オンラインドキュメントビューアーの活用

自分の Webサーバー などで公開されている Word や Excel などで作成されたデータを読んでもらいたい。
でも相手が、Word や Excel などを持っているのかがよくわからない ....

そんな時に活用してもらいたいものが、"オンライン ドキュメント ビューアー" です。

今回はこの、"オンラインドキュメントビューアー" についてご紹介させていただきます。

** ”オンラインドキュメントビューアー” という名称は、正式な名称ではないのかもしれませんが、"Office ドキュメントをオンラインで表示" のページタイトルとして、"オンライン ドキュメント ビューアー" となっておりましたので、こちらの名称を使わせていただきました。

【オンラインドキュメントビューアーとは？】

Word や Excel などで作成されたデータを、自身のサーバー上で公開したはいいものの、当然開くには、利用者がこのデータを開くために、自身の PC に Word や Excel がないと開けません。

従来であれば、そんな時には、PDFに変換して、利用者は、無料で入手可能な、Adobe Acrobat Reader DC などを利用してデータを閲覧したりしましたね。

そうした利用者の手間を省くことを可能にしてくれるのが、この "オンラインドキュメントビューアー" になります。ファイルへのリンクを張る際に、このオンラインドキュメントビューアーを利用してURLを作成して公開すれば、利用者は、ブラウザさえあれば何もいりません。

【オンラインドキュメントビューアーの利用】

利用するには、以下のサイトにアクセスして、ファイルの保存されているサーバーまでのアドレスを入力し、リンクを作成します。

・Office ドキュメントをオンラインで表示


1) "Office ドキュメントをオンラインで表示" にアクセスします

2) "オンラインドキュメントのURLを入力" のところに、データの保存されている場所のURLを入力します

3) "URLの作成" をクリックし、URLを作成します

4) 作成された URL を、メールなどに張り付けたり、Webサイトのリンクとして利用します


【リンクを開くとどうなるのか？】

さてこうして送られてきたリンクですが、受け取った側ではどういったことがおきるのでしょうか？

このリンクを受け取った方が、このリンクをクリックすると、Word Online や Excel Online、PowerPoint Online などといった Office Online の該当アプリがビューワーとしてブラウザ上で起動し、該当データを表示してくれます。

特に、Office Online などを利用したことがなくても問題ありません。また、本来なら Office Online は、Microsoftアカウントにてアクセスして利用しますが、Microsoft アカウントでサインインする必要もなければ、これを持っていなくても問題なく開くことができるようになります。

当然 Office Online の機能を利用して、印刷することも可能です。

【自分で作成することも可能】

たとえば、ネット上で公開されている Word や Excel などのデータの URL をコピーして、このビューワーのアドレスを生成するサイトに張り付けてアドレスを生成するといった使い方も可能です。

例えば、Microsoft がネット上で公開している、"Officeクイックガイド" のページ。このページには、PDFの直リンクもあるのでPDFでもいいんですが、今回はあえて、PPTで試してみましょう。

1)　該当のリンクの上で右クリックして、"リンクのコピー" をクリックします

2)　"オンラインドキュメントビューアー" のサイトにアクセスして、”オンラインドキュメントのURLを入力” の枠内に、コピーしたアドレスを右クリックなどで貼り付け、さらに、"URLの作成" をクリックします

3)　作成されたアドレスの下にある　"新しいウィンドウでプレビューします" をクリックすると...　PowerPoint Online が起動して該当ファイルの内容が表示されます

お役所などで公開されている Word や Excel などの申込書のフォーム。PowerPoint で作成された資料など、Zipファイルなどで圧縮されてたりするとダメですが、Office の形式で公開されているデータであれば、今回のように自分でリンクを作成して閲覧することも可能です。

上手に利用すれば便利なサービスです。是非、皆さんもご利用になってみてください。

＜参照＞

・Office ドキュメントをオンラインで表示

・Office ドキュメントをオンラインで表示する

・View Office documents online