2016年08月12日

Outlook2016 で OneDrive 上のデータを添付すると共有リンクになる

Outlook2016を利用して、OneDrive上のファイルを添付する際には注意してみてください。

Outlook2013までであれば、OneDrive上のデータを添付する場合、ファイルの添付をクリックしても、直接OneDriveからファイルを引っ張ってくることはできず、OneDriveアプリによって同期され、ローカルドライブに保存されているファイルを添付するというかたちであったため、特に今回ご紹介するようなことはなく、OneDriveに保存されているデータと同じものをファイルとして添付が可能でした。

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Outlook2016についても、OneDriveアプリによってローカルに保存されているOneDrive上のデータを選択する分には、これまでと同様ですが、Outlook2016からは、添付ファイルをクリックし "Web上の場所" から "OneDrive" が選択できるようになっています。

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ココが一つのポイントで、上記のように "Web上の場所" から、OneDriveを指定して、ファイルを添付した場合、一見、ファイルが添付されているように見えます。


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でも実際には、ご覧いただくとお分かりいただけますが、送信した相手には、同ファイルの共有先のリンクが送られるだけです。


【OneDrive上のファイルを添付する】

Outlook 2016 からは添付をクリックすると、先ほども書きましたが、"Web上の場所" と "このPCを参照" が選択できるようになっています。

"このPCを参照" を選択した場合には、ローカルコンピューター内のOndDriveフォルダを選択し、こちらからファイルを指定すれば、通常の添付ファイルとして添付されますが、"Web上の場所" を選択して、OneDriveを選択した場合、最初に書いた通り、ファイルの共有先のリンクアドレスがメールに添付される形になります。


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ただし、上記のように、添付ファイルのオプションから、通常の添付ファイルとして送るように変更することも可能です。ファイルを添付した場合そのアイコンの脇にオプション(▼)が表示されるようになっているのは、Outlook 2013 までにはないものです。

一度ファイルを添付した後、添付ファイルのオプション(▼)をクリックすると、"コピーの添付" が表示されます。こちらをクリックすると、以下のように、"ファイルを開いています" と表示されたのち、リンクではなく、通常の添付ファイルに置き換わり、相手に送信することが可能になります。

Outlook2013 まではなかったので、ちょっと戸惑うかもしれませんが、使い方さえわかれば問題ないかと思いますので、一度確認してみて下さい。

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ちなみに、"Web上の場所" に表示されるアカウントは、

ファイル>Officeアカウント 

のところで登録されているアカウントになります。

ところで Outlook のメッセージ作成画面に、に共有リンクで貼りついてしまうことを、英語では "cloud attachment" 何て言い方するんですね...
直接リンクが文面に貼りつくわけではなく一見添付ファイルのように貼りついているからなんでしょう。

またこのファイルへのアクセス権については、やはり オプション(▼) をクリックすれば、"すべてのユーザーが編集可能" あるいは "すべてのユーザーが表示可能" のいずれかを設定変更できます。


<参照>
Files from OneDrive are attached in emails as cloud attachments by default
Attaching file in OneDrive to Outlook Mail now gives only link option



posted by クリック at 11:51| 東京 ☀| Comment(0) | TrackBack(0) | Microsoft Outlook | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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