Word や Excel、PowerPoint など Office の各アプリには、"自動保存" という機能があります。
この "自動保存" 、各アプリのオプション設定画面にある "自動回復用データの保存" （自動保存）とも異なります。
しかしこの辺りの違いがよくわかっていらっしゃらない方も時々いらっしゃるようです。
- Word で文書を作成、保存しないで終了してしまったけど、自動保存されたデータで元に戻せないか？
- Excel 使用中に、アプリが強制終了してしまった。作業中のデータは戻せない？
- 最近使用したファイルをクリックしてもデータが開けない。削除したデータを復元することはできないか？
などなど。それぞれのケースによって、データを復元できる場合と、できない場合があります。
今回は、そうした勘違いをなくして正しく利用していただくため、この "自動保存" と "自動回復用データ" の違いについてご紹介します。
【アプリが強制終了してしまった！】
"文書を入力中、突然 Word が強制終了してしまった！"
そんな時のための機能が、"自動回復用データ" になります。Word、Excel、PowerPointなどすべてのアプリで設定があります。
上記の画像は、Excel の画面（既定値）ですが、
ファイル＞オプション と開いて、左ペインの "保存" をクリックすると "ブックの保存" という項目にありますが、ここで設定ができるようになっています。
デフォルト（既定値）では、自動回復用データは、10分ごとに保存されます。また、"保存しないで終了する場合、最後に自動回復されたバージョンを残す" 設定は有効になっています。
ただしこれはあくまでも自動回復データの保存であって、自動的にバックアップされるという意味での、自動保存とは異なります。
最初に書いたように、"アプリが強制終了してしまった..." といった時などアプリの再起動後に、復元されたファイルとして表示されるやつですね。
【"自動保存" ってどんな機能？】
アプリなどが強制終了された時のためにデータを回復するのが自動回復の機能であるのに対し、アプリを起動すると左上のクイックアクセスツールバーのところに表示されている "自動保存" ってどんな機能？ ってことになります。
自動保存については以前にも取り上げたことがありますので、詳細は上記をご覧いただくとして、簡単に言えば、OneDrive、OneDrive for Business、または SharePoint Online に保存されているデータを開くと有効になる機能で、文字通り自動的に保存されていくものです。
この機能がついたばかりの時よりは、だいぶわかりやすくなってきており、現在はクリックすると、"自動保存を有効にする方法" といったダイアログが表示されます。すでに Microsoft アカウントでサインインしているような場合には、上記の画像のように表示されます。以前はこの機能すらなかったのでわかりずらかったんですが、だいぶ改善されてきているってことですね。
【自動保存が有効にならないケース】
便利な自動保存の機能ではありますが、どんなデータでもOKなわけでもありません。"自動保存とは" の中の、"サブスクライバーの場合、Office の最新バージョンを使用しています。 なぜ自動保存が無効になっているのですか" のところでも取り上げられていますが、
- ファイルが以前の形式になっている (.xls、.ppt、.doc など)
- ファイルがローカルの OneDrive フォルダーに置かれており、OneDrive の同期が停止している
- プレゼンテーションがスライド ショー モードになっている などなど
といったケースでは、利用できません。詳細は、"自動保存とは" をご参照ください。
【ファイルが削除されてしまった場合】
ファイルが削除されてしまった場合とか、誤って上書き保存してしまったような場合に元に戻す方法がないのか？
保存しないで終了してしまった場合、アプリがクラッシュしたわけでもありませんので、次に起動してみたものの当然作業していたファイルが自動的に復元されるわけでもありません。
そんな場合には、先ずは、"保存されていない文書を回復する" ということで、保存されていないファイルが残っていないか？確認してみます。
さらに保存せずに終了したファイルが、
C:\Users\ユーザー名\AppData\Roaming\Microsoft\
と開いた際にある、Word や Excel などのフォルダに残っていることもあります。〜.asd といったファイルがあれば、そこから復旧させることも可能です。一応確認してみるといいかもしれません。
-- OS のバックアップ機能を活用する
Office 製品に限ったことではありませんが、OSなどのバックアップ機能が有効であったりすれば戻すことも可能です。Windows 8.1 以降には、"ファイル履歴" というバックアップ機能があります。
ただしこの機能は、デフォルトでは有効になっていません。
これを有効にしておくと、指定したフォルダやフォルダ内のファイルの履歴が保持されるので、削除しても、上書き保存してもバックアップデータから手軽に復旧することが可能になります。
Windows7 でいう、"シャドーコピー" と同様なものですが、Windows8 以降は自分で設定する必要があります。
こうした機能も併せて利用して、いざという事態に備えておいた方がより安心ですよね？
バックアップは大事と分かっていても、ついつい....
でも痛い目に合わないためにも、備えは必要です。
＜参照＞
