保存したはずのWordのデータがない

Office 2013以降、Office自体もMicrosoftアカウントとの連携が強まり、データの既定の保存先が、既定値では、OneDrive になっています。


***　もちろん、MicrosoftアカウントでサインインしなくてもOffice自体はご利用可能ですので、Office自体を、Microsoftアカウントでサインインしていない状態で使用されているのであれば、既定値はローカルコンピューター（自分のPC内のドキュメントフォルダ）になります。


実際そのデータがどこに保存されたのか？よく確認しないで、何気なく "名前をつけて保存" をクリックして保存してしまうと、ドキュメントフォルダを探しても、"保存したはずのデータがない！" っていうことになるわけですね。

単純なことですが、よくある相談の一つです。




上記の画像をご覧いただくとおわかりかと思いますが、

ファイル＞名前をつけて保存　とクリックして開くと、デフォルトの保存先は、OneDriveになっています。つまりネットワーク上の自分のOneDriveにデータが保存されているということですね。

ですので、データがPC内にないだけで、データ自体はきちんとOneDrive上に保存されていますから、Wordを開いて、"最近使用したファイル"　から履歴をたどっていけばデータも開けます。


　

最初に書きましたが、Microsoftアカウントにサインインしないで使用していれば、問題ないわけではありますが、この場合、たとえばもともとMicrosoftアカウントでサインインして利用していた状態から、サインアウトしようとすると、上記の左のようなダイアログが表示されて、一部の機能が使えないとか、カスタマイズしていたのがクリアされるとか、こういったダイアログが出てきたりすると、本当にこれでいいのか？ちょっと躊躇してしまいますね。
当然ながらそうして、サインアウトすれば、右の画像のように既定の保存先は、ローカルのPCに変更されます。


【既定の保存先を変更する】


さてそんな場合には、Wordのデータの既定の保存先を、自分のコンピューターに変更するのが一番簡単な方法です。


1)　ファイル＞オプション　とクリックして、Wordのオプションダイアログを開きます

2)　左ペインのメニューから、"保存" をクリックし選択、"文書の保存"　のところにある "既定でコンピューターに保存する(C)" をクリックしてチェックを入れます

　

これで完了。


ご覧いただくとおわかりいただけると思いますが、"名前をつけて保存" 開くと、保存先が、"コンピューター" になっていますよね？



【OneDriveの容量削減に注意】

先日も取り上げましたが、OneDriveのサービスが変更になり、無料で使用可能な容量が、従来の、15Gb から 5Gb に順次削減されます。

もちろん、ある時期に手続きをしていたら、15Gb は確保されているし、また、Office 365 Soloなどをご利用であれば、契約期間内であれば 1Tb のOneDriveのスペースが確保されているので、特別気にしなくてもいいかもしれませんが、こうしたOfficeドキュメントだけに限らず、画像や、Office Onlineのデータなどで保存先がOneDriveになっていたりするものもあったりするので、5Gbといえば、そこそこ容量もあるのですが、いつの間にか？　5Gbの容量も使い切ってしまうという可能性もあります。

OneDrive上にデータをUpして、仲間同士でデータを共有してたりすると、なおさらその容量はどんどん減っていきますよね。

そういう意味でも、既定の保存先を、従来通りの自分のコンピューターにしておくのは必要なことなのかもしれませんね。


ちなみに、ExcelやPowerPointも同様です。以下はExcelの例ですが、必要に応じて、既定の保存先を、変更されてみてはいかがでしょうか？