっては著作権などのからみもあって利用できないケースもあったりする。かといって、長文を思いつくままに入力するなどというのは結構大変です。

そんな時に利用できるのが、Wordのサンプルテキスト。
例、
=rand(5,10)
と入れると、サンプルテキストが入力できます。上記の例で言えば、10行のテキストを含む段落が、5つ分挿入される形になります。

20130629.jpg

私もこのWebページでWordの操作方法を説明する際、このサンプルテキストを入力して画面のキャプチャーをとったりしますが、この技、一太郎にはなかったりするので、なにかほしいな?という時には非常に重宝です。
"rand.old()" とか "lorem()" などというのもあったんですね。

バージョンを問わず利用できる機能なので覚えておくと便利ですね。

<参照>
サンプル テキストを Word の文書に挿入する方法
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2013年06月05日

差し込み印刷を利用して外部データとリンクさせたWordデータを開く時、"この文書を開くと、次のSQLコマンドが実行されます"と表示される

Wordを利用して、Excelなどの外部データを利用した差し込み印刷を指定した文書データを開く際、"この文書を開くと、次のSQLコマンドが実行されます" といったエラーメッセージが表示されます。
これ自体は仕様で、以下の参照先のサポートページにもありますが、"差し込み印刷のセキュリティを強化する"ために追加されたものです。
20130605-1.jpg
Word2002/2003/2007/2010/2013ともに同様で、OfficeXP SP3で初めて導入された機能です。

これらを非表示にすることも可能ですが、この場合レジストリの操作が必要になります。
Word2002 SP3〜Word2007については、以下の参照先にある通りなので、ここでは、Word2010/Word2013の例を提示させて頂きます。

Word2010
1) Windowsキー+Rにて、ファイル名を指定して実行ダイアログを表示、"regedit" と入力し、レジストリエディタを起動
2) HKEY_CURRENT_USER>Software>Microsoft>Office>14.0>Word>Options
とたどります
3) 編集>新規>DWORD(32ビット) 値 とクリック
4) 右側の新しい値を右クリック>名前の変更 として、"SQLSecurityCheck" に変更
5) そして、SQLSecurityCheckをダブルクリックして開きます
6) 16進数を選択し、値に "00000000" を入力
7) [OK]をクリック
8) レジストリエディタを終了
9) PCを再起動

Word2013
20130605-2.jpg
1) Windowsキー+Rにて、ファイル名を指定して実行ダイアログを表示、"regedit" と入力し、レジストリエディタを起動
2) HKEY_CURRENT_USER>Software>Microsoft>Office>15.0>Word>Options
とたどります
3) 編集>新規>DWORD(32ビット) 値 とクリック
4) 右側の新しい値を右クリック>名前の変更 として、"SQLSecurityCheck" に変更
5) そして、SQLSecurityCheckをダブルクリックして開きます
6) 16進数を選択し、値に "00000000" を入力
7) [OK]をクリック
8) レジストリエディタを終了
9) PCを再起動

要するに、バージョンの所がちょこっと違うだけですが、操作方法としては一緒な訳です。

ただし、くれぐれもこの機能は "悪意のあるユーザーが作成した SQL クエリによって、ユーザーがアクセス可能なデータが盗まれたり破壊されたりするおそれがあります"(以下のサポートページより引用) といったことを避けるために追加された機能なので、無効にするとこのチェックが行われないため、ご自身で作成されたデータであって問題ないとわかっているものしか利用されない場合には問題も少ないと思いますが、この設定の変更には注意が必要です。

<参照>
データ ファイルにリンクしている Word 差し込み印刷のメイン文書を開くと "この文書を開くと、次の SQL コマンドが実行されます" というメッセージが表示される
posted by クリック at 11:49| 東京 ☀| Comment(0) | TrackBack(0) | Word | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2013年05月10日

スペースの大きさが微妙に異なる【WD2007】

Word2007において、編集記号を表示させてみると、全角のスペースが入っているはずなのに微妙にスペースの大きさが見た目変わっていることがあります。

20130510-1.jpg20130510-2.jpg

今回、200%にズームアップして確認してみましたが、画面をある程度拡大すると、ほぼ問題なくきちんと表示されるようですが、ズームアップ/ズームダウンすると微妙にスペースの大きさが変わっているのことが再現されます。

さてこのような場合には、以下の設定をして頂くと改善されます。
20130510-3.jpg
1) Officeボタン>Wordのオプション と開きます
2) 左ペインにある"詳細設定"をクリック
3) 右ペインにある"表示"という項目の所にある"読みやすさよりもレイアウトを優先して、文字の配置を最適化する"にチェックを入れ、OKでダイアログを終了します

20130510-4.jpg

こうすることでスペースはきちんと表示されるようになります。
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2013年05月09日

Word2013でファイルを開くと "互換モード" と表示される

Word2003やWord2010で作成されたファイルを、Word2013で開くことは可能です。
ただし、Word2013で、以前のバージョンのWordで作成されたファイルを開いた場合、タイトルバーの所には、ファイル名+"互換モード" という表示になります。

これは、Word2013からみると、Wordのファイルには、

・Word2013で作成されたファイル 拡張子:docx
・Word2010で作成されたファイル 拡張子:docx
・Word2007で作成されたファイル 拡張子:docx
・Word97-2003で作成されたファイル 拡張子:doc

の4種類が存在するため、Word2013で作成されたファイル以外は、すべて"互換モード"になるからです。
当然これは、その前のバージョンでもある、Word2010についても同様のことが言えます。

以前のバージョンの Word で作成された文書を Word 2010 で開く

さて当然のことながら、Word2013から搭載された新機能が、Word2010までの形式のファイルでは利用できないわけですからこういう表示になるわけですが、この"互換モード"という表示が煩わしいと思われている方もいらっしゃるかもしれませんね。

以前のバージョンの Word で作成された文書を Word 2013 で開く

20130508-1.jpg20130508-2.jpg

この場合、

ファイル>情報>変換 として、Word2013形式に変換するか、
新ためてWord2013形式のファイルとして保存し直してあげる必要があります。

さて既存の文書であれば当然なのですが、新規文書を開いたときにもこういった "互換モード" とついてしまう場合があります。
例えば、Office2013とOffice2010などの旧バージョンを併用してご使用のようなケース。Word起動時に読み込まれるNormal.dotmファイルが、Word2010用のものなのか?Word2013用のものなのか?によって、新規作成文書であっても"互換モード"とつく場合とつかない場合が発生します。

以下のAnswersの回答の中でもありますが、Wordが起動時にNormal.dotmというテンプレートファイルを更新しているために発生するもののようです。

<参照>
2013 互換モードについて/Microsoft Answers
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2013年04月19日

Wordで縦書きに設定、見開き表示した際に、ページが逆になってしまう(3)

これまでに何度か取り上げたWordにおける縦書きのレイアウト問題。
今回は、Word2013のケースで取り上げますが、操作方法は若干違いがありますが、Word2000でも、Word2002でも、さらにWord2003でも一緒です。

今回、さらにフィードバックを兼ねて調べていると、新たな問題点も見つかりましたので、その対処法ということで、取り上げさせていただきました。

<縦書きレイアウトの変更方法>
20130419-1.jpg
通常は縦書きにすると、上記の様に左側が1ページ目、右側が2ページ目になります。
20130419-2.jpg20130419-3.jpg
Wordのオプションダイアログを開いて、まずは言語を表示し、アラビア語などを追加します。
一旦再起動してから、同様にWordのオプションダイアログを開いて、詳細設定のところから、文書の表示のところを右から左に変更します。
20130419-4.jpg
こうすることで上記の様にレイアウトが変更されます。

上記で取り上げた方法で、正常に縦書きにした時に、右から左に読み進められるようになりますが、ここで今度は、追加した言語を削除してみます。

20130419-5.jpg

文字方向の調整を元に戻さずに、言語設定を削除すると、以下のように、文字方向の設定が反映したままの状態で言語のみ削除され、縦書きの場合には問題はありませんが、今度は横書き文書を作成した際に、この文字方向の設定が残ったままになるため、横書きレイアウトの文書を、閲覧モードや複数ページ表示にしたときに右から左になったままとなるため、閲覧する上で不自由になります。

ですので、言語設定が残っていれば必要に応じて文字方向を調整できますが、削除する場合には、文字方向は元に戻してから削除していただくことをお勧めいたします。

<参照>
Wordで縦書きに設定、見開き表示した際に、ページが逆になってしまう
Wordで縦書きに設定、見開き表示した際に、ページが逆になってしまう(2)
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2013年04月05日

Word2007で保存しようとすると、環境変数の設定を見直すように表示される

Word2007 で文章を保存しようとすると「作業ファイルを作成できません。環境変数 TEMP の設定を確認してください」となって保存できないことがあります。
今回遭遇したケースも、実際にPCを確認してみると、参照させて頂いたMicrosoft Answersの中にもありましたが、メッセージにあるように環境変数を確認しても、問題なし。

結果的にIEのデータの保存先を一旦別の場所に変更。その後再度また元の場所に戻したところ、正常に動作して、保存できるようになりました。
参照させていただいたMicrosoftAnswersの回答の中に、Office 2007とInternet Explorer 7.0の密接な関係へのリンクがありましたが、まさにこのとおり。
それにしても、Wordで発生しているエラーが、IEのキャッシュの保存先と関連してくるとは予想外の展開でした...

さて具体的な、IEの一時ファイルの保存先の変更手順としては、
1) コントロールパネル から、 インターネットオプションを開きます
* IEを起動して、ツール>インターネットオプション と開いてもOKです
2) 閲覧の履歴にある "設定"をクリックして開きます
3) フォルダの移動をクリックして、一時的に別の場所を指定します
4) OKで閉じ、PCを再起動
5) 再起動後再度、1)から3) 迄の操作をして、再度元の場所に変更します。
* 元に戻す場合には、元がどのような設定になっていたか?もちろんOSによっても異なりますので、
変更する前にきちんとメモしておくことをおすすめいたします。

参考までに手元のPCで確認したところ、特にご自身で設定を変更していない場合には、デフォルトの保存先は以下のとおりでした。

・WindowsXPの場合だと、
c:¥Document and Settings¥(ログインユーザー名)¥Local Settings¥Temporary Internet Files¥
・WindowsVista/7/8の場合だと、
c:¥Users¥(ログインユーザー名)¥AppData¥Local¥Microsoft¥Windows¥Temporary Internet Files¥
となっておりました。

<参照>
Word を起動しようとすると、「作業ファイルを作成できません。環境変数 TEMP の設定を確認してください」というメッセージが出て文書の保存ができません。
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2013年04月02日

Word2013なら、PDFファイルも開いて編集が可能に!


Office2013になって、WordもExcelも様々な新機能が追加されています。
今回は、Wordのそうした新機能の中でPDFの編集機能について取り上げてみました。

Word2007からは、以下の様なアドインを追加することで、PDF形式に書き出す機能が追加されておりましたが、この逆になるPDFファイルを編集する機能はありませんでした。

2007 Microsoft Office プログラム用 Microsoft PDF/XPS 保存アドイン

そして今回、Word2013になって、PDFファイルをWord形式に変換して読み込む機能(PDFリフロー機能)が追加されたました。
PDFファイルをワープロで編集するなんて、そんなケースはそうそうないだろう? と思われる方も多いかもしれませんが、意外とサポートの仕事をしていると、このご相談も多かったりします。
でも今までなら、テキストをコピーしてWordに貼り付けてとか、専用のPDF編集ソフトを購入しないと難しですよといった案内に終始していました。こうしたことが標準機能でまかなえる様になったのは便利なことですね。

編集できるメリットとしては...

・過去に作成して配布用にPDF化した文書データの再利用が可能になる
・各種申請フォームなどPDFで配布されているデータを直接読み込んで、入力が可能になる
など

いくつか確認した限りでは、PDF化される前の元データが画像だったりする場合には、Wordで開いてもあくまでも画像データが張り付いた状態で表示されるようです。
・テキスト表組の文書--->PDF化----> Wordで再編集:
 通常のテキストと表組で表示されました。
・同じものをJPEG画像化して、Wordに貼り付けたもの---> PDF化---> Wordで再編集:
 あくまでも、Word文書に画像が貼りついた形で再現されます。つまり自動的に表組やテキストを認識してテキスト化してくれるものではありませんでした。

具体的な操作方法ですが、
1) Wordを起動します
2) ファイル>開く として、PDFファイルの場所を指定
3) データを選択して開きます
20130402-1.jpg
4) 上記のような"PDFから編集可能なWord文書に変換します〜"といったダイアログが表示されます
5) OKをクリックするとWordが起動して表示されます
20130402-2.jpg
6) ただし、保護されたビューで表示されますので、右上の、"編集を有効にする"をクリックします
20130402-3.jpg

さてこの機能、やはり今回のWord2013から追加された新機能でもあるせいか?
やはり多少不安定な部分もあります。
今後バージョンが進むにつれて改善していくものと思いますが、何でも問題なく開ける訳でもなく、実際の所、画像データが多かったりするとレイアウトが崩れてしまったり、あるいは開こうとしても"問題が発生しました"となって開けないこともあるようです。

もっとも、今回のこの機能。MicrosoftのTechnet Blogによれば、"レイアウトの再現度が多少下がったとしても PDF ファイルを Word ファイルと同様に扱える編集可能な状態に戻すこと"(2012/7/30のWordTeamのTechNet Blogより引用)にポイントを置いているようなので、そういった面では、その目的は十分に達成されているのかな?といった感じですね。

<参照>
ワード 2007 やエクセル 2007 のファイルを PDF 形式に変換するには?
Word 2013 の新機能
Word 2013 のお知らせ
Office 2013 の新機能
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2013年03月26日

オンライン画像の挿入にSkyDriveがない

Wordに限ったことではあませんが、今回は、Word2013の例として取り上げさせていただきました。
Offie2013から挿入タブに "オンライン画像" という項目が増えています。
さてこのオンライン画像をクリックすると、以下の画面にあるように、SkyDriveという項目があります。

20130325.jpg

ただしこれが表示されない例もあります。表示されない場合には、以下のようなダイアログが表示されます。

これはMicrosoftアカウントでサインインしていないためで、Windows8では、例えばローカルアカウントサインインしているようなケースの場合にあり得るわけです。もちろんWindows7でOffice2013をご利用になっている場合にもありうるわけですね。

20130325-1.jpg

Officeを起動した段階で、Microsoftアカウントサインインしていない場合には、画面右上に "サインイン" がありますので、こちらをクリックしてサインインしてください。
その後、オンライン画像を開けば、きちんと表示されるようになります。

<参照>
オンラインの画像を挿入しよう
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2012年10月26日

Windows8RP版用のセットアップ用USBメモリの作成

すでに大勢の方がお試しだと思うのですが、今回自分でも作成することにしたので備忘録として取り上げることにしました。

<ツールのダウンロード>
とりあえず、universal-USB-Installer-1.8.9.9.exe とか、ツール自体はマイクロソフトで配布しているものもあるようですが、今回はMicrosoftStoreで配布されているもので行いました。

Windows 7 USB/DVD download tool

Windows 8 Release Preview(RP)をUSBからインストール

上記のサイトからツールをダウンロード。そして実行というわけですが、このプログラムを実行する上で、今回私が試したWindowsXPなどの場合には、あらかじめ、IMAPIv2.0 のインストールを求められることがあります。未導入の場合には事前に導入しておいてください。
さらに、これらのプログラムをダウンロードしようとすると、検証でエラーになることもあるかもしれませんので、その場合には前回取り上げた記事を参照してください。
ダウンロードセンターからプログラムをダウロードしようとすると正規Windowsの検証を求められるが、続行を押してもエラーになる

さて、このプログラム自体はダブルクリックして画面に従って進めばインストールは完了します。また、当然ですがWindows8のインストール用のISOイメージは事前にダウンロードしておきます。

<USBインストールディスクの作成>
1) Step 1 of 4: Choose ISO file
ここで、Windows8のISOファイルの場所を "Browse" をクリックして指定します。今回はデスクトップ上に保存した、Windows8RP32ビット版を利用します
20121026-1.jpg

2) Step 2 of 4: Choose media type
ここで、USBメモリなのか? DVDなのかを指定します。今回は "USB device" をクリックしてすすみます
20121026-2.jpg

3) Step 3 of 4: Insert USB device
ここで、インストールするUSBメモリの場所を指定します。今回はJドライブに指定しています
準備ができたら、"Begin copying" をクリックします
20121026-3.jpg

4) Step 4 of 4: Creating bootable USB device
USBメモリのフォーマットから始まって、作成が開始されます。後は完成まで待つだけ
20121026-4.jpg
20121026-5.jpg

さてUSBのインストールメモリができたら、これからが本番。
いざUSBブートしてWindows8のインストール開始です。

ちなみに、Universal-USB-Installer だと、Windows8に限らず、Linuxなどのインストール用USBメモリーが作成できます。

Universal USB Installer/Pendrivelinux.com

こちらについては、おまけとして。興味のある方のみ。
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2012年10月20日

大きなファイルをメールで送るには(2)
 〜写真の添付 "フォトギャラリー" の活用

前回は、プロバイダー各社のサービス内容について触れましたが、今回からは実際に大きなファイルをメールに添付する方法について見ていきます。

Windows Essentials2012(またはWindows Live Essentials2011)には、フォトギャラリー(Windows Liveフォトギャラリー)が付属されています。
特にWindows Liveメール(2011/2012)を既定のメーラーとして使っている場合で、Microsoftアカウント
を持っていない場合には、Windowsのエクスプローラーの機能では、添付したい画像を圧縮して添付ファイルとして送信することができませんので、フォトギャラリーから操作をする必要があります。

"フォトギャラリー" がどんなソフトなのか?については、詳細は、以下の参照のところで紹介しているマイクロソフトのリンク先をご覧いただくとして、簡単に言えば 画像を管理するソフト です。
ですから、フォトギャラリーで表示される画像がそのソフトの専用の特殊な場所に保存されていると言うわけではなく、あくまでも、ピクチャーなどに保存されているものをフォトギャラリーで管理していると言う状況に過ぎません。
20121019-1.jpg
上記の画像でもわかるように、右ペインに表示されている場所(ピクチャやビデオフォルダ)に保存されている画像データが、左ペインに撮影日ごとなどに整理されて表示されています。

さて、それでは具体的に、その操作方法を見ていくことにしましょう。

<フォトギャラリーを利用して画像を添付する>

1) フォトギャラリーを起動。添付したい画像を選択します
20121019-2.jpg
2) ホームタブの "共有" にある "フォトメール" から "写真を添付ファイルとして送信(A)" をクリックします
3) 添付に際して画像を圧縮するためのダイアログが表示。以下の様に "中" であれば、6枚添付した場合の添付ファイルの合計サイズが表示されます
20121019-3.jpg
4) ちょっとでも解像度の高いものを送りたい、あるいは枚数もさほどないのであれば、"中" とあるところの▼をクリックして、"大" などに変更します
20121019-4.jpg
5) そして、"添付" をクリックします
6) 自動的に所定のサイズに圧縮され、その後Windows Liveメールが起動し、メッセージ作成画面が表示されます。ご覧いただければおわかりいただけるように、画像データは圧縮されたサイズで添付されているかたちになります
20121019-5.jpg
7) 後は、宛先と、件名、文面を入力して送信するだけ。わざわざ1つ1つの画像を加工してから添付する必要もありません

<Windows Liveメール以外のメールソフトが既定のメーラーになっている場合>

1) ライブラリからピクチャを開きます
20121019-6.jpg
2) 添付したい画像を選択し、右クリックから、送る>メール受信者 とクリック
20121019-7.jpg
3) フォトギャラリーの時と同様、圧縮するためのダイアログが表示されますので、サイズを選択して "添付" をクリックします
20121019-8.jpg
4) 画像が圧縮され、メッセージ作成画面に、添付ファイルがついた形でメッセージ作成画面が起動してきます
20121019-9.jpg
5) 後は、宛先と、件名、文面を入力して送信するだけ。わざわざ1つ1つの画像を加工してから添付する必要もありませんと言った具合です。

もちろん、Windowsの機能を利用しないで、画像加工ソフトを利用して自分で加工してから添付する場合には、各メールソフトのメッセージ作成画面を出して、ドラッグ&ドロップしたり添付ファイルを挿入したりという方法で送ればいいだけ。
この場合にはオリジナルの画像をあやまって上書き保存しないように注意して加工してください。

次回はこれでも送れない場合の対処法をご紹介いたします。


<参照>
フォト ギャラリーとは何ですか?
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2012年10月12日

Wordで縦書きに設定、見開き表示した際に、ページが逆になってしまう(2)

以前にも取り上げましたが、Wordで文書を作成、レイアウトを縦書きに設定し、さらに見開き表示にした場合、Wordの場合、左右が逆になってしまうという件をご紹介いたしました。

Word2003、Word2007、Word2010 と前回はご紹介しましたが、今回同様の件をWord2013Previewで確認してみました。
20121012-1.jpg
結果から言えば、現在配布されているWord2013Previewでも、やはり従来通りアラビア語を追加しないと表示が改善されないという状況に変わりありませんでした。
見開き程度ならともかく、複数ページ表示にして、3ページ表示させると左から右にページが移動していくのはやはり見づらいですよね...
20121012-2.jpg

さてそこで今回もWord2013での設定方法について一通りご紹介します。

1) ファイル>オプション と開いて、"Wordのオプション"画面を表示させます

2) 左ペインの "言語" をクリックし、右ペインの "編集言語の選択" のところの、"他の編集言語を追加" をクリックします
20121012-3.jpg

3) アラビア語を追加します。とりあえずレイアウトだけ利用するので右から左へのレイアウトが選択できればいいだけなのでアラビア語であればどれでもかまいません

4) 設定後、設定をOKで保存してWordを終了します

5) ファイル>オプション と開いて、"Wordのオプション"画面を再度表示させます

6) 左ペインの "詳細設定" を選択し、右ペインでは、"構成内容の表示" のところの最後の方にある "文書の表示" というところに "右から左" と言う項目がありますので、設定を変更します
20121012-4.jpg

7) OKで閉じていただくと、レイアウトが以下の様に変更されます
20121012-5.jpg

日本語を扱う上でのことで、地域特性の問題と言うことになりますが、引き続き今後に期待したいところです。

<参照>
Wordで縦書きに設定、見開き表示した際に、ページが逆になってしまう
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2012年09月10日

リボンの最小化

いつものようにWordの画面を開いたらリボンの表示がおかしくなった。
ホームとか、ページレイアウトという見出しはあっても、いつも見慣れたいろいろなツールがない。
20120910-1.jpg20120910-0.jpg
Office2007以降採用されたリボンインターフェース。普段はリボンの下に各種ツールが表示されている状態でご使用であっても、時と場合によっては、こうしたツールは隠しておいて少しでも文書作成スペースを広く表示させた方が便利なこともあります。
そんなときに利用するのが、リボンの最小化というボタン。Officeのバージョンによって、その表示なども異なりますが、ショートカットキーによる操作などは、一貫して同じです。
画面がおかしいかな?と思ったら、設定を変更してみてください。

設定(切り替え)方法
1) 各種リボン名のところでダブルクリックする
2) 最小化ボタンによる操作
3) Ctrl + F1 キーによる切り替え
といった3つの方法があります。

<Word2007の場合>
20120910-5.jpg
この当時はまだ、リボンのところには最小化ボタンはありませんでした。クイック起動ツールバーのところから呼び出して切り替えます。もちろん、ダブルクリックによる切り替え、Ctrl+F1による切り替えもできます。

<Word2010の場合>
20120910-2.jpg
画面左隅に、アイコンがあってこちらから切り替えられます。もちろん、ダブルクリックによる切り替え、Ctrl+F1による切り替えもできます。

<Word2013Previewの場合>
20120910-3.jpg20120910-4.jpg
Word2013Preview版の場合、リボンを隠す場合には、"リボンの固定解除"。そしてリボンを表示させる場合には、いずれかの項目をクリックして右端に表示される、ピンのマーク "リボンの固定" をクリックします。他のバージョンと同様に、いずれかの項目をダブルクリックするか、Ctrl+F1 での切り替えも可能です。

これらの設定。Wordに限ったことではなく、ExcelやPowerPointなどでも一緒です。是非確認してみてください。
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2012年08月15日

起動時のテンプレート選択画面を表示させない【WD2013PR】

Office2013のPreview版が配布されてご利用になっている方も多いかと思います。
Word2013を起動して最初に気がつく点。
20120814-1.jpg
これまでなら、Wordを起動するとすぐに白紙のテンプレートファイルを読み込んで文書作画面成(白紙画面)が出てきたのに、起動時にどんなテンプレートを利用するか?といった、テンプレートの選択画面が表示されるようになりました。

もちろんこれは設定を変更することで、スキップすることが可能です。
20120814-2.jpg
1) 一端、"白紙の文書" でも選択して、Wordを起動
2) ファイル>オプション と開いて、"Wordのオプション"ダイアログを表示します
3) 基本設定>起動時の設定 と開いて "このアプリケーションの起動時にスタート画面を表示する" のチェックを外します

以上で、Word起動時には、従来通り白紙の文書が表示されるようになります。
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2012年06月25日

GL01PというポケットWifiアダプタで、ネットワークプリンターの設定がうまくいかない

最近では手軽さからユーザーが増えつつあるMibile Wifiアダプタ。E-mobileのGL01P〜 といったものなどの端末をご家庭でご利用の方も多いようです。
家庭内で、利用するにあたって、無線LAN対応のプリンターをこうしたポケットWifiアダプタを経由して利用できるようにしようと設定したものの、どうしてもうまくいかないことがあります。
これは、端末側の機能で、"プライバシーセパレータ" という無線機器間同士の通信を制限する機能が要因になっていることがあります。これが有効になっていると、PCとプリンター間(無線のクライアント機器間)の通信が制限されて無線LAN経由でのプリンターの設定がうまくいきません。当然セキュリティのことを考えると外出先などでご使用の場合は、こちらを有効にされた方がいいのですが、ご家庭内でご使用の場合、今回のようなケースのように設定を切り替える必要がでてくることもあります。

以下は、GL01Pの例です
1) 通常ブラウザを開いて、192.168.1.1 とアドレスを入力して、GL01Pの画面に接続。
2) 画面右側にあるログイン画面のところから、ユーザー名に"Admin" パスワードのところにも "Admin" と入れます(パスワードについては、設定を変更すればこの限りではありません。あくまでも初期値が、"Admin" ということに過ぎません)
3) Step2の項目に移動すると、画面下部に "プライバシーセパレータ" という項目がありますので、ここが、"有効" となっていたら、"無効" にします。

<参照>
Pocket WiFi LTE(GL01P)で無線LAN対応のプリンターを登録するには
無線パソコン同士の通信を禁止する(プライバシーセパレータ)/Buffalo
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2012年06月05日

同一文書内に一度に振り仮名を設定する【WD2007/2003】

前回、Word2010の例として、同一文書内に振り仮名を一度にふる際に必要な、"すべて適用" がクリックできないケースを取り上げました。

今回は、Word2007のケースとして、同一文書内に一度に振り仮名をふるための設定について取り上げさせていただきました。
* Word2003の場合も、同様です。

1) まずは、振り仮名をふる文字列を選択。今回もサンプルテキストで行っていますが、"文書全体" の部分をドラッグします
2) 拡張書式のルビをクリック。画像にあるように、"文書" と "全体" のように分割された場合には、"文字列全体" をクリックして、"文書全体" を一つの文字列にします
20120529-1.jpg20120529-2.jpg
3) その後、"すべて変更" をクリックします
4) "変更オプション" ダイアログが表示されますので、"次を検索" をクリックします
20120529-3.jpg
5) "ルビ設定の確認" ダイアログが表示されますので、"すべて設定" をクリック
20120529-4.jpg
6) 文書最後まで検索して、設定し置き換えが済んだという旨のダイアログが表示されます
20120529-5.jpg20120529-6.jpg
7) 最後にOKをクリックしてダイアログを閉じます
20120529-7.jpg
これで文書全体に適用されました。

今回、若干Word2010と過程が異なるのでご紹介させていただきました。
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2012年05月28日

振り仮名の設定の際、"すべてに適用" がクリックできない【WD2010】

20120528-1.jpgWord2010の場合、振り仮名をふる際、ルビのダイアログを開いたところで、単純に "OK" をするのではなく、"すべてに適用" をクリックすることで同一文書内のすべての同じ語句に対して同じ振り仮名が振られるようになります。

この機能を利用して振り仮名をいざふろうとしたものの、ここがクリックできない。
20120528-2.jpg20120528-3.jpg
そんな場合にはのよう上記のように、範囲指定した部分が分割されずに、1つの単語として振り仮名をふるようにすれば適用できるようになります。
適用後の手順は以下の通りです。

1) "すべて適用" をクリックすると、"ルビの変更確認" のダイアログが表示されます
20120528-4.jpg
2) "すべて変更" をクリックすると、文書内のすべての単語にルビがふられます。
20120528-5.jpg20120528-6.jpg

Word2007まででは、ダイアログの表示がちょっと異なりますが、こちらについてはまたの機会にご紹介させていたいただきます。
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2012年05月19日

印刷をクリックすると、データ以外に、文書名や日付などの入力されたデータも印刷される

Wordで文書を作成。いざ印刷してみると、入力したデータ以外にもう一枚余計に、ファイル名や作者名、日付などの入力されたデータシートのようなものが出力されしまう....
この余計にでてくるものですが、"文書情報" というもので、通常は以下の設定がされているときに印字されます。
ファイル>印刷>オプション と開いて、"同時に印刷される項目" のところの "文書情報" にチェックが入っていると印字されるものです。
通常はオフ(チェックが入っていない状態)のはずですが、仮に入ってしまっていたら不要であればチェックをはずして、OKで閉じてあげれば印字されなくなります。

なお、Word2010の場合には、
ファイル>オプション>表示>印刷オプション と開くと、"文書のプロパティを印刷する" という項目がありますので、こちらのチェックをはずします。

<参照>
文書情報をいっしょに印刷する(Word 2003)
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2012年05月04日

差し込み印刷で挿入した住所の数字が漢数字にならない【WD2010】

Excelを利用して住所録を作成。この住所録を利用してWordの差し込み印刷の機能を利用して封筒のあて名印刷を試したところ、住所の丁目や番地などが漢数字にならない。

はがき印刷ではウィザードの際に漢数字に変更するかどうか設定するところがありますが直接封筒などに差し込み印刷を利用して、フィールドを挿入した場合これだけでは漢数字にはなりません。
20120504-1.jpg20120504-2.jpg
通常差し込み印刷された差し込みフィールドは、フィールドコードという機能を利用してデータをもとになるExcelなどから取り込んでいます。なので、そんな場合に必要になってくるのが "フィールドコード" による編集。では具体的にどこをどうすればいいのか、見ていくことにしましょう。


1) Excelで作成された住所録のデータ。丁目や番地は半角の数字で入力されています。全角であればアラビア数字のままですが一応縦にきれいに並びますが、半角の数字は、そのまま差し込みフィールドを指定しただけでは、御覧のように半角の数字が横になったままの状態できれいに並びません

2) さてこの状態で、"Alt"キー + F9キー を押します。
* この操作で、フィールドコードの、表示・非表示の切り替えが可能です
20120504-3.jpg
3) ご覧いただければおわかりいただけるように、住所や氏名などのところには、実際にはフィールドコードという機能により、Excelファイルからデータを読み込んでいることがわかります

4) 今回問題となっているのが、住所1とか、住所2の部分。通常、{MERGEFIELD 住所1} のようにコードが挿入されています。ここの部分を以下のように、オプションキーを挿入してコードを書き換えます。
20120504-4.jpg
変更前: {MERGEFIELD 住所1}
変更後: {MERGEFIELD 住所1 ¥v}

つまり、"住所1"の後ろでクリックして、半角のスペースを入れたら、半角で "¥v" と入力します

5) 変更が終わったら、再度、"Alt"キー + F9キー を押してフィールドコードを非表示にします
6) この段階では、まだ表示は変わっていないと思いますので、"差し込み文書" タブにある "結果のプレビュー" ボタンをクリックして一旦非表示にしてから再度表示してみていただければ、正しく漢数字に置き換わったことが確認できます
20120504-5.jpg
今回利用した "¥v"というオプションキーは、実際フィールドコードの挿入画面からたどって、オプションキーのところまで行けばどんなものか?簡単な説明も表示されます。今回利用したものは、"縦書き用に文字の変換を要求" とあるのがお分かりいただけると思います。
20120504-6.jpg20120504-7.JPG
今回取り上げたフィールドコード。Wordのヘルプなどから、"フィールドコード" とキーワードを入れて検索すると、以下のようにいろいろ出てきます。これ以外にも様々なキーがヘルプからも参照できますので、お時間のある時にぜひ一度ご覧ください。
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2012年04月18日

よく表示されるJavaAutoUpdateの画面。Javaは必ずUpdateしないといけないの?

PCを利用していると頻繁にでてくるのが、JavaAutoUpdateやAdobe製品のUpdateを促すウィンドウ。
思わず "じゃまだな?" って思ってしまうかもしれませんが、以下のITmediaで紹介されている例でもわかりますが、ウィルス感染の主要因ともいえるのが、このJavaやAdobe製品の更新忘れとなると、そうとも言ってられません。

またJavaを削除するとJavaを利用したアプリケーションは使えないし、当然Javaを利用したWebサイトもまともに利用できなくなるのが現実。
なのでセキュリティ的にもこうしたUpdateは、面倒くさがらずに、必ず行っていただきたいところです。

Updateは手動でやるから、毎度毎度通知してもらいたくないという方は、"Java Updateとは何ですか" のところで紹介されているようにコントロールパネルから、Javaを開くと、Updateを自動的にチェックするかどうかのところをOffにすることで、Updateを促す画面は表示されないようになります。ただし、手動で定期的にUpdateをしないとリスクもそれなりに大きいので注意が必要です。

<参照>
Java Update とは何ですか
Javaの脆弱性を利用した偽セキュリティソフトが急増中
Windowsのウイルス感染、主因はJavaやAdobe製品の更新忘れ
Java ランタイムをインストールする方法(Mac OS X 10.7 Lion)
Java Runtime Environment(JRE)のセキュリティに関する問題(Windows 版 Creative Suite 5)
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2012年02月07日

文書パーツオーガナイザーを開いて、どれをクリックしても空白のページが表示される【WD2010】

Word2010の文書パーツオーガナイザーを開いて、各パーツをクリックしてもプレビューに何も表示されなくなってしまうことがあります。

正常に表示されている例表示されなくなってしまった例

上記画像の左が本来の状況で、右が表示されなくなってしまった例です。

この場合以下の部分の設定を変更することできちんと表示されるようになります。

Wordのオプションダイアログ

1) ファイル>オプション>詳細設定 と開いて、Wordのオプションダイアログを開きます
2) "構成内容の表示" の "描画オブジェクトとテキストボックスを画面に表示する(D)" の
チェックボックスがオフになっていたら、チェックを入れてオンにします
3) あとは、ダイアログをOKで閉じて完了。

もう一度文書パーツオーガナイザーを開いて確認してみましょう。今度はちゃんと表示されるようになっているはずです。




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2012年01月29日

Word2010の新機能/変更された機能/削除された機能

たまたま、以前取り上げた、"Word2007の新機能/変更された機能/削除された機能" のリンク先が変わってたので変更したついでに、今更ですが、同様にWord2010の新機能/変更された機能/削除された機能について取り上げることにいたしました。

内容の詳細は以下のサイトをご参照頂くとして、あまり気がついていらっしゃらない方もいるのかもしれませんが、旧形式(互換モード)にも2つの種類があるんですね...

-- Wordで文書を開いたときのモード --
Word 2010
Word 2007 互換モード
Word 97-2003 互換モード


<参照>
Word2010での変更点
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2012年01月25日

ページ間余白の表示と非表示

いままでWordを開くと、ルーラーと文字入力する部分の間に上の余白(ページ間余白)が見えていたのに、何か?操作をあやまったのか、いつの間にか表示されなくなってしまった...

非表示にした例(Word2003)正常な状態

よくあることで、ルーラーと用紙上部の間にマウスをポイントしてダブルクリックすれば通常通り表示されるようになるんですが、オプションダイアログを開いて設定を変更するための方法について、備忘録として取り上げました。

<Word2003の場合>
ツール>オプション>表示タブ>"印刷レイアウト表示とWebレイアウト表示のオプション" とひらいて、"ページ間の余白(印刷レイアウト表示)"

<Word2010の場合>
ファイル>オプション>表示>"ページ表示オプション" の "印刷レイアウト表示でページ間の余白を表示する"

いざ探すとどこだったかな?と探すのに手惑いましたので...


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2012年01月19日

Wordで縦書きに設定、見開き表示した際に、ページが逆になってしまう

これは、2ページを見開きで表示させた場合に、Wordの場合通常は、左側に1ページ、右側に2ページが表示されます。横書きであれば特別問題はありませんが、これが縦書きにした場合、右から左へ流れるように表示されるわけではなく、左側の1ページ目の次に、右側の2ページ目を右から読むというちょっと不便な状況になります。

一太郎2010の例Word2003の例
(上記のように一太郎の場合には、縦書きにすると右から左に流れるようになりますが、Wordの場合には、バージョンを問わず、あくまでも1ページ目が左で、2ページ目が右になります)

横書き文化といってしまえば、それで終わりですが、日本では縦書きも多用されるもの。今後のバージョンアップで改善されることを期待して、取り急ぎその対処法を確認してみました。

Wordのバージョンによって、操作方法が多少異なりますが、Word2003でも、Word2007でも、当然Word2010でも設定の変更は可能です。

Office2003の言語設定画面Word2003のオプションダイアログ
設定後の画面

1) Word2003(WindowsXP)の場合
a. スタート>すべてのプログラム>Microsoft Office>Microsoft Officeツール>Microsoft Office2003言語設定 と開きます
b. 使用できる言語(通常は、英語と日本語が登録されています)に、アラビア語(制限つきサポート)を追加します
*アラビア語は通常右から左に横書きしていきますので、その設定を利用させていただきます。特別アラビア語の入力は使いませんので、この特性に伴う機能を利用させていただくだけです
c. その後Wordを起動。ツール>オプション と開くと、"コンプレックススクリプト" という項目が加わっていますので、"コンプレックススクリプト"タブ を開いて、"全般" にある "文書の表示" のところを、"右から左" に変更します
d. あとはOKで閉じれば、右から左に移動できるようになります。

2) Word2007の場合
a. スタート>すべてのプログラム>Microsoft Office>Microsoft Officeツール>Microsoft Office2007言語設定 と開きます
b. 使用できる言語(通常は、英語と日本語が登録されています)に、アラビア語(制限つきサポート)を追加します
c. Wordを起動し、Officeボタン>Wordのオプション>詳細設定 と開いて、"校正内容の表示" を表示させます
d. "文書の表示" のところを、 "右から左" に変更しOKで閉じます

Word2010のオプションダイアログ画面1Word2010のオプションダイアログ画面2
Word2010の設定後のサンプル

3) Word2010の場合
a. Wordを起動、ファイル>オプション>言語 と開きます
b. "他の編集言語を追加" をクリックして、アラビア語(アラブ首長国連合)などをクリックして、"追加" をクリック
c. 編集言語の選択の枠内に、"アラビア語"が追加されます
 * ここで特別、"キーボードレイアウト"を有効にする必要もありませんし、また校正のところが、"インストールされていない" となっていても問題ありません
d. 一旦OKとして、Wordを再起動
e. 再度、ファイル>オプション>詳細設定 と開いて、"校正内容の表示" を表示させます
f. "文書の表示" のところを、 "右から左" に変更しOKで閉じます


この切り替えの設定ですが、アラビア語を導入し、方向を変更。その状態(右から左に設定したままの状態)で、導入したときと同じ手順で、逆にアラビア語を削除すると、右から左に移動する設定が有効になったままの状態で切り替えができなくなってしまいます。
横書きでのご利用が多いのであれば、導入したアラビア語は削除せずに残しておいて、随時設定を変更してご利用になる方が便利だと思います。

一太郎の場合こんな操作をしなくても、普通に縦書きにすると、右から左へ流れる形になるので、Wordでも、今後こうした地域特性がしっかり反映されることを期待したいですね...
次のバージョンに期待...

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2012年01月02日

WordのアウトラインをPowerPointに落とし込みたい

Word2003であれば、ファイル>送信>Microsoft Office PowerPoint
とやることで、PowerPointへアウトラインのデータを送ることが可能でした。Word2007/Word2010には、"送信"にはメニューがなく、また送信に追加することもできないようになっていました。そこで以下の手順でコマンドを追加します。

<Word2007の場合>

Word2007の画面Word2007のクイックアクセスツールバーのカスタマイズ画面
コマンドが追加された画面

1) クイックアクセスツールバーで右クリック>クイックアクセスツールバーのカスタマイズ設定を開きます
2) "コマンドの種類" を "リボンにないコマンド" に変更
3) "Microsoft Power Pointに送信" を選択
4) メニューには追加できないので、クイックアクセスツールバーに追加します

<Word2010の場合>

Word2010の画面リボンに追加する画面
ホームタブに追加された画面

1) クイックアクセスツールバーで右クリック>リボンのユーザー設定
2) "コマンドの種類" を "リボンにないコマンド" に変更
3) "Microsoft Power Pointに送信" を選択します
4) 右側の "メインタブ" のところでは、コマンドを挿入しておきたいタブを選択して、
"新しいグループ" を追加します
グループ名はお好きなものに変更してください。(もちろん変更しないでも可)
5) "追加"ボタンをクリックして、作成したグループに先ほど選択した、"Microsoft Power Pointに送信" を追加します
6) OK で閉じます

こうすれば、追加したタブ内に、新しいグループが追加されて、そこに "Microsoft PowerPointに送信" というメニューが追加されます。グループ名については、"新しいグループ"など追加されたグループ名を選択して、下部にある "名前の変更" にて変更が可能です。


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2011年12月26日

年賀状に設定した背景の印刷結果が異なる

Word2010に限ったことではなく、Word2003でも、Word2007でも同様の症状になります。
年賀状シーズンでもありますので、Wordでせっかく背景にきれいなグラデーションを設定して年賀状を印刷してみたら、画面と印刷結果が異なってしまったという場合の対処法をご紹介いたします。

年賀状サンプル印刷プレビューの画面
Document Image Writerでの出力例OneNoteでの出力例

今回試しに作成した年賀状。背景の機能を利用して背景にグラデーションを設定。
Wordの画面上は2色のグラデーションが設定されていますが、印刷プレビューの段階では同じですが、それを、Document Image Writerや、OneNoteなどに出力してみると出力結果が異なることがわかります。今回実際に印刷はしてませんが、これだけ変わってきてしまいました。


1) なぜ画面と異なる結果で印刷されてしまうのか

[WD2003] 塗りつぶし効果を設定した背景が期待通りに印刷されない

理由としては上記サイトで紹介されているとおりです。要するにもともと、"背景"という機能は、"背景は主に Web ブラウザで使用され、より魅力的な Web ページを作成することができます" とあるように、Webページの背景用に用意された機能。"グラデーション、パターン、図、およびテクスチャは、並べて繰り返し表示することにより、ページ全体に表示されます" とあるように、Webで背景を設定する時と同じような構造なので "背景で設定したグラデーションが、並べて繰り返された状態で印刷されます" ということになり、印字結果が違ってきてしまう様です。

2) どうやってきれいなグラデーションを配置するか

矩形ツールを利用して、はがきサイズの四角形を作成。そこで塗りつぶし効果を利用して背景に設定すれば、画面通りに印字されるようになります。
最初に紹介したサポートページにもありますがこうして作成された四角の図形を、"ヘッダーとフッター領域に設定する" または "透かしを設定する" 方法の他、他のオブジェクトよりも背面に配置すれば問題はありません。

実際に最初にご紹介したものをもとに、再度四角形を作成してグラデーションを設定。背面に設定して作成してみました。

図形ツールを利用した例印刷プレビューの画面
Document Image Writerでも正常に出力されていますOneNoteでも正常です

以上の画像でもわかるように、今回は、Document Image Writerで書き出した場合も、OneNoteに書き出した場合も、元のデータと同じように出力されています。

ということで、背景を設定したのに、背景がきれいに印刷されないという方は、上記の設定をお試しになってみてください。
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2011年12月22日

Word2010などではがき印刷ウィザードが起動しない

差し込み印刷を押してはがきを押しても、でてくるはずの"宛名面の作成" とか "文面の作成" といった項目も表示されず何も反応しない。そんな場合には、レジストリの内容を確認する必要がありそうです。

Word2010の画面はがき宛名面作成ウィザードが起動したところ

Word 2010 ではがき印刷ウイザードが起動されない

上記のMicrosoft Answersの中でも紹介されておりましたが、手元にある、Word2010(Windows7ですが...)でも確認してみました。

まずはアドオンの状態から。

アドオンの中にも見当たらない

ウィザードが正常に動作するものには、当然アドオンもちゃんとありましたが、動作しないもの、つまり以下で紹介するレジストリのデータがないものについては、当然アドオンの所にもそれらしきものは何も表示されておりません。

レジストリキーの登録がある例レジストリキーがない例

左がレジストリキーもあり、アドオンがちゃんと機能する場合のレジストリ。そして右が、はがき宛名印刷のウィザードなどが起動しない場合のもの。

ポイントになるのが、以下の3つのキーです。

WordBunreiWizard20.Connect
WordJPostcardWizard20.Connect
WordJRPostcardWizard20.Connect

確かに正常に動作するものだと、上記のレジストリキーが確認されました。
また試しにWord2003でも確認してみましたが、こちらの場合も同様の場所に、はがき宛名印刷関連のアドオンとして、

WordJBunreiWizard.Connect
WordJPostcardWizard.Connect
WordJPWL.Connect
WordJRPostcardWizard.Connect

といったキーが確認されました。

さてそこで試しに、上記サイトでも説明されていた3つのキー(Word2010の場合)を削除。すると、
当然ながらハガキ関連のアドオンはすべて表示されなくなってしまいました。

ちなみに上記のものは、
HKEY_CURRENT_USER>Software>Microsoft>Office>Word>AddIns
と開くとあります。

ということで、まずは上記のキーがレジストリにちゃんとあるかどうか確認してみてください。


さて本件の対処法ですが、以下のサイトにありますが、

1) 一旦、新しいユーザーアカウントを作成して、
そちらでWordを起動しハガキ作成のアドインが正常に動作することを確認
2) 正常に動作することを確認したら、上記で紹介したレジストリキーまで移動して、
Addinsを選択した上で、右クリックして上記のレジストリをデスクトップなどわかりやすい場所にエクスポート
3) エクスポートしたデータをUSBメモリなどにコピーするなどして、
不具合のでているユーザーの方に、コピー
4) レジストリのデータをダブルクリックして、追加します
5) 念のためレジストリエディタを起動して、ちゃんとレジストリにデータが追加されたかどうか確認してみてください

登録が完了したら、普通にWordを起動して、ハガキ作成が可能になるかどうかご確認ください。


<参照>
Word2007ではがき宛名印刷ウィザードが起動しない問題/デミブログ

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2011年09月16日

Word2010にスキャナーから画像を取り込む

Word2003まで、そしてWord2007、さらにWord2010とScannerからデータを取り込む方法が変わってきております。

バージョンごとに若干操作方法が異なりますので注意が必要です。



【 Word2003まで 】

挿入>図>スキャナまたはカメラから


【 Word2007 】

Word2007の画面(WindowsXP)

挿入>クリップアート>クリップの整理 とひらいて、Microsoftクリップオーガナイザを起動

ファイル>オーガナイザにクリップを追加>スキャナまたはカメラから



【 Word2010 】

Word2010(Windows7)の画面1Word2010(Windows7)の画面2Word2010(Windows7)の画面3
Word2010(Windows7)の画面4Word2010(Windows7)の画面5Word2010(Windows7)の画面6

Wordの画面上からは不可。手順としては上記の画像にあるとおりです。なおキャプチャーする際のデバイス名および、デバイス選択後の画面はご利用の機種によって異なりますのでご注意下さい。
(ここでは、Epson GT-F520を使用)

スタート>すべてのプログラム>Microsoft Office>MicrosoftOffice2010ツール>Microsoftクリップオーガナイザー とクリックして開く

ファイル>オーガナイザーにクリップを追加>スキャナーまたはカメラから

といった感じで、Word2003の時には挿入から直接できてたものが、Word2007になって、クリップオーガナイザを起動して読み込まなければいけなくなり、さらにWord2010からは、このクリップオーガナイザもWordの画面からは読み込めなくなり、スタートメニューからMicrosoft Office2010ツールにあるクリップオーガナイザを起動しなくてはいけなくなりました。

Word2010の場合には、ちょっとわかりづらいので、注意が必要ですね。

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2011年08月25日

段落罫線を引く

Wordを利用して段落罫線を手軽に引く方法についてご紹介いたします。

もしかしたらあまりよくわからないうちにすでにご利用になっている方もいらっしゃるかもしれませんね。


1)普通の段落罫線 "-" (ハイフン) : 全角・半角を問わず
2) 二重線の段落罫線 "="(イコール): 全角・半角を問わず
3) 太線の段落罫線 "_" (アンダースコア): 全角・半角を問わず
4) 波線の段落罫線 "~" (チルダ/Tilde) : 半角のみ

それぞれのキーを3回続けて入力しエンター。日本語入力の機能がOFFの状態であれば、一度エンターを押せば段落罫線になりますし、日本語入力の機能がONの場合には、2度エンターを押す(一度目のエンターは入力された文字を確定する意味になります)ことで段落罫線に変わります。

逆に段落罫線を削除する場合には、罫線の設定されている前後の段落をドラッグして選択した上で、Ctrl + Q、にて削除が可能です。

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2011年08月23日

原稿用紙設定で作成した文書にページ番号を追加したい【WD2010】

Word2007以降、原稿用紙設定を利用した場合、フォントサイズなどの書式設定や、各種拡張書式設定が使えないなどかなりいろいろな部分で制限がかかるようになっています。

Word2010で原稿用紙設定をしたところフォントサイズなどの指定ができません

その一例が書式設定。ただし、こちらについては以前このブログでも取り上げましたが、Microsoft Word原稿用紙アドイン を無効にすることで利用可能になります。

<以前取り上げた記事>
原稿用紙設定でフォントサイズが変更できない【WD2007/2010】

さて今回の話題は、"ページ番号" です。一度原稿用紙設定されたものに対して、あとからページ設定を追加したいというケース。

原稿用紙設定ダイアログヘッダー右上にページ番号が挿入されました


通常は、原稿用紙設定ダイアログを開いた時に、ヘッダー/フッターのところで設定してしまえば問題ありません。これが、一番確実ですし容易な方法です。

ページ番号を設定し忘れたケース

ただし、うっかりわすれて原稿用紙枠をつけてすでに文書を入力してしまった場合、一度原稿用紙設定されたものは、拡張書式やページ設定などのレイアウトにかかわる機能が利用できなくなるので、ご覧のようにページ番号の挿入がクリックできなくなります。

再度原稿用紙設定ダイアログを表示させたところフィールドコード表示に切り替えたところ

このような場合ですが、再度、ページレイアウトタブを開いて、"原稿用紙設定" をクリックします。最初にダイアログが表示されたときのように、原稿用紙設定のダイアログが表示されますので、ヘッダーまたはフッターの指定の場所に、ページ番号を指定し直します。ちなみに挿入後、Alt+F9にて、フィールドコードを表示させてみましたところ右のような感じでした。

もちろん、以前取り上げたように、Microsoft Word原稿用紙アドインを一時的に無効にしてヘッダーやフッターを利用できるようにしても可能ですが、この際注意しないといけないのは、この方法でやった場合、挿入タブから、ページ番号を入れると、原稿用紙枠が削除されてしまう点。つまりこの場合でも普通にはページ番号を挿入できないということです。

アドインを無効にしたりしてヘッダーに直接フィールドコードを設定しているところフィールドコードが挿入され、かつAlt+F9にてコードを表示しているところ

この場合には、ヘッダー/フッターの画面に入って、"クイックパーツ" から "フィールド" を挿入し、フィールドコードを直接挿入し、ページ番号を設定していきます。
MicrosftWord原稿用紙アドインが無効な状態
また互換モードで一端保存しても同様にヘッダー/フッターの操作ができるようになりますが、ページ番号挿入については先ほどと同様注意が必要です。
さらにMicrosoft Word原稿用紙アドインを無効にしても、その後ちゃんと設定を戻しておかないと、次にWordを開いたときに、ページレイアウトタブに "原稿用紙設定" がなくなってしまいますのでご注意下さい。


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2011年08月14日

ちょっと便利な "Ctrl + Space"

ショートカットキーにもいろいろありますが覚えておくと便利なショートカットキーの一つが、

Ctrlキー + Space キー 
の組み合わせ。

直前の段落の最後のところに様々な書式が設定されていた状態で改行したとする。すると通常、次の段落では、前の段落で設定された書式を引き継いでしまいます。がこの際、このショートカットキーを実行すると、この書式クリアすることができます。

何が便利か??
Word2003
の画面書式が次の段落に引き継がれてしまっている例

上記の例文のように、段落の最後の部分に例えば書式を設定してたとします。今回の場合は二重下線。フォントサイズでも何でもかまわないのですが、この状態で一番最後で段落を変えるためにエンターを押します。
そうすると、隣の例のように次の行の所には前段落の書式がそのまま引き継がれてしまいます。
書式を設定する前に、改行してから下線やフォントサイズなどの書式を設定すれば問題ないことですが、うっかり忘れることもあるでしょう。

そこでこのショートカットが有効になります。

エンターで段落を改行したら、"Ctrlキー + Spaceキー" を押す。そして文字入力すれば前段落で設定されていた書式をクリアできますので、普通に文字入力ができるようになります。

もちろん改行をする前に、前段落の一番最後の部分でカーソルが点滅している状況で、"Ctrl + Space" としても同様。予めエンターを押す前に、"Ctrl + Space" としても次の段落には書式が引き継がれないようになります。

他にも、エンターを押したあとに 編集>クリア>書式 としても同じこと。

いろいろありますが、 "Ctrl + Space"  は 覚えておくと便利な機能ですね...

* ちなみに、Excelで、"Ctrl + Space"  をするとアクティブセルのある列全体が選択されます。
Excelではちょっと機能は違いますね...

また、"Ctrl + Shift + Space" (改行をしないスペース)なんてのもあった。
これも覚えておくと便利な機能ですね。


<参照>
Word 2002、Word 2003、および Word 2007 でのキーボード ショートカットの一覧
faq][Word]『改行をしないスペース』(Ctrl + Shift + Spaceキー)とは
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2011年06月28日

Word2007/2010で数式の機能を使用する

Office2010での数式の機能について取り上げたばかりですが、Wordにおける数式について補足しておくことにします。
Office2007/2010では、タブから数式を選択して挿入できるようになっています。でも以前にあった、Microsoft Mathというソフトに匹敵するものはないのか?確認してみたところ、やはりありました。

Microsoft Math 3.0(マイクロソフト マス 3.0 )
Microsoft Word 2010のMath アドインが意外と熱い!

上記サイトでも紹介されていますが、当初よりWordに組み込まれている機能をさらに機能拡張した、Microsoft Math Word Add-in と言うのが配布されています。

Word および OneNote の Microsoft Mathematics Add-in
Word 2007 アドイン: Microsoft Math

これを利用することで、"Word 文書や OneNote ノートブックで、2 次元グラフおよび 3 次元グラフの作成、数値計算、等式または不等式の計算、代数式の簡約を簡単に行うことができます" と言うように大幅に機能拡張されます。

さらにChemistry Add-in for Wordと言うのもあるようです。

Chemistry Add-in for Word

機能拡張するためのアドイン。いろいろあるもんです。
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2011年06月16日

テキストボックス内の文字はカウントされるのか?

文字カウントのダイアログ備忘録として、Word2007で検証。文書を作成して、総文字数が何文字か?カウントするのに、校閲タブから、"文字カウント" と開くと、文字カウントのダイアログが表示され、ページ数、単語数、文字数(スペースを含めない)、文字数(スペースを含める)、段落数などといった情報が表示されます。
もちろんステータスバーを右クリックして、"ステータスバーのユーザー設定"を開き、"文字カウント" にチェックをいれてあげれば、ステータスバー上にも文字数が表示されるようになります。
テキストボックス挿入前。ちゃんと500文字と表示されています
さてここで今回の実験。画像データを挿入した場合、当然画像オブジェクトは文字じゃないのでカウントされないはずですが、ではテキストボックスはどういった扱いになるのか?ちゃんとカウントされるのか?それともカウントされないのか?
テキストボックス挿入後
やってみるのが一番。実際に挿入してみました。とりあえずわかりやすく、元の文書を500文字に設定したうえで、テキストボックスを挿入。そして文字をカウント...

ステータスバーの文字数表示も、500から547に...
ちゃんとステータスバーにも表示されています
さらに、テキストボックス内の文字をドラッグなどして選択すると、"文字数 47/547" というように総文字数のうち選択された部分の文字数もきちんと表示されます。

つまりはちゃんとテキストボックス内の文字数もカウントされているってことですね。

当たり前といえば当たり前で、くだらないことですが、ちょっとすっきりしました...
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2011年06月07日

無駄な改行を削除する

これは覚えておくと便利かも? というTIPが流れてきたメールに出ていたのでご紹介させて頂きます。
ちょくちょく参照させて頂いている日経BPが運営するPC Online。今回、目についたのは、Wordの無駄な改行を一気に整理してしまうと言う技。
確かに段落記号を一つずつ削除するのって短いものならともかく、長い文書となると一苦労です。検索と置換の機能を使用したTIP。知っておくと便利かもしれません。


では具体的にちょっとご紹介。実際の記事では、送られてきた電子メール(電子メールの場合細かく改行が入っているケースが多いと言う前提)をWordに貼り付けて余計な改行を削除していくという内容です。
電子メールに限ったことじゃなくって、検索・置換の使い方は普通にWordを使用する上でも役立つと思います。


特に、検索する際の文字列の指定のところで


^11 : 行区切り
^13 : 段区切り
* 実際には全て半角で入力します

のように指定することで、段区切りなのか?行区切りなのかを探し出すことができるんですね。


<参照>
メール本文から、余分な改行を削除する/PC Online
改行を削除する/PC Online

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2011年04月11日

Wordの添付ファイル開こうとすると"コンバータ MSWRD632.WPCを起動できません" というエラーが表示される

エラーダイアログ添付されてきたWordデータを開こうとすると "コンバータ MSWRD632.WPCを起動できません" とのメッセージ。Word2003で開こうとした、添付ファイルを再度確認しても、 "TEST.doc"(例)となっていて見た目には問題なさそう。
ファイルのプロパティ画面
ただし、プロパティを見ると "このファイルは他のコンピュータから取得したものです。このコンピュータを保護するため、このファイルへのアクセスはブロックされる可能性があります"
と見慣れないメッセージがでている。"ブロックの解除" をクリックして適用すればメッセージは消えるものの、相変わらず開けない。

今回のトラブルは以下のようなケースに発生するようです。

まず、"コンバータ MSWRD632.WPCを起動できません" という、このメッセージについては、

Windows XP、Windows 2000、および Windows Server 2003 用セキュリティ更新プログラム MS09-073: の説明: 2009 年 12 月 8 日/Microsoft

よりFix Itにて修正すれば表示されなくなります。
ファイル変換の画面
ただしエラーはでなくなったものの相変わらず肝心のファイルが開けない。

Fix It を導入する前にエラーメッセージがでて、OKをクリックする。こんなことを3度ほど試していたら、次に表示されたのが、エンコードの選択画面。ただしどれを選択してもまともに開けませんでした。ただちょっと気になったのが、エンコード画面のプレビューのところに表示されている "[Content_Types].xml" の表示。もしやこのファイルは、XML形式。つまりOffice2007以降で作成された物なんじゃないか?ってことでさらにネットを探してみたら以下のような"支店長にっき"というブログがありました。まさにこの通りのことが起きていたわけですね。

コンバータ MSWRD632.WPCを起動できません/支店長にっき

で早速実験。


<再現手順>
1) Word2007で文書データを作成。作成後拡張子のみ、DOCX から DOC に変更
* 拡張子を変更してもWord2007のはいっている環境では問題なく互換モードで起動し表示されました。
2) このファイルを、互換パックが導入されていないWord2003で開きます


こうすることで、今回のような症状が再現可能です。


ブログにもありましたし、実際に自分でやってみてわかりましたが、Word2007以降のDOCXファイルを拡張子のみDOCにした時、互換パックなども導入されていないWord2003で開こうとするとエラーになる。このファイルが自分で作成した物ならともかく他人からメールなどで送られてきた物だったりするとわからないわけですね...

さて肝心の解決策。

<解決策>
1) 互換パックの導入
Word/Excel/PowerPoint 用 Microsoft Office 互換機能パック/Microsoft

* 導入するだけでもダブルクリックにて開けるようになるようです。私が試したところでは、開けました

2) 拡張子の変更
拡張子を表示する設定に変更。その後、"〜.doc" という拡張子を、"〜.docx" と手作業で変更。もちろん、docxに変わった場合には互換パックが入っていないと見られません。
互換パックが入っていれば開けるわけですから、別に拡張子を直す必要もないのですが、はっきりさせておくという意味で拡張子は docx にしておけば、忘れた頃にまた同じことで悩む必要ななくなるかと思います...

ということで、いずれにせよまずは互換パックを導入する必要があるってことのようです。
互換パックのダウンロードを促すメッセージ
本来互換パックが必要な場合には導入を促すダイアログが表示されるはずです。但しこれは、拡張子が、Wordの場合で言えば、DOCX の場合。拡張子が、DOC に変わってたりすると、このダイアログもでずただ開けない状態になるだけのようですね。
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2011年03月11日

Wordで、Excelのように桁区切りのカンマを容易に設定したい

Excelでは、桁区切りスタイルのボタン "," をクリックすれば簡単に設定できますが、
通常Wordではそうした機能はありません。なので、普通なら

1) 例えば、日本語入力がONの状態で、"1000" と入力したら、変換キーを押して、
"1,000" と出てくるまで変換をする
2) 最初から、"1,000" と入力する

のいずれかの方法になると思いますが、それ以外にもこんな方法があります。

1) 検索と置換を利用する方法
"検索する文字列" の欄に "([0-9]{1,3})([0-9]{3,3})" と入力
そして、"置換後の文字列" の欄に "¥1,¥2" と入力
そして、検索をする... マクロばかりじゃないんですね。
詳細は以下の参照させて頂いた、"インストラクターのネタ帳" のHPをご参照ください

2) マクロを利用する
これについては、以下の "外国語と文書作成&翻訳の情報源" のHPにコードが照会されて
おりますので、ご参照ください。

マクロじゃないとだめか?って思ってましたが、意外に身近な"検索と置換"でできちゃったり
するもんなんですね

<参照>
半角数字に3桁区切りカンマを一括挿入する−([0-9]{1,3})([0-9]{3,3})・\1,\2:Word ワードの使い方-入力/編集/インストラクターのネタ帳
【Word】一括して数字に桁区切りを入れる/外国語と文書作成&翻訳の情報源

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2010年11月24日

個人情報の削除【WD2003】

Word2007やWord2010などでは、配布準備のところから、"ドキュメントの検査" という機能を利用することで、Wordなどで作成されたデータの中で作成者などといったドキュメントのプロパティや個人情報を削除することが可能になっていますが、Word2003ではどうか?

一応Word2003でも "保存時にファイルのプロパティから個人情報を削除する(R)" を設定することによって、プロパティに保存される個人情報を削除することができます。

ツール>オプション>セキュリティタブ と開いて、
"プライバシーオプション" を開いて、 "保存時にファイルのプロパティから個人情報を削除する(R)" にチェックを入れます。


<参照>
ファイルにある個人情報を削除したい!/Office Word 2003 文書作成テクニック

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2010年11月22日

上付き、下付きの設定

いつも参考にさせていただいているMOUGに、ちょっと便利なショートカットが紹介されてましたので、こちらでも紹介させていただくことにしました。
Wordを利用していて、上付きや、下付きの設定をする際、毎度毎度フォントダイアログを開いて設定するのも面倒なもの。そんな時にショートカットキーが使えればな?と思われた方も多いことでしょう。

そんな時に役立つのが以下のショートカットです。フォントのダイアログボックスを開くよりずいぶん作業が楽になりますよね。

Ctrl + Shift + ";"(れ) : 上付き
Ctrl + Shift +"−" (ほ) : 下付き

上付きを設定して、これを解除するには、下付きの設定をすることになります。
何も設定されていない状態で、下付きの設定をすれば下付きに、また元に戻すには、上付きの設定を行います。

もちろんフォント設定ダイアログを開いて設定するのでも一緒ですが、慣れればこちらの方が早いですね...
(Word2000〜Word2010のバージョンで同様に設定が可能です)


<参照>
上付き文字を簡単に入力する/MOUG
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2010年11月19日

Word2007の制限

"ファイルの最大サイズ文書全体テキストのみの 32 MB に制限されており" なんていうファイルサイズにも制限があったんですね...

これ以外にもWord2007の仕様上の制限って結構あります。また当然ながら、互換モードの場合でも多少異なるようです。詳細は以下のサイトをご参照ください。



<参照>
運用のパラメーターの制限とWordでの仕様
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2010年11月12日

図のトリミングツールが利用できない【WD2010】

Office2007以降、XML形式に対応した関係で、旧来のバージョンとの互換性を維持するための、"互換モード" といった保存方法が追加されました。あまり意識してませんでしたが、実際利用する上で注意した方がいい部分の、そんな事例がありましたので参考まで。
参考にさせていただいた、Microsoft Answersのところにもありますが、互換モードか? どうかがポイントになるようですね。なかなかわからないもんです。

Word2007からは、Wordのデータ形式は、XML形式にも対応した〜.docx という形式に変わっています。この形式だと当然従来のWordではデータの読み込みができないので、旧バージョンとの互換性を維持する意味でも、"互換モード"(Word97-2003形式)というものが選択できるようになっています。ですので、新しいWordで採用された機能などは、この互換モードで保存されたデータを扱う場合には対応しないため、制限がかかってくるってことみたいですね。

互換モードの画面 通常モード

ちなみに、互換モードで作成されたデータをWord2010で開いて、画像データを挿入すると、今回のタイトルにもある "図のトリミングツール" のところは上記左のような画面になります。通常は、右側の状態ですから、"図のトリミングツール" が利用できるようになっています。
下記のMSのサイト("以前のバージョンの Word で作成された文書を Word 2010 で開く")には、各モードで使用できる機能が紹介されています。



<参照>
「図ツール」トリミングツールが使えない/Microsoft Answers
以前のバージョンの Word で作成された文書を Word 2010 で開く
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2010年11月11日

印刷の住所録を指定する際にXLSXファイルが表示されない【WD2007】

年賀状シーズンもまもなく本番。WordやExcelを駆使して、年賀状にトライされている方も多いかもしれません。
Wordを使用して、その差し込み印刷の機能を利用して、Excelで作成された住所録ファイルを読み込んで使用しようとする場合、宛名印刷ウィザードの途中で、"他の住所録ファイルを差し込む"のところから、"参照"ボタンをクリックして、住所録ファイルを指定するわけですが、この際表示される "住所録ファイルを開く" ダイアログのところで、ファイルの種類の初期値が "すべての住所録ファイル(*.doc,*xls,*mdb,*mde,*pab,*txt)" となっているため、Excel2007で作成されたファイルでは、拡張子が*xlsxのため表示されません。

Word2007の画面Word2010の画面

もちろんこのファイルの種類を "すべてのファイル" に変更していただければきちんと選択可能になりますので、Excelファイルを指定する際には注意が必要です。


Word2010からは、docx、xlsx形式など、Office2007以降で作成されたファイルも既定値で読み込めるようになっています。


<参照>
複数の宛先のはがきを作成および印刷する【WD2007】

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2010年11月04日

カラーのTIFFイメージを作成する

Wordを利用していて、Wordの画面を画像データとして保存したい。Office2003以降をご利用であれば、Microsoft Office Document Image Writer を利用することで可能になります。このDocument Image Writer という機能はOffice2003以降についているもので、Wordのデータを、MDI形式あるいはTIFF形式に出力する機能を持っています。
詳細は、以下のMSのサイトをご参考ください。


Microsoft Office Document Imaging について


さて、この機能を利用して画像イメージに変換するわけですが、手順としては以下のとおりになります。
1) ファイル>印刷 として、印刷のダイアログを表示
2) プリンター名のところを、普段ご利用のプリンタから、"Microsoft Office Document Image Writer" へ変更
3) 変更後、プロパティをクリックして、詳細設定タブを表示
4) "出力形式"のところを、"TIFF:モノクロFAX" に変更し、OKで閉じて印刷をクリック
5) "名前をつけて保存"ダイアログが表示され、ファイル名とファイルの出力先(保存先)を指定し、OKで閉じます


というのが流れです。ただしここで問題があります。TIFF形式を選択するときに文字通り、"TIFF:モノクロFAX" とあるように
モノクロの画像データとして保存されることになります。モノクロで問題なければかまいませんが、画像やワードアートで作成したタイトル、図形や、フォントに色をつけているなど、カラードキュメントだったりした場合には問題ですね。
標準のこのままの機能では、カラーのTIFFには出力できません。なので、カラーで出力したい場合には、さらに以下の手順を踏むことになります。


<カラーのイメージデータで保存する>
1) ファイル>印刷 として、印刷のダイアログを表示
2) プリンター名のところを、普段ご利用のプリンタから、"Microsoft Office Document Image Writer" へ変更
3) 変更後、プロパティをクリックして、詳細設定タブを表示 っとここまでは先ほどと一緒です
4) 次にここではTIFFを選択せずに、"MDI:圧縮ドキュメント形式" の方を選択してます。"ドキュメント内でイメージを圧縮する"
については、必要に応じてチェックを入れてください。簡単なデータであってもかなりファイルサイズは縮小されると思います。
*ちなみに、今回画像データが一つ入った短い文書データで試したところ、
圧縮なし: 898kb  圧縮あり: 25kb
とかなりサイズに差が出ました。
5) その後OKで閉じて、印刷をクリック。あとは先ほどと同様にファイル名とファイルの出力先(保存先)を指定し、OKで閉じます
これで、まずMDI形式のファイルが作成されます
6) その後、このMDI形式のファイルをダブルクリックして、"Microsoft Office Document Imaging" を起動しデータを読み込み、表示させます
7) 続いて、 ファイル>名前をつけて保存 として、ファイル名、保存先をしているする際に、ファイルの種類を
MDI から TIFF にここで変更します
8) さらに、ファイル名の入力欄の脇にある、"オプション" をクリックして、"圧縮"タブを開きます
9) "TIFFカラー圧縮"のところの、"無損失圧縮 (LZW) を行う (ファイル サイズが大きくなりますが、他の TIFF ビューアとの互換性が高くなります)"にチェックを入れて、OKで閉じて、保存します


こうすることで、カラーのTIFFイメージとしてデータが保存されますので、あとはペイントなどで開いて、JPEGなどにも保存しなおすことも可能になります。


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2010年10月10日

Wordの文書データを開こうとすると "ダイアログ ボックスが開いているため、コマンドを実行できません。続行するには、[OK] をクリックしてから、すべてのダイアログ ボックスを閉じてください"というメッセージが表示される

これまでにも取り上げているかもしれませんが念のため、Word起動時のトラブルの具体例として取り上げさせていただきました。

今まで普通に利用できていたのに、ある時から、突然エラーが頻繁に出るようになる。
たとえば、

<新規に開く際>
"既存のファイルを開くことができません"


<既存ファイルを開く>
"ダイアログ ボックスが開いているため、コマンドを実行できません。続行するには、[OK] をクリックしてから、すべてのダイアログ ボックスを閉じてください。"

この場合、"OK" をクリックするとさらに、
"既存のファイルを開くことができません" と表示され、"OK" を押して初めて表示される

<終了時(閉じる)際>
"別のプロセスで利用中のファイルは保存できません。新しい名前でファイルを保存してください"

"キャンセル" で閉じようとすると

"全文書対象のNormalテンプレートに影響する変更が行われています。変更を保存しますか?"
と表示され、"いいえ" を押して初めて終了できる

といった症状。多くの場合、Normal.dot/Normal.dotm といった、テンプレートファイルの破損に起因することが多いようですので、一度参照させていただいた以下のサイトにもあるようにNormal.dot/Normal.dotm をリネームして、再構築することで改善するケースが多いようなので一度お試しになるといいかもしれません。

なお参考までに、Normal.dot/Normal.dotmテンプレートのファイルは以下の場所になります

WindowsXP
Cドライブ>Documents and Settings>(ユーザー名)>Application Data>Microsoft>Templates
WindowsVista/Windows7
Cドライブ>ユーザー>(ユーザー名)>AppData>Roaming>Microsoft>Templates


<参照>
Word 2010、Word 2007、Word 2003、または Word 2002 の起動時または使用時に発生する問題のトラブルシューティング方法
文書をダブルクリックして Word 2007 または Word 2003 で開くときに、"コマンドを実行できません" というエラー メッセージが表示される
Word 2007 または Word 2010 で破損した文書をトラブルシューティングする方法
文書をダブルクリックして Word 2007 または Word 2003 で開くときに、"コマンドを実行できません" というエラー メッセージが表示される
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