2008年06月25日

差し込み印刷をしたときに書式が反映されない

Excelの元データ今更かもしれませんが、改めてフィールドコードについて。WordにExcelで作成したデータを差し込み印刷で利用した際、Excel上ではきちんと書式を設定していても、Wordに差し込まれた場合には、その書式まではきちんと反映されません。Wordにそのまま挿入した状態

この場合、フィールドコード上でオプション設定をして、書式を設定していただくことになります。
ここでは日付および金額表示のところの設定について取り上げてみます。
金額のフィールドオプションの設定
1)通常の方法で、一旦差し込み印刷の設定を行い、差し込みフィールドを挿入して、設定します。Excelデータの段階ではきちんと書式設定されていたものであっても、この段階では、図のように日付および金額の部分には書式が設定されていません
フィールドコードのダイアログ
2)まず金額の上で右クリックして、"フィールドの編集"をクリック。さらに表示されたダイアログの左下にある、"フィールドコード"をクリックします
オプションの設定
3)"MERGEFIELD 金額"の後ろでクリックして続けて "\# \\###,0"(前後の""は必要ありません)を挿入し、OKで閉じれば、Wordの画面上の表示が、¥(通貨記号)マーク付で、さらに桁区切りのカンマが入った表示になります
オプションの入力画面
4)同様に、日付も右クリックして、フィールドの編集より編集画面を表示させせて、"MERGEFIELD 請求日"の後ろに、「\@ "ggge年MM月dd日"」(前後の「」は入力しません)と入力し、OKで閉じていただければ和暦表示になります
Wordの画面
日付表示の場合注意しないといけないのは、西暦表示にする場合には、"yyyy"。和暦の場合には、"ggge"。月表示の部分については、"M"(必ず大文字)で入力する必要があるという点です。いくつか表示方法についてはルールがあるので詳細は以下のサイトを参考にしてみてください。

Word 日付の表示形式スイッチ一覧/インストラクターのネタ帳より

また金額表示についてですが、先ほど紹介した設定を行い、さらに表示される値が「0」のときには何も表示したくないような場合には、Excelの書式設定では、通常「#,###」
と指定していきますが、Wordの差し込み印刷には、「{ MERGEFIELD 金額 \# \\#,### }」といった形で指定をしていきます。(あくまでも一例です)

Word でフィールド コードを挿入、書式を設定する




posted by クリック at 16:28| 東京 ☁| Comment(0) | TrackBack(0) | Word | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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