Office の基本操作 Vol.2026-05-1 差し込み印刷とフィールドコードの編集

領収書や見積書など、Word の差し込み印刷の機能は、ラベル印刷などに限ったことではなく幅広く利用できる機能です。

顧客情報や、その顧客との取引内容が Excel に保存されているとしたときに、そのExcelファイルから、Wordに差し込み印刷の機能を利用して、顧客名や販売価格などが自動で挿入されるように利用したい.... そんなニーズもあることでしょう。

　　

今回はそんな、Word の差し込み印刷について Office の基本操作 として取り上げてみました。

【Excelでは桁区切りのカンマがあるのに...】

Excelで管理している顧客情報には、見積価格や、請求価格などがきちんと表示されているのに、いざ Word に挿入してみると、桁区切りのカンマがない.... そんなことがあります。

Excelではちゃんと桁区切りスタイルが適用されているのでカンマがついているのに...と思われがちですが、Excelは、あくまでもそこに入力された数値のみ情報として認識しているだけで、そこに書式設定という機能を介して人の目には、桁区切りのカンマ付きのデータになっているだけ。

つまりデータ自体は、数字だけなわけです。

なので、これをWordに差し込み印刷で入れたとしても、Word側では単に差し込みフィールドを挿入しただけでは、桁区切り表示にならないわけです。

【Word 側で設定を変更する】

ならばどうするか？というと、Word の差し込みフィールドの設定を、フィールドコードを修正して表示形式を整えていく必要があります。

フィールドコードの編集に際し、事前に必要な個所に差し込みフィールドは挿入しておいてください。挿入された差し込みフィールドに対して次の手順で作業を行います。

1)　フィールドコードの表示：

上記の例では金額のところになりますが、ここで右クリックして　フィールドコードの表示・非表示 をクリックしてフィールドコード表示させます。

2)　フィールドコードの編集：

挿入されているフィールドコード名の後ろに、「￥# “#,##0”」を追加し、再度フィールドコードを非表示に戻します。

3)　フィールドコードの更新：

編集されたフィールドコードは、表示・非表示を再度クリックして非表示に戻しても、その編集内容は自動では反映されません。

　　

そこで、再度右クリックから、「フィール更新」を行う必要があります。

【フィールドコードの操作に関するショートカットキー】

今回、右クリックから表示・非表示の切り替えや、編集、更新などを行いましたが、当然ながらショートカットキーを利用した操作も可能です。

-- Word でフィールドコードを扱う時のショートカットキー：

操作内容	ショートカットキー	機能
すべてのフィールドコードの表示・非表示	Alt + F9	文書全体のフィールドコードの表示・非表示を一度に切り替えることができます。
選択されたフィールドのみの表示・非表示	Shift + F9	個別に手入力でコードを入力したり、編集したりする際に利用します。
新規に空のフィールドを挿入	Ctrl + F9	手入力でコードを最初から入力したい場合に利用します。
フィールドの更新	F9	フィールドコードを作成・編集 した後、反映させるために行います。

Word で、フィールドコードを扱う場合には上記のようなショートカットキーが利用できます。これは現在の Word でも有効です。

ただし、以前だいぶ前にこのブログでも「フィールドコードの 表示・非表示の切り替えができない！」とご紹介していますが、一部ご利用環境によっては、「Alt+F9」が正しく動作しないケースもあります。

これは他の機能がこのショートカットキーを使っているためで、Word の不具合ではありません。この場合、バッティングしているアプリ側の設定の変更をするか？　ショートカットキーはやめて右クリックから切り替えてご利用ください。

＜参照＞

・Word のフィールド コード一覧

・フィールド コード: MergeField フィールド