共同作業に欠かせない "タスク" の管理

PowerPoint に限ったことでもありませんが、複数の人で、一つのファイルなどを共同で作業し作成していく場合、誰が何をすべきか？そしてその作業はどんな状況なのか？といった、個々の作業状況の管理は、欠くことのできないものです。

　

今回 Office Insider Blog で紹介された PowerPoint の機能により、コンテンツの共有やプレゼンテーションの準備のために、スライド上で他のユーザーと共同作業する場合、整理された状態の維持、時間の節約、そして いつ、誰が、何をしなければならないかについての混乱を避けることができるようになります。様々なユーザーに割り振られたタスクをいかに管理するしていくかがポイントなわけです。

【"タスク"とは？】

"タスク" とは、文字通り直訳すれば "仕事" とか "課題" などといった意味ではありますが、今回いう "タスク" は、"仕事" をさらに細分化した一つ一つの "作業" という意味合いになります。

つまりは PowerPoint で、プレゼンテーションの資料を複数人で共同作業で作成していくにあたって、担当者一人一人に割り振られた作業という意味です。

そうしたタスクを管理するために、PowerPoint で利用できるのが "コメント" という機能。上記の画像は一例ですが、 "@yamada" のように、ユーザーを指定して作業をコメントで支持する。そんな時に利用できます。もちろんこの機能はすでに実装済みです。

共同作業を行う上で、複数の人にタスクを依頼した場合、こうして挿入されたコメントをいかに整理していくか？　そんなことが次の段階として必要になってきたわけです。

【タスクの割り当てと管理】

現状では、まだ自分が使用している Beta Channel の PowerPoint でもこの機能がまだ有効ではなかったわけですが、 Office Insider Blog によれば、

1. タスクを割り当てたい個人を@で指定、[割り当て先]チェックボックス（Office Insider Blog では、"Assing to" というチェックボックス）を選択。タスクが作成され、割り当て先に電子メール通知が送信されるようになります（現時点では、まだ "[割り当て先]チェックボックス" がありません）
2. タスクを完了にするには、コメント欄の上部にある "タスクを解決する" ボタン（"Assigned to〜"）をクリックします

-- スレッドを解決する：

現在の時点では、コメントを挿入した場合、【...】＞ "スレッドを解決する" とすることで、"解決済み" として整理することもできます。

　

ただしやはり今回ご紹介したようにコメントボックスの左上にチェックマークがついた方が一目瞭然で分かりやすくなりますね。

【利用可能な製品】

現時点では、Office Insider 版が対象になっています。もちろん、うちのもそうですが、順次展開されている機能になるため、すぐにすべての Office Insider 版ご利用の方すべてに反映されるものではありませんので、まだ利用できない場合には、しばらくお待ちください。

• Windows： Ver.2212 (ビルド16026.20084) またはそれ以降
• Mac： Ver.16.69 (ビルド23010700) またはそれ以降

＜参照＞

・プレゼンテーションでコメントを追加、変更、非表示、削除する

・PowerPoint for Windows のトレーニング