Office Online のデータバックアップ機能

久しぶりにOffice Onlineについて取り上げてみました。このOffice Online。無料で利用できるとは言え、日々機能が追加されてどんどん充実しつつあります。



今回は、そんな意外と知られてない？かもしれない機能についてご紹介します。


【Online Storageが充実！】

先日もご紹介しましたが、このOffice Onlineが利用できるOnline Storageが、現在は、
OneDrive以外にも、DropBox、Box　と増えてきています。

・Office Onlineが、新たなCloud Storageと連携

法人向けには、さらにEgnyteやCitrix ShareFileといったところとも連携するようになりました。


【データの保存】

Office Online（Word Online, Excel Online, Power Point Onlineなど）で扱われるデータには、"保存"　というメニュー項目はありません。

では、どこに保存されるのか？　OneDrive、DropBoxやBoxなどのOnline Storageに自動保存されるようになっています。

**　ちなみに、OneDriveから操作する場合には、コピーとして保存するための、"名前を付けて保存"という項目があります。ちょっと面倒ですが、コピーとして新規に別文書として保存しなおした上で、オリジナルの文書については、この後ご紹介する "以前のバージョン" 機能を利用して、復元をすれば、再びオリジナルの文書として保存しなおすことができます。


それぞれのOnline Storageから開いたものは、それぞれに自動保存される仕組みになっており、場所を指定することはできません。もちろん一度、各Storageに保存したものを、別のところに移動することは可能です。

・OneDrive:新規作成・保存が可能
・DropBox：保存されているWordデータを編集のみ可能保存先の指定はDropBoxのみ
・Box：新規データの作成機能もあり、ただし保存先はBoxになります

　

ただし、Office Onlineの画面からであれば、
・Office Online：OneDrive/Dropboxなど新規作成データの保存先の選択が可能



【データの復元】

今回ご紹介したいのはこの機能。意外と知られていないのかな？ということで今回の目玉としてご紹介させていただきました。

Word Online を起動して、ファイルメニュー＞情報＞以前のバージョン



と開くと...

以前自動保存されていた日付の時間帯をクリックすると、データの復元、あるいはダウンロードができちゃうんですね...



ちなみに、このデータの復元機能は、DropBoxやBoxからデータを開いた場合には適用されません。あくまでも、現在のところOneDriveに保存されているもののみです。

またこの情報のところからは、"翻訳" 何てサービスも利用できたりします。

　

だいぶ前にもご紹介しましたが、Google Chrome向けには、ウェブストアからアプリをダウンロードできますので、Google Chromeを利用してる方にとっては、Office Onlineを利用する上では便利ですね。



このOffice Online。たとえ無料版とはいえ、新しい機能もどんどん追加されており、その新着情報などは、Office Onlineで各アプリを起動した際に随時表示されます。

ご利用の際には、ぜひこの点にも注目してみてください。


＜参照＞
・OneNote Online で以前のバージョンのドキュメントを復元する
・Office Online のブラウザー サポート