OneDrive とそのデータの保存期間

今回は、普段あまり触れたことがなかったので、「OneDrive」についてご紹介したいと思います。

OneDrive をご使用の方も多いかと思いますが、Office のデータなどであればファイル履歴をたどって、上書きしてしまったファイルを元に戻したり、誤って削除してしまったファイルを復元できたりと非常に重宝なのは、ご存じだと思います。

そんな「OneDrive」ですが、仮に「OneDrive」から削除してしまったファイルっていつぐらいまで復元が可能なのか？

改めて確認してみました。

【通常 削除されたファイルでも30日は保持される】

「OneDrive」は無料でも利用は可能ですが、無料で利用できる容量は5GBまで。通常それ以上利用するには有償のプラン、あるいは Microsoft 365 のサブスクリプションなどの契約が必要になります。

　　

新規では無料のMicrosoft アカウントで利用できるのは 5GB までではありますが、かなり以前からご利用のユーザーの場合などで過去にあったさまざまなキャンペーンや、紹介特典によって、無料でも 30GB以上 使えるケースなどもあるので、無料とはいえ利用できる容量は様々です。

とはいえ、限られた容量である以上不要なファイルはいつまでも取ってはおけないので、OneDrive 上からも削除して空き領域を確保したりすることはあると思います。

そこで問題になるのが...　OneDrive からの削除。本当に不要で削除してしまったものが、後になってどうしても必要なものだった...っていう場合に、ファイルが復元できるのか？

PC上に保存されていたデータであっても、OneDrive 上にバックアップがあれば、仮に誤って操作して削除してしまった....そんな場合には OneDrive から戻せるわけですが、では OneDrive に保存されているデータはどうなのか？

　　

「Windows 10 用 OneDrive ファイル オンデマンドでディスク領域を節約する 」にもありますが、OneDrive 上に保存されてたデータを削除すると、OneDrive 上の「ごみ箱」に一時的に保持されています。そしてそこから自動的に完全に削除されるのは....

• 個人用 Microsoft アカウント：30日以内
• 職場または学校のアカウント(SharePointも含む)： 93日以内

となっています。つまりそれ以内であれば「ごみ箱」から復元も可能になっています。

さらに言うと、「サイト コレクションのごみ箱から、削除したアイテムを復元する」にもありますが、SharePoint の場合には、さらに「ごみ箱」から削除したものでも、「サイトコレクション」と呼ばれる「第2段階のごみ箱」に移行するため、そこからさらに復元も可能になるようです。今回は、個人向けサービスを中心にお話をしているので、この部分には触れませんが、機会があれば改めて取り上げてみたいと思います。

--空き容量が足らない場合：

「ごみ箱」に残っている間は、その分も容量は占めているのでファイルを削除しても "空き容量" が増えるわけではありません。「ごみ箱」を空にして初めて空き領域が増えることになります。空き領域が足らない場合には、単純にファイルを削除しただけでは空き領域を確保できませんのでご注意ください。ただし完全にされると復元もできなくなります。

** 注意 **

1. 「ごみ箱」に保持される期間はトータル日数です。SharePoint など「第2段階のごみ箱」が利用できる場合でも、「第1段階のごみ箱」に入った日から換算して、93日 ということになります。
2. 個人用Microsoftアカウントの場合の 30日、職場または学校のアカウントなどの場合の 93日 を過ぎたファイルは自動的に完全に削除され復元できなくなります。

【過去 25 バージョン まで履歴が保持されている】

いざという時に「OneDrive」に保存しておいてよかった〜っとなる機能の一つが、この「バージョン履歴」機能です。

OneDrive 上に保存されているデータは、「個人向けアカウント」の場合、「以前のバージョンの Office ファイルを表示する」にもありますが、"過去 25 バージョン" までさかのぼって復元が可能です。

これがさらに 「会社または学校のアカウント」ともなると「リストまたはライブラリのバージョン管理を有効にして構成する」にあるようにさらに柔軟に対応ができるんですね。

こうした「バージョン履歴」の機能も「OneDrive」の特徴でもあります。

この「バージョン履歴」は、「OneDrive に保存されているファイルの以前のバージョンを復元する」にあるように、何も Office 系のファイルに限ったことではなく、OneDrive 上に保存されているデータすべてに対して利用できる機能です。

なおこの「バージョン履歴」の詳細については、「リストとライブラリでのバージョン管理のしくみ」も参考にしてください。

-- Windows の「ファイル履歴」：

参考までに、以前にも取り上げましたが、Windows 8.1 以降のPCに保存されているデータは、外付けのHDDドライブなどに Windows のバックアップ機能でもある「ファイル履歴」を利用して管理することで、上書き保存したりしたファイルを元の状態に復元したり、削除してゴミ箱からも空にしてしまったようなファイルの復元も可能です。

・Windows の基本操作　Vol.2022-04-2　ファイルのバックアップ Part 2

「OneDrive」上のデータも、今回ご紹介しているように、こうしてみていくと削除されたからと言って "ごみ箱" から復元も可能なことは覚えておくといいですね。無料のアカウントだと「5GB」と少ないので、PC上のデータを闇雲に同期設定してしまったり、自動バックアップなど設定しまうと大変なことになるわけですが、無料のアカウントで「5GB」だったとしても、上手に使うと非常に便利なツールでもありますよね？

【無料のクラウドストーレッジの有効活用】

最後に、一般ユーザーが無料でも利用できる OneDrive のクラウドストーレッジサービスを確認してみました。

OneDrive のようなクラウドストーレッジサービスは、Apple の iCloud、Google の Google Drive、Dropbox 、BOX など様々なものがあります。思いつくものをいくつか調べてみましたが、これ以外にも様々なものがあります。それぞれのサービスにおいて、現時点で無料で利用できる容量は以下のような感じです。

1. OneDrive：5GB
2. iCloud：5GB
3. Google Drive：15GB
4. Dropbox：2GB
5. box：10GB

それぞれサービス内容も、特徴も違いますのでご興味のある方は直接各サイトをご確認ください。

さらにこうした複数のクラウドストーレッジを連携して利用するためのサービスもあったりします。こうしたサービスなども併せて利用して、まとめて管理できたりすると、さらに便利かもしれませんね。

＜参照＞

・OneDrive の問題のトラブルシューティング

・OneDrive の保持と削除

・SharePoint と OneDrive の保持の詳細

・OneDrive に保存されているファイルの以前のバージョンを復元する

・以前のバージョンの Office ファイルを表示する

・OneDrive がいっぱいだと表示された場合の対処方法

・クラウドのファイルを削除するとどうなるか

・Windows 10 用 OneDrive ファイル オンデマンドでディスク領域を節約する 

・サイト コレクションのごみ箱から、削除したアイテムを復元する

・リストまたはライブラリのバージョン管理を有効にして構成する

・リストとライブラリでのバージョン管理のしくみ