時々ある相談ですが、意外と実際にこうしたメールが届いても何かのフィッシングメールかと思って無視していたら、新規のメールが全く届かなくなったというトラブルに合う方がいらっしゃるようなので取り上げてみました。
【メールボックスの容量はいろいろ】
レンタルサーバーなどをご利用のケースで自分でメールボックスの容量を調整できるようなケースを除けば、ご契約いただいているプロバイダーのメールアドレスをご利用の方が大半かと思います。
こうしたインターネット接続サービスを提供するプロバイダーとの契約で、提供されるメールアドレス。このメールアドレスで利用できるメールの受信の許容容量には、プロバイダーにもよりますが制限があります。無尽蔵に利用できるわけでもなければ、無料で利用できる範囲、有料で容量を増やせるかどうか？など、プロバイダーによってまちまちです。
例：
- ニフティ 基本仕様 5Gb
- OCN 基本仕様 10Gb
- Plala 標準仕様 2Gb
- auone-net 基本仕様 5Gb
- Jcom メールサービス仕様 15Gb
- イッツコム 保存容量 無制限
こう見てもいろいろです。
プロバイダーを変更したりすると、以前は大丈夫だったのに、新しいプロバイダーだと、容量が極端に減ってしまったことで、すぐにプロバイダーからメールボックスがいっぱいになっているなんて言うメールが届いたという例はたくさんあります。
-- 告知もいろいろ：
こうしてメールボックスの容量がいっぱいになりつつあると届くであろう警告のメール。これもプロバイダーによってまちまちです。OCNでは、"お客様のメール容量のお知らせ" というメールが届くようですし、AUONE-NETでは、80% や 100% などに達すると "メールボックス使用率80％超過" といったタイトルのメールが届くようです。
注意したいのは、こうしたプロバイダーからのメールの中には、よく見るとフィッシングメールもあったりします。メッセージ内のリンク先をクリックさせて偽サイトに誘導し、メールアドレス情報を盗もうというものですが、こうしたメールについても、"セキュリティ｜J:COMの名前で届く不審で怪しいメールについて／JCOM" にもありますが、各プロバイダーでも注意を促しています。
--いっぱいで受信できなくなると...：
メールボックスがいっぱいになると、その間に届いたメールは通常すべて送信元にエラーで戻ってしまいます。
容量がオーバーしているので、当然ですが、プロバイダーが保管しておいてくれるわけではありません。もう一度送ってもらわない限り、その間のメールは受信できません。
一例ですが送信者側には、"Sorry, Now this mailbox is full"（「Sorry, Now this mailbox is full」のエラーが発生して、メールが送信できません／Nifty）といった送れなかった旨のエラーメールが戻ってきます。
【確認すべき設定と対処法】
すべてはメールクライアント（メールソフト）の設定次第となります。
- アカウントの種類による違い
- 設定による違い
1) アカウントの種類による違い
POP形式か？ IMAP形式か？によって異なります。
POP形式の場合：
通常受信したメールは、サーバーにもコピーを置く設定になっていたりすると、メールソフトで削除してもそれだけでは、設定次第ではサーバーにも残ったままになります
IMAP形式の場合：
メールサーバーを直接覗いているような形になるので、メールソフトで削除すれば、サーバーからも同期されて削除されます。
2) 設定による違い
POP形式で設定している場合、その設定によっては、サーバーに残ったままになってしまいますので、設定を確認しておく必要があります。
Outlook for Microsoft 365 の例：
Outlookを起動し、ファイル＞情報＞アカウント設定＞アカウント設定 と開きます
上記にあるように該当のアカウントを選択し、"変更" をクリックします
上記の画像にもあるように "メールの設定" のところで、"サーバーにメッセージのコピーを残す" にチェックを入れている場合には、"サーバーから削除する" や "【削除済みアイテム】から削除されたら、サーバーから削除" にチェックを入れて、PCから不要なメールを削除して、ごみ箱からも削除した上で、Outlookを再起動するなどして、送受信を一度実行します。
同様の設定はメールクライアントごとに異なりますがたいていの場合にはあるはずです。
上記は、Thunderbirdの例です。
【1通当たりのメールサイズの制限もいろいろ】
今回ご紹介したような制限。メールサービス一つ取っても、メールボックスの容量、1通当たりの最大メールサイズ、めーるぼくすでの保存期間などその使用は、プロバイダーによってまちまちなので、一度現在ご利用のメールアドレスの仕様をご確認いただくことをお勧めいたします。
- メールを送ったけど、添付ファイルが大きすぎて遅れなかった
- メールの送信はできるが、受信ができない
- 削除した覚えもないのにメッセージが消えてしまった などなど
こうしたトラブルは、メールサービスの仕様をよく理解して、適切にご利用いただくことで事前に回避できるトラブルです。ぜひ一度ご利用のメールサービスの仕様を核ににしてみてください。
＜参照＞
