Office の基本操作 2023-09-1 "名前を付けて保存" がない

今回は、いつもあるはずの "名前を付けて保存" がない....　そんな話題を取り上げてみました。

Word でも、Excel でも、データを保存するときには、ファイル ＞ 名前を付けて保存 とクリックするものと思っていると、これがなかったりすると、あれ？どうしたんだろう... うちの Word がおかしい〜　なんてびっくりすることってありませんか？　

　　

そこにあるはずのものがないと慌ててしまいますよね？　上記の Excel ファイルは一例ですが、どこが違うのでしょうか？

【一口に言っても様々なプログラムがある】

Microsoft 365 を構成する Word や Excel、PowerPoint といったアプリには、Windows 上で動作する Windows版、Mac 向けの Mac 版 といったPC向けの製品の他にも、モバイルデバイス向け、Web 版と様々な製品があります。

• Windows 向け Office 製品
• Mac 向け Office 製品
• Android向け Office 製品
• iOS 向け Office 製品
• Web 版 Office 製品

つまり製品によって、その画面構成が変わってくるので、すべての製品が同じとは限りません。今回ここで、すべてのデバイスを取り上げるのは無理があるので、今回は、Windows 向けのデスクトップ版 でもその違いがあることをご紹介させていただきます。

-- どこの保存されているデータを開いているか？

冒頭でご紹介した3つの画像。もう一度ご紹介すると、

　　

1. Windows 向け Excel
2. Windows 向け Excel
3. Excel for the web（Web版 Excel）

となります。3番目は Web 版 Excel なので、今回は除外しますが、一応 Web 版 の Excel でも "名前を付けて保存" がありますね。

しかし、1番目と2番目は、同じ Windows 版 Excel なのに、ファイルメニューをクリックしたときに表示されるメニューが異なることがお分かりいただけると思います。

実は同じプログラムであっても、この2つのファイルは保存場所が異なります。

〜　1枚目：　"名前を付けて保存" のあるこの Excel ファイルは、PCに保存されているデータを開いたときのものです。

通常の編集画面に戻ると、左の "自動保存" が "オフ" になっていることがお分かりいただけると思います。

〜　2枚目：　こちらには、"名前を付けて保存" はありませんが、"コピーを保存" があります。

ご覧いただくとお分かりのように、こちらは "自動保存" が "オン" になっています。つまり、OneDrive 上に自動保存されているデータについては、"名前を付けて保存" がなく、代わりに "コピーを保存" があるわけですね。またデータはすべて、自動で保存（上書き）されるので、PCに保存されているデータをあつかっているときのように、"上書き保存" という項目もありません。

いつも表示されていたメニューがない... そんな場合にも慌てずにしっかり確認してみてください。

【データを優先的に保存する場所】

例えば、Word や Excel のデータを開いたときに、データはすべてドキュメントフォルダに保存されるもの？　と思われている方も多いかと思います。しかし今回のように Microsoft の OneDrive と連携させたような場合には、OneDrive 上の ドキュメントフォルダだったりすることもあるわけです。

ではどこで設定するものなのか？　Word や Excel などのアプリには、PCを既定の保存先にするのか？　OneDrive を既定の保存先にするのか？そうした設定があります。では具体的に Microsoft Word を一例に、その設定についてご紹介します。

1)　Word などのアプリを起動し、ファイル ＞ オプション　とクリックして、"Word のオプション" のダイアログを表示します

　

2)　左ペインの、"保存" をクリックすると、右ペインに "文書の保存" という項目が表示されます。

3)　"既定でコンピューターに保存する" が オン（チェックが入っている）場合、データの保存先は、"既定のローカルファイルの保存場所" が保存先になります。つまり通常は、PC内のドキュメントフォルダということになります。逆に、ここにチェックが入っていない場合には、保存先は、OneDrive になります。

こちらの設定により、"名前を付けて保存" をクリックして開くたとき、既定のデータの保存先は、

"既定でコンピューターに保存する" が オン(ON) の場合："このPC" が選択されます

"既定でコンピューターに保存する" が オフ(OFF) の場合："OneDrive - 個人用" が選択されます

のように変わってきます。

ただしもちろんここになっているからと言って、他の場所に保存できないわけではないので、既定の場所は既定の場所として設定したままでも、"参照" などをクリックして具体的に保存場所を変更して保存することも可能です。

--　おまけ：

もう一つおまけに追加でご紹介しておくと、ファイルメニューの中に、やはり普段ならあるはずの、"アカウント" や "オプション" が表示されない... そんなケースもあります。

これは Excel などのアプリを起動したときの ウィンドウサイズによるものです。表示しきれないメニュー項目が、"その他" に集約されて表示されなくなってしまいます。

この場合、上記にもありますが、"その他" をクリックすれば、"アカウント"、"オプション" など表示しきれないメニューが表示されるようになります。

＜参照＞

・自動保存とは

・自動保存を有効にする方法

・Office で保存エクスペリエンスをカスタマイズする