特定の相手に、受信確認のメールを自動で送りたい【OL2010】

届いたメールはすべて読んでいても、後で返事をすればいいや...と思ってたら、メールを送ってきた知り合いから、メールが届いているか？確認の電話がかかってきた... なんてありそうですね。
エラーででも戻ってくれば別ですが、そんなことがない限り、通常メールの場合、送った側からすると、そのメールがちゃんと相手に届いているのか？　相手がちゃんとメールを読んでくれたのか？　といったことが確認できません。なので、送った側からすれば、何もアクションがないと、本当に届いているのだろうか？と心配になるのも当然ですね。
かといって、忙しい時に着信したメールに対して、１つ１つ返事を打つのも難しい...

そんな場合、特定の相手に対してのみ、メールいただきましたよ...という受信確認のメールを自動で送るなんてことをしてみるのも一つですね。
今回は仕分けルールを利用して、特定の人に自動返信するための設定について取り上げさせていただきました。

設定はさほど難しくありません。まずは、返信用のメールを作成し、テンプレートとして保存。続いて仕分けルールを作成して、条件を指定して返信させるという流れになります。

それでは見ていくことにしましょう！

1) 返信用のテンプレートを作成する
・ホームタブの新規作成のところにある、"新しい電子メール"　と開いて、メッセージ作成画面を表示し、ここに返信用文面を作成します。
・ファイル＞名前をつけて保存　にて、ファイルの種類を "Outlookテンプレート" にして、保存します。
*通常テンプレートデータは、　"C:\Users\(ログインユーザー名)\AppData\Roaming\Microsoft\Templates"　に保存されます。
また作成したメッセージ画面を閉じようとすると保存するかどうか聞いてきますが、不要であれば保存をしないで閉じていただいて結構です。一度テンプレートとしてきちんと保存されていれば問題ありません。



さてこれで準備が完了。続いて仕分けルールの作成に入ります。

2) 仕分けルールの作成
・ファイル＞情報＞仕分けルールと通知　とクリックします。

・"仕分けルールと通知"のダイアログが表示されたら、"新しい仕分けルール" のところをクリックして作成に入ります。
・"自動仕分けウィザード"　が起動したら、"新しい仕分けルールを作成する" の"受信メッセージにルールを適用する"を選択し、"次へ" をクリックします。

・次に条件を指定します。今回は特定の差出人からのメッセージに対して自動返信させるので、"[差出人]が名前/パブリックグループの場合" を選択し、画面下部の仕分けルールの説明の中の　"名前/パブリックグループ" のところをクリックします。

・アドレス帳が開きますので、相手を指定して、差出人に登録、ウィザードの画面にもどったら、"次へ" をクリックしていきます。

・続いてメッセージに対する処理を指定します。先ほど作成したテンプレートで返信しいますので、"特定のテンプレートを使って返信する" を選択し、画面下部の説明のところで、"特定のテンプレート" をクリックしてファイルを指定します。

・"返信用テンプレートの選択" ダイアログが表示されたら、フォルダーの場所を、"ファイルシステム内のユーザーテンプレート" に変更し、先ほど作成されたテンプレートファイルを指定し、"開く" をクリックします。設定が完了したら、"次へ" をクリックします。

・続いて例外条件の選択画面ですが、今回は不要なので、何も設定せずに、"次へ" をクリックします。

・最後に、仕分けルールの名前をつけて、"完了"　をクリックします。

・仕分けルールと通知画面に戻ると、ルールが作成されたことが確認できます。最後にOKを押して閉じます。

といった具合でルールを作成しておくと、次回から指定した相手からメールが来た場合には自動的に受信確認メールを送信してくれるようになります。