Excel ファイルをブックまとめてPDF化する際にファイルが分割されてしまう

Excelのデータを、PDF ファイルに出力したい場合、

　　　

1. ファイル＞印刷　として、「Microsoft Print to PDF」 などの仮想プリンターを利用する
2. ファイル＞エクスポート　として、「PDF」ファイルにエクスポートする
3. ファイル＞名前を付けて保存　として、ファイルの種類を「PDF」に変更し保存する

といった方法があります。

今回はそんな「PDF」への書き出しの際に注意したいポイントを、備忘録として整理してみました。

【ファイルが分割される】

Excelで作成されたブックを開いて、特定のシートのみPDFとして出力する分には問題はありませんが、ブック全体を複数ページのPDFファイルとして保存したい... そんな時にいざ出力してみると、PDFファイルが分割されてしまう... そんなケースがあります。

では実際に確認してみましょう！

　

上記のサンプルでは、Sheet1 に　"1ページ目"、Sheet 2 に　"2ページ目" とだけ入力されたExcelファイルがあります。まずはこちらをPDFファイルにエクスポートしてみましょう。

-- まずは問題なくPDFファイルに書き出せる事例から：

1)　Microsoft Print to PDF にてPDF化する：

ファイル＞印刷　として、プリンター名に、「Microsoft Print to PDF」を選択し、「設定」のところで「ブック全体を印刷」に変更します

　　

プレビューのところでも、2ページ表示されていますし、設定した後、「印刷」をクリックすると、「名前を付けて保存」のダイアログが表示され、ファイル名に名前を付けて保存すれば、最終的に、2ページのPDFファイルが出来上がりました。

2)　ファイルのエクスポートを使用する：

続いて、　ファイル＞エクスポート＞PDF/XPSドキュメントの作成＞PDF/XPSドキュメントの作成　として、ファイル名を入力し、さらに「オプション」をクリックして、発行対象を「ブック全体」に変更し、OKをしてから、「発行」をクリックします。

　　

こちらもエクスポート後には、Microsoft Edge が起動し、2ページのPDFファイルに変換されました。

3)　「名前を付けて保存」からファイルの種類を「PDF」に変更して保存：

ファイル＞名前を付けて保存　として、ファイル名を入力し、ファイルの種類を「PDF」に変更します。

この場合も、ちゃんと2ページ分のPDFファイルとして出力されました。

-- ファイルが分割される事例：

さてここからが本題。PDFファイルにするとファイルが複数に分割されてしまう事例です。

まずはその種明かしからご説明しましょう。

Excelを利用してファイルを作成する上で、内容が複雑になればなるほどありそうなのが、同じ内容のシートを他のブックからコピーなどして、別のブック（ファイル）に取り込んでくるケースがあるかと思います。

"0" から作成している同じブック内で、新規シートを追加していたりするケースでは起こる可能性の低いトラブルですが、別のブックからシートをコピーして別のブックに取り込んだりしたケースでは、今回ご紹介しているPDFファイルの分割といった症状に巻き込まれる可能性が高いかと思います。

では何が問題か？

実は、シートごとのページレイアウトのところで、「印刷品質」の設定が異なった場合、PDF化する際にファイルが分割されてしまいます。

ページレイアウトタブ＞ページ設定グループ　の　ダイアログ表示ボタンをクリックして、「ページ設定」のダイアログを表示します。

用紙サイズの下にある「印刷品質」のところがすべてのシートで一緒になっていないと、PDFファイルにしたときに、ファイルが分割されるという症状になります。

この「印刷品質」は、利用するプリンター（設定されているプリンター）によって異なります。ですので変更できないケースもあれば、様々な値が選択できるケースもあります。

　

例えば、現在試しているPCだと、一太郎が入っている関係で、仮想プリンターとして、Justsystem PDF 何ていうものが使用できましたので、プリンターを変更してみると、PDFに変換する際の「印刷品質」としてかなり細かく設定ができるのがお分かりいただけると思います。

こうして、印刷品質がバラバラだった場合、

例えば、Sheet 1/2 が600 dpi、Sheet 3/4 が空白、そして Sheet 5 が　600 dpi とすれば、PDFへの書き出しの際、プレビューの段階ではちゃんと複数ページですべての情報が見えていても、実際にエクスポートしてみると、PDFファイルに分割されてしまうことになります。

ただし今回確認したところでは、ファイル＞名前を付けて保存　として、ファイルの種類をPDFに変更して保存する分には、普通に複数ページのPDFファイルとして保存され、プリンターの設定には関係なくPDF化できることも確認いたしました。またエクスポートの場合にも問題なく出力できておりましたが、おそらくこの辺りの設定状況によって若干変わってくるものと思われます。

＜参照＞

・Excel での印刷

・Office Desktop アプリで PDF または XPS に保存または変換する

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