Publish to Web で情報を共有

PowerPoint の資料をもっと簡単にWebを通じて情報を共有したい... 

　

PowerPoint で作成された資料も、内部コメントやバージョン履歴、スピーカーノートなどがあったりと公開できる資料として完成に至るまで様々な作業を経ています。単に共有フォルダに保存してファイルを共有するだけだと、誤ってスピーカーノートまでを漏らしてしまったり、本来内部コメントとして記載されたはずの機密情報が漏れてしまったりといったトラブルがないように最後の最後まで気を遣う必要があります。

さてそうした作業を少しでも緩和してくれる機能が、今回ブログにて公開された「Publish to Web」という機能になります。

【「Publish to Web」で何が変わるのか？】

「Publish to Web」は、ワンクリックで “外部共有用に整った” ファイルを作成してくれる機能です。

では具体的にどんなことをやってくれるものなのか？

• 内部コメント、追跡変更、バージョン履歴、スピーカーノートなど 内部情報を完全に除去

• SharePoint に保存されたファイルから 閲覧専用リンク を生成

• 再公開（Republish） により、外部共有リンクは常に最新状態を反映

• 必要になったら 公開解除（Unpublish） で即アクセス停止

こういったことをワンクリックで実現してくれます。

【操作手順】

ブログにも順を追って説明がありますが、操作方法はシンプルです。

　　

1. Excel / PowerPoint（Web版）でファイルを開く
2. ファイル > 共有 > ウェブに公開 を選択
3. 「公開」ボタンを押してリンク生成
4. リンクをコピーして外部へ共有
5. 更新したら「再公開」、アクセス停止したい時は「公開解除」

※ファイルは SharePoint への保存が必須になります。

-- 想定される利用シナリオ：

• クライアント向けプレゼンを内部ノートなしで共有
• イントラネットに埋め込む研修資料を常に最新化
• 取締役会向けレポートの“見せたいタブだけ”を共有
• 法務レビュー後の最終アナウンス文書をクリーンに公開
• 提案書の共有後、契約破談時に即アクセス停止

【利用可能な環境】

今回ご紹介した「Publish to Web」という機能は、その公開用のデータを SharePoint に保存しておく必要があることから、法人向けの機能ということになります。

対象：Microsoft 365 Enterpriseライセンスを持つユーザー　さらに、データは SharePointに保存されている必要があります

対象製品：

• PowerPoint for the WebおよびExcelで利用可能
• またまもなくWord for the webでも利用可能になります

残念ながら、一般の方がご利用可能な機能ではないのですが、ご利用環境が整っている方は是非ご確認ください。

＜参照＞

・Publish to web delivers polished files externally with one click