新しくなった "Office Online" 〜その概要と魅力３

さて、3回に渡って取り上げさせて頂きましたOffice Online。実際に起動して見て、Office Online がどのようなものか、おわかり頂けましたでしょうか？

今回は、Office Online を利用する上でのさらに便利な機能、また通常のデスクトップ版のOffice製品との差などについて見ていきたいと思います。

1) 便利になったOne Driveのデスクトップアプリ
デスクトップアプリからの起動により、Office製品の入っていないPCからでもOneDrive上のOfficeドキュメントが、Office Onlineを利用して、手軽に開けます。

OneDrive.comの画面の最上部、あるいは最下部に、ダウンロードという項目がありますので、こちらから、デスクトップアプリのダウンロードページに移動できます。

OneDriveをダウンロードする

上記から、Windows用（Widnows Vista以降）、MAC用（OS X 10.7.3 以降、64ビットプロセッサ）、タブレット用（iOS、Android）、スマートフォン（iOS、Android）の用のアプリのダウンロードするためのリンクが貼られています。
*　Windows8.1およりRT8.1は、事前にOSに組み込まれいています。

では早速、Windows7にデスクトップアプリを導入して確認してみましょう。

1. Onedrive.com　に接続し、Windows7用のアプリのダウンロードをクリック、画面下部の、"実行" をクリックしてインストールを開始します。


2. "OneDriveをはじめる準備をしています" というダイアログが表示され、しばらくすると、"OneDriveへようこそ" の画面になります。


3. そのまま画面右下の、"使ってみる" をクリック。読み込み中の後、OneDriveへのサインインの画面に変わります。


4. サインインが完了すると、"OneDriveフォルダーを設定します" の画面になります。通常は、ログインユーザーの直下に、OneDriveというフォルダが作成されます。問題なければ、"次へ"。どこか別の所に指定したい場合には、"変更"をクリックします。


5. 次に同期の設定画面になります。OneDrive上のデータと、PCを同期して常に同じ状態で利用する場合には、"OneDrive上のすべてのファイルとフォルダー"を選択。あるいは、特定のフォルダのみ同期させるには、"同期するフォルダーを選択する" を選択します。


6. 次に進んで、設定が完了します。"完了" をクリックすると、ユーザーアカウント制御の画面がでて、変更を許可するかどうか聞いてきますが、これは、"はい" で許可してあげてください。


これでインストールは完了。試しに、エクスプローラーを開いて、OneDrive上のOfficeのデータを、Excel Onlineで直接開いてみます。

1. エクスプローラーを起動し、左ペインのOneDriveアイコンをクリックします。

2. 右ペインに表示されたExcelのデータの上で右クリックします。


3. OneDrive＞OneDrive.comで表示とクリックしていきます。

4. ブラウザが起動し、ExcelOnlineが起動。データが表示されます。


PCにOfficeアプリがインストールされていない場合や、インストールされているOffice製品がトラブルのため正常に動作しないような時など、取り急ぎ内容を把握したい場合などには、こうしてOneDrive上にデータをUpしておいて、Office Onlineで開いて確認、簡単な編集作業をするというのもありではないでしょうか？

2) Office Online の各アプリとOfficeのデスクトップアプリの違い

詳細は前回取り上げた部分を参照してください。機能的にも、デスクトップ版とOffice Onlineでは、違いもあります。当然ながら、デスクトップ版と一緒じゃ、Officeを買ってもらう必要がなくなってしまいますからね。

・Office2013 と Office Web Appsの違い

各アプリの基本的な機能については、Office Onlineは、旧 Office Web Apps と大きくは変更はありません。もちろん細かいところでマイナーチェンジしている所もあるようで、Word Online には、Word Web App の時には、あった"上書き保存" が無くなり、他のアプリと同様に自動保存されるようになりました。

機能の違いについては、前回取り上げた先ほどの記事の中でも参照していますが、TechNetライブラリの所に詳細がありますので、是非ご参照ください。

・Office Web Apps サービスの説明／Tech Netライブラリ

ただしデータの保存について、注意が一つ。
Office Web Appsでもそうでしたが、Office Onlineの各アプリでは、データはすべて自動保存されます。"名前をつけて保存" とすれば、コピーがもう一つ保存されるだけです。

ですので、何かしらの既存の雛形のデータを開いて作業を行い、最終的に印刷だけして、データ自体は保存しないで終了するというような使い方をする場合、

・従来のデスクトップアプリの場合：データは上書きもされず、手を加える前の元が残ります
・Office Onlineの場合：データは上書きされ、元のデータは無くなります。仮に名前をつけて保存としても、同じファイルがもう一つ出来るだけです

という違いがあります。そうした使い方をしたい場合には、次のようなステップで作業を進めてみてください。

1. 作業前に予め、名前をつけて保存にて、ファイルをもう一つ作成しておく。
2. どちらか1つのファイルを利用して作業をし、必要に応じて印刷。
3. 終了後不要であれば、OneDriveからデータを削除する。

ちょっと面倒ですが、現在の状況では、こういった流れになります。

有線・無線を問わずネット環境を利用して作業を行うと言うことは、どうしてもデスクトップアプリを起動して利用する以上に、不安定要素を抱えていることになります。

・突然ブラウザがフリーズして応答なしになる
・インターネット回線のトラブル、無線ルーターや有線ルーターのトラブルなど、何らかの理由によりインターネット回線が切断され、作業が続行できなくなる

そんな点からすると、こうして自動保存してくれる機能は、トラブルに直面した際に、最低限データを失わないで済むという点では非常にメリットの大きい機能ではあると思います。

今後このあたりがどの程度改善し、よりデスクトップ版のアプリと同じような使い方が出来るようになるのか？　今後の動向に注目したいところです。

3) Windows8用には、ストアアプリも

こちらは、Windows8/8.1（含、WindowsRT8/RT8.1）ユーザー向けの情報になりますが、Windowsストアでも、Office Onlineのアプリの一部の配布が始まりました。
以前より、OneNoteはありましたが、先日、Word Onlineのストアアプリの配布も始まりました。まさかこんなものまで配布されるとは...。これを導入しておくと、スタート画面にWord Onlineのタイルができ、こちらから起動した場合、ほとんどブラウザということを感じさせず、Word Onlineが利用可能になります。

ただしこちらのアプリ。スタート画面のストアアプリから検索しても、現在の所、表示されない様なので、windows.comのページから検索して頂く方が簡単に見つかるようです。こちらを検索して表示すると、ストアで表示するボタンが出てきますので、こちらをクリックするとストアでも表示されます。もちろん、そのままインストールも出来ます。



・Word Online／Windows.com

こうしてインストールされた Word Online のストアアプリ。導入直後はスタート画面にも表示されないので、すべてのアプリを表示させて、スタート画面にピン留めをしておきます。



その後の動作は通常のWord Online と一緒です。ただし、Windows起動時にMicrosoftアカウントでサインインしているのに、ストアアプリを起動しても、再度サインインを求められるので注意が必要です。



再度Microsoftアカウントを入力してサインインすると、メニューが表示されます。"空白の文書を新規作成"　をクリックすると、Word Onlineの画面になりますが、ご覧頂くとおわかりのように、こちらから起動したWord Online の画面、ブラウザを意識させない、通常のデスクトップアプリのような感覚で利用できます。



今後こうしたアプリでの配布も、もっと進むことを期待したいですね。

4) Office Online でのドキュメントの印刷について
最後になりますが、もう一つ印刷についてふれておきたいと思います。詳細は近いうちに各アプリ毎にご紹介させて頂きます。
Office Onlineで利用しているドキュメント。もちろん印刷も出来ますが、印刷は利用するアプリのよって、その形態が異なります。

・Word Online：一旦PDFに書き出されて、印刷画面になります。
・Excel Online：プレビューの後通常の、PCに設定されている印刷ダイアログが表示されます。
・PowerPoint Online：Word Online同様、一旦PDFに変換され、印刷画面になります。

慣れてしまえば何でもないことでしょうけど、新しいものは何でも最初は戸惑いがありますね。

＜参照＞
・Office Web Apps　から　Office Onlineへ
・オンライン版の Office が「Office Online」として生まれ変わり、ますます便利になりました／Office Blogs（日本版）
・Introducing Office Online at Office.com／Office Blogs（英語版）
・OneDrive をダウンロードする