この季節。欠礼のはがきや年賀状の準備にと、住所録の整理をされている方も多いかと思います。
筆まめ、筆ぐるめ、筆王や、宛名職人など「はがき作成ソフト」をご利用の方も多いかと思いますが、Word や Excel などをご利用の方も多いことでしょう。
さて今回は、Word を利用してはがき作成をする際に、同時にWord アドレス帳の機能を利用して住所録を作成したケースでの、このデータの活用についてご紹介します。
【アドレス帳のデータはどこ？】
Excelなどで住所録データを作成したケースであれば、自分できちんと保存先を覚えていらっしゃると思いますが、Word の差し込み印刷の際に作成されたアドレス帳のデータってどこに保存されているんでしょうか？
差し込み印刷タブにある「アドレス帳の編集」を利用して作成したアドレス帳のデータ。ここをクリックすると、ちゃんと住所録データが保存されていることは確認できます。
通常は、
ドキュメントフォルダ＞MyDataSource
と開くと保存されています。
【住所録データを一覧表で印刷したい】
さてこの MyDataSource に保存されているデータについては、ここでどういったファイル形式で保存されているか？は、はがき作成ウィザードの中で、どんな形式を選択したかによって異なります。
Word や Excel で作成されたのであれば、Word や Excel で直接データを開いて編集することもできれば、一覧表を印刷することもできるわけです。
しかし仮に Access で作成した場合、Office Home ＆ Business や、Office Home などのシリーズだと、Access のようなデータベースアプリはついていないので直接ダブルクリックしても開けるものでもありません。
かと言って、Word の差し込み印刷タブからアドレス帳の編集をクリックして表示させても一覧表の印刷などはできません。
【Excel で アクセスのデータベースファイルを読み込む】
そんな時には、Excelで Access のデータベースファイルを読み込みます。
1) Excel を起動して、ファイル＞開く として、ファイルの保存場所を指定し、ファイルの種類を Accessデータベースファイルに変更します
2) すると「データのインポート」というダイアログが表示されますので、「テーブル」を選択し、OKをクリックします
3) Excelに、Access のデータがテーブルとしてインポートされます
こうすれば Excel にデータを取り込めるので、あとは、不要な列などを整理してデータを整理して一覧表として印刷することも可能になります。
＜参照＞
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